Kontrola PIP umów cywilnoprawnych w agencji: ewidencja zleceń, która przeżyje inspekcję
18 sierpnia 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy podała pierwsze liczby po 8 lipca: 690 skarg, ponad 100 kontroli, 121 pisemnych poleceń i 201 dobrowolnych zmian zlecenia w umowę o pracę. Agencja zatrudnienia nie potrzebuje kolejnego slajdu o compliance. Potrzebuje ewidencji umów cywilnoprawnych, godzin i poleceń, której nie wstyd pokazać inspektorowi.
18 sierpnia 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała pierwsze efekty kontroli zasadności wyboru umowy cywilnoprawnej. To nie jest komunikat „za rok coś się zmieni”. To jest raport z pola po 8 lipca 2026 r., gdy inspektorzy dostali nowe narzędzia badania i przekształcania umów cywilnoprawnych zawartych w warunkach stosunku pracy. Od 8 lipca do 13 sierpnia wpłynęło 690 skarg. Od 1 stycznia 2026 r. jest ich już 1794 — rok wcześniej w analogicznym okresie 619. Jeśli prowadzicie agencję zatrudnienia, pośrednictwo albo pracę tymczasową, te liczby nie są tłem telewizyjnym. Są Waszym sezonem kontroli.
Główny Inspektor Pracy Janusz Krasoń powiedział wprost, że znaczna część skarg dotyczy okresów zakończonych jeszcze przed 8 lipca, a wiele wniosków ma braki formalne. To nie zwalnia Was z porządku na dziś. Inspektorzy od 8 lipca podjęli już ponad 100 kontroli, z czego 35 zakończono. Wydali 121 pisemnych poleceń potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Do dnia komunikatu nie wszczęto jeszcze postępowań administracyjnych o decyzję okręgowego inspektora. Równolegle pracodawcy sami zmienili 201 umów cywilnoprawnych w umowy o pracę — zanim inspektor zdążył spisać ustalenia. Wasza ewidencja umów cywilnoprawnych albo ten ruch przyspieszy uczciwie, albo go ukryje. Drugie nie przeżyje drugiego tygodnia kontroli.
Ten tekst nie zastępuje programu dla agencji zatrudnienia. Tam jest karta kandydata, KRAZ i RODO. Tutaj dokładamy to, czego komunikat PIP z sierpnia nie zostawia w spokoju: etykieta na umowie nie broni faktów. Jeśli osoba dostaje godziny, miejsce, narzędzia i polecenia jak pracownik, a w teczce ma zlecenie, inspektor nie pyta o kolor Waszego ATS. Pyta o podporządkowanie. Program do ewidencji umów zlecenia ma pokazać: kto, na jakiej podstawie, od kiedy, dla jakiego pracodawcy-użytkownika, jakie godziny potwierdzono, jakie polecenia zapisano i kiedy umowa miała się skończyć. GESOFT — Paweł Matusiak, Laravel, Vue, Android — buduje taki panel, gdy Excel, Telegram i trzy SaaS-y nie spinają hali. Jeśli Traffit plus kadry Wam wystarczą — kupcie je.
Nie zmyślamy kar z ustawy i nie obiecujemy, że aplikacja „przekwalifikuje umowę za Was”. Nie zastępujemy PIP, ZUS, KAS ani Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia. Nie palimy działającego systemu, jeśli on już trzyma jedną prawdę o osobie. Piszecie na kontakt: ile osób na zleceniu i na umowie o pracę, ilu klientów-hal, czy macie portal pracodawcy-użytkownika, czy godziny żyją w RCP zakładu. Oferta wraca w 24 godziny. Jeśli gotowiec wystarczy — napiszemy to wprost. Jeśli model jest nietypowy (akord, zmiana B, cudzoziemcy, kilka NIP-ów klienta) — mówimy, że potrzebujecie własnego panelu, nie kolejnego abonamentu z doliny.
Co PIP napisała 18 sierpnia 2026 r. i czego z tego nie wolno zmyślać
Komunikat ma datę 18 sierpnia 2026 r. i dotyczy okresu 8 lipca–13 sierpnia 2026 r. w zakresie skarg oraz 8 lipca–6 sierpnia w zakresie dobrowolnych zmian umów. Te ramy są wąskie. Nie wolno ich rozciągać na „cały rok reformy” ani na „wszystkie agencje w Polsce”. PIP napisała, że skargi przychodzą z małych firm i z dużych podmiotów, z sektora prywatnego i publicznego, z usług, handlu i produkcji. Pojawiają się sprawy podmiotów leczniczych, ogólnopolskich sieci gastronomicznych, pracy platformowej i branży ochroniarskiej. Nie wskazano jednej branży dominującej. Jeśli ktoś na konferencji mówi „PIP celuje w agencje”, tego komunikat nie mówi. Mówi, że narzędzie jest ogólne, a skargi — rozproszone.
Zdecydowana większość skarg dotyczy nieprawidłowego zawarcia umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. To jest Wasz codzienny dokument, nie egzotyka B2B z jednoosobową działalnością na fakturze. Agencja, która obsługuje halę, magazyn, ochronę albo catering, żyje na zleceniach „bo tak szybciej obsadzić zmianę”. Po 8 lipca szybkość nie jest argumentem. Argumentem jest stan faktyczny: czy osoba sama decyduje o czasie i sposobie, czy dostaje grafik i polecenia. Ewidencja umów cywilnoprawnych ma te fakty trzymać przy umowie, a nie w głowie koordynatora, który w piątek jedzie na drugi zakład.
Siedem decyzji Głównego Inspektora Pracy w sprawie interpretacji indywidualnej to mała próba, ale kierunek jest czytelny: w 2 sprawach GIP uznał kwalifikację cywilnoprawną wnioskodawców, w 5 — zakwestionował i uznał, że właściwy jest stosunek pracy. Nie przenosimy tych proporcji na Waszą agencję. Przenosimy wniosek operacyjny: opis stanu faktycznego, który wysyłacie do interpretacji, musi być zgodny z tym, co macie w systemie. Jeśli we wniosku piszecie „swoboda czasu pracy”, a w grafiku widać zmianę 6:00–14:00 z listą obecności zakładu, nie macie interpretacji. Macie sprzeczność, którą inspektor zobaczy szybciej niż kancelaria.
- 690 skarg i wniosków o nieprawidłowy wybór formy cywilnoprawnej od 8 lipca do 13 sierpnia 2026 r.
- 1794 skargi od 1 stycznia 2026 r. wobec 619 w analogicznym okresie roku poprzedniego.
- Ponad 100 kontroli od 8 lipca, 35 już zakończonych — komunikat nie podaje wyniku każdej z nich.
- 121 pisemnych poleceń potwierdzenia zatrudnienia na umowie o pracę.
- 201 dobrowolnych zmian zlecenia w umowę o pracę od 8 lipca do 6 sierpnia, zanim inspektor spisał ustalenia.
- 7 interpretacji indywidualnych GIP: 2 po stronie cywilnej, 5 po stronie stosunku pracy.
- Brak — na dzień komunikatu — wszczętych postępowań o decyzję okręgowego inspektora pracy.
Te liczby cytujemy wyłącznie z komunikatu PIP. Nie dodajemy „średniej kary”, „odsetka agencji” ani „ile spraw skończy się w sądzie”. Tego PIP 18 sierpnia nie napisała. Dostawca, który w ofercie wpisze „obniżymy ryzyko o 80 procent”, sprzedaje pogodę. Wy kupujecie dossier: umowa, aneks, skierowanie, godziny, polecenia, korespondencja z zakładem. Reszta jest teatrzykiem compliance. Jeśli chcecie zobaczyć, jak tę samą kartę osoby spinamy z rekrutacją i RODO, wróćcie do programu dla agencji zatrudnienia — ten artykuł jest o warstwie, której PIP teraz dotyka kijem.
8 lipca 2026 r.: nowe narzędzia inspektora, nie nowy kolor w ATS
8 lipca 2026 r. PIP ogłosiła „Nowy porządek na rynku pracy”. W Sejmie wystąpili marszałek Włodzimierz Czarzasty, ministra rodziny Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, Główny Inspektor Pracy Janusz Krasoń i prezes ZUS Liwiusz Laska. To nie jest detal protokolarny. To sygnał, że PIP, ZUS i KAS mają wymieniać dane i typować kontrole wspólnie. Prezes ZUS powiedział wprost o analizie ryzyk i sprawniejszym typowaniu podmiotów. Wasz Excel z PESEL-ami „bo tak wygodniej filtrować” przestaje być wewnętrznym bałaganem. Staje się zbiorem, który trzy urzędy mogą zestawić z deklaracjami i listą płac. Ewidencja umów cywilnoprawnych musi umieć pokazać tę samą osobę, którą widzi ZUS, a nie „wersję operacyjną” i „wersję kadrową”.
Krasoń zapowiedział, że inspektorzy ruszą tam, gdzie umowy cywilnoprawne zastępują umowy o pracę, i że — sądząc po rosnącej liczbie skarg — te kontrole mogą zdominować działalność Inspekcji. Nie typował branży. To zła wiadomość dla kogoś, kto liczył na „nas nie ruszą, bo jesteśmy agencją, nie zakładem”. Agencja jest pracodawcą pracownika tymczasowego i często stroną zlecenia. Jesteście w polu widzenia niezależnie od tego, czy skargę napisze osoba z hali, ochrony, platformy czy przychodni. Ministra mówiła o urlopie, ochronie przed zwolnieniem z dnia na dzień, nadgodzinach i godności pracy. Wasza aplikacja nie broni „godności”. Broni faktów, które albo potwierdzają zlecenie, albo je zabijają.
Nowe uprawnienie nie oznacza, że każdy zleceniobiorca w Polsce z dnia na dzień staje się pracownikiem. Oznacza, że stan faktyczny waży więcej niż nagłówek umowy. Dlatego system, który trzyma tylko skan PDF-u „umowa zlecenie.pdf”, jest po 8 lipca niewystarczający. Potrzebujecie warstwy zdarzeń: kto wydał polecenie, kto ułożył grafik, kto potwierdził wejście na zmianę, czy osoba mogła odmówić godziny, czy pracowała narzędziami zakładu, czy zastępowała nieobecnego pracownika etatowego. Tych pól nie ma w gotowym ATS z doliny, bo ATS rekrutuje. Wy obsługujecie pracę. Różnica wychodzi przy pierwszej kontroli, nie przy demo.
Nie obiecujemy, że panel GESOFT „wykona ustawę o PIP”. Ustawa i metodyka kontroli są po stronie państwa. My budujemy miejsce, w którym Wasz pełnomocnik nie szuka teczki dwie godziny, tylko otwiera kartę osoby i eksportuje dossier. Laravel po stronie serwera, Vue w panelu biura, Android w ręku koordynatora zmiany. Jeśli macie już kadry i chcecie tylko dokleić warstwę faktów — doklejamy, nie palimy. Szczegóły decyzji „SaaS czy własne” są w gotowy program czy oprogramowanie na zamówienie. Tu konkret: po 8 lipca brak warstwy faktów jest droższy niż abonament, którego nie lubicie.
Trzy stosunki, których nie wolno zlać w jeden lejek „osoba na hali”
Najczęstszy grzech agencji w systemie: jedna karta „temp” i trzy rzeczywistości prawne. Pracownik tymczasowy jest u Was na umowie o pracę (albo — rzadziej i ostrożniej — na innej podstawie przewidzianej ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych) i idzie do pracodawcy-użytkownika na skierowaniu. Zleceniobiorca ma umowę cywilną z Wami albo z klientem; jeśli z Wami, a fakty są pracownicze, to jest dokładnie ten spór, o którym pisze PIP. Pośrednictwo kończy się umową u klienta, nie u Was. Gdy w jednym arkuszu macie „osoby na obiekcie X”, inspektor nie wie, kto jest czyim pracodawcą. Wy też nie, gdy koordynator choruje. Program do ewidencji umów cywilnoprawnych zaczyna się od typu stosunku, nie od imienia.
Praca tymczasowa ma własne dokumenty: uzgodnienia z pracodawcą-użytkownikiem, skierowanie, informację o warunkach, ewidencję czasu, zasady BHP po stronie zakładu. Zlecenie ma inny zestaw: przedmiot czynności, swobodę (albo jej brak), termin, wynagrodzenie za rezultat albo za staranne działanie, brak podporządkowania. Jeśli w praktyce zleceniobiorca dostaje to samo skierowanie co pracownik tymczasowy i stoi w tym samym grafiku RCP, etykieta nie obroni. System ma krzyczeć, gdy próbujecie wystawić skierowanie tymczasowe do karty oznaczonej jako zlecenie. To nie jest „walidacja UX”. To jest hamulec przed 121. poleceniem, o którym PIP napisała 18 sierpnia.
B2B na fakturze nie jest czwartą magią
Umowa B2B z osobą, która wczoraj była na zleceniu, a dziś wystawia fakturę za te same godziny na tej samej hali, nie znika z radaru PIP, ZUS i KAS. Komunikat z 18 sierpnia mówi głównie o zleceniu i umowie o świadczenie usług, ale stan faktyczny jest ten sam test. Panel nie „przerobi B2B na etat”. Panel pokaże: ten sam NIP osoby, ten sam obiekt, te same godziny, brak innych kontrahentów w okresie, faktury wystawiane pod dyktando koordynatora. To są fakty, które i tak wyjdą przy zestawieniu z KSeF. Lepiej, żebyście je widzieli wcześniej niż urząd.
- Praca tymczasowa: Wy jesteście pracodawcą, zakład jest użytkownikiem, dokumentem sterującym jest skierowanie.
- Pośrednictwo: stosunek powstaje u klienta; Wasza karta to kandydat i prowizja, nie ewidencja czasu hali.
- Zlecenie / świadczenie usług: przedmiot czynności i brak podporządkowania — albo fakty, które to obalają.
- B2B: faktura nie kasuje testu podporządkowania; te same godziny i jeden płatnik są czerwoną flagą.
- Platforma: komunikat PIP wymienia pracę platformową osobno — nie chowajcie jej w „zleceniu marketingowym”.
- Mieszany tydzień: ta sama osoba nie może być w systemie „temp” w poniedziałek i „B2B” we wtorek bez nowej umowy i nowego typu karty.
Jeśli Wasz obecny ATS nie rozróżnia tych typów, nie „dopniecie tego tagiem”. Tag ginie przy eksporcie do kadr. Potrzebujecie typu stosunku jako klucza modelu danych: inne pola obowiązkowe, inny zestaw załączników, inny workflow wypowiedzenia, inna retencja RODO. To jest moment, w którym gotowiec rekrutacyjny przestaje się spinać, a własny panel zaczyna mieć sens. Nie dlatego, że Laravel jest ładniejszy. Dlatego, że inspektor pyta o stosunek, a nie o lejek.
Ewidencja umów cywilnoprawnych, której nie wstyd otworzyć przy kontroli
Ewidencja umów cywilnoprawnych to nie rejestr „PDF w folderze 2026/zlecenia”. To karta, na której widać: strony, PESEL albo numer dokumentu, datę zawarcia i wypowiedzenia, przedmiot czynności zapisany językiem umowy (nie „prace różne”), miejsce wykonywania jeśli je wskazano, zasady wynagrodzenia, osobę po Waszej stronie uprawnioną do odbioru dzieła albo potwierdzenia starannego działania, powiązane aneksy, powiązane obiekty, powiązane godziny. Jeśli godziny są zakazane przy prawdziwym zleceniu rezultatowym — system nie powinien ich wymagać. Jeśli godziny są w praktyce — system ma je pokazać, a nie chować, bo „zlecenie nie ma ewidencji czasu”. Chowanie jest gorsze niż prawda.
Kontrola nie zaczyna się od Waszego slajdu. Zaczyna się od nazwiska ze skargi albo z typowania. Musicie znaleźć osobę w sekundy, nie w sobotę. Potem łańcuch: umowa → aneks → korespondencja o zakresie → potwierdzenia wykonania → wypłata → faktura albo lista płac → zgłoszenie do ZUS jeśli było. Luka w łańcuchu jest odpowiedzią. „Wyślemy w poniedziałek” jest inną odpowiedzią. Panel GESOFT spina ten łańcuch w jednym tenantcie agencji: role biura, rola kancelarii (tylko odczyt dossier), rola koordynatora (zdarzenia, nie edycja umowy). Uwierzytelnianie i 2FA w Laravelu nie są ozdobą. Są tym, czemu teczka nie wylatuje mailem na prywatną skrzynkę.
Wersjonowanie jest ważniejsze niż szablon. Umowa, którą podpisaliście w marcu, i aneks z czerwca, i „ustalenie na czacie” z lipca to trzy warstwy. Inspektor zapyta, która była ważna 9 lipca, dzień po wejściu nowych narzędzi. Jeśli czat zginął, a aneks nie wszedł do teczki, zostaje wersja marcowa, która może mówić coś innego niż praktyka sierpnia. System ma datować każdą wersję, trzymać hash pliku i osobę, która wgrała skan. Nie zastępujemy podpisu kwalifikowanego ani e-Doręczeń. Trzymamy Waszą kopię prawdy operacyjnej, którą da się obronić, gdy skrzynka prezesa padnie.
- Identyfikator umowy, typ stosunku, status (projekt, podpisana, wypowiedziana, spór, archiwum).
- Daty: zawarcie, początek wykonywania, koniec, wypowiedzenie, okres wypowiedzenia jeśli był.
- Przedmiot czynności w brzmieniu umowy plus pole „jak jest naprawdę” — rozjazd ma być widoczny.
- Miejsce, narzędzia, podległość służbowa: pola faktów, nie ozdoba.
- Powiązane wypłaty, KSeF, godziny, obiekty, osoby uprawnione po stronie klienta.
- Dziennik dostępu: kto otworzył dossier w dniu kontroli, kto eksportował PDF.
- Retencja: data, kiedy umowa i dane osobowe mają zniknąć albo przejść w ograniczony dostęp.
Jeśli dziś tę listę realizujecie pięcioma arkuszami i folderem na Dysku, nie jesteście „zwinni”. Jesteście o jedną kradzież konta i o jedną skargę od osoby, której nie znajdziecie. Policzcie koszt dwóch etatów przez dwa tygodnie kontroli — PIP nie musi Was nawet ukarać, żeby sezon zjadł marżę sierpnia. Program do ewidencji umów zlecenia ma ten koszt obciąć. Kolor kanbanu poczeka. Napiszcie na kontakt, ile umów cywilnych żyje u Was obok umów o pracę. Od tej liczby zaczynamy wycenę, nie od „modułu HR”.
Godziny, polecenia, narzędzia: fakty, które zabijają etykietę „zlecenie”
Test podporządkowania nie mieszka w preambule umowy. Mieszka w poniedziałek o 5:40, gdy koordynator pisze „bądź o 6:00 na bramie, kamizelka z logo zakładu, skaner z wózka nr 4”. To jest polecenie, miejsce, narzędzie i czas. Jeśli takich wiadomości macie sto tygodniowo na Telegramie, a w umowie jest „swoboda wykonywania czynności”, macie dokument, który kłamie. Ewidencja umów cywilnoprawnych bez warstwy poleceń jest półprawdą. Nie musicie nagrywać ludzi. Musicie mieć kanał, w którym polecenie jest zadaniem z autorem, czasem i obiektem — albo świadomie nie macie takiego kanału, bo naprawdę kupujecie rezultat.
Ewidencja czasu przy zleceniu jest tematem, na którym potykają się nawet porządne kadry. Jeśli płacicie za godzinę i wymagacie obecności w slocie, macie czas pracy w praktyce, nawet gdy umowa nazywa to „stawką ryczałtową za dyżur”. System ma umieć obie prawdy: rozliczenie cywilne (cykl, kamień milowy, ryczałt) i zapis zdarzeń (wejście, wyjście, przerwa, odmowa). Inspektor porówna to z RCP zakładu. Jeśli zakład przyśle PDF z inną sumą niż Wasz arkusz, spór o 121. polecenie zaczyna się od arytmetyki, nie od filozofii Kodeksu cywilnego. Aplikacja dla serwisu terenowego pokazuje, jak trzymamy raport z wizyty. Tu raportem jest zmiana.
Narzędzia i strój nie są drobiazgiem. Kamizelka z logo klienta, konto w systemie WMS zakładu, karta wejściowa na nazwisko agencji, telefon służbowy z listą zadań — to fakty włączania w strukturę. Panel powinien mieć checklistę faktów na karcie umowy, uzupełnianą przy starcie współpracy i przy każdej zmianie obiektu. Nie po to, żeby „wyglądało pod audyt”. Po to, żebyście sami zobaczyli, że dziesięć checkboxów „pracowniczych” przy zleceniu to czerwona flaga zanim przyjdzie skarga. GIP w komunikacie podkreślił też efekt dobrowolnych zmian. Widoczna flaga w panelu jest tańsza niż 201. konwersja pod presją kontroli.
- Zapiszcie, kto układa grafik: osoba, klient czy „brak grafiku, jest termin rezultatu”.
- Zapiszcie kanał poleceń: panel, mail firmowy, cisza. Telegram jako jedyne źródło odpada.
- Powiążcie wejście na obiekt z kartą umowy, nie z prywatnym telefonem koordynatora.
- Oddzielcie godzinę rozliczeniową od godziny obecności — jeśli obie istnieją, obie mają być widoczne.
- Zbierajcie potwierdzenie klienta osobnym statusem, nie emotikonem na czacie.
- Pilnujcie, czy osoba zastępuje etatowego pracownika zakładu — to jest fakt do karty, nie plotka.
- Co miesiąc porównujcie sumę zdarzeń z wypłatą i z plikiem z RCP, jeśli zakład go daje.
- Gdy flaga podporządkowania przekroczy próg, którego sami ustalicie, sprawa idzie do kadr i kancelarii, nie pod dywan.
Nie ustawiamy Wam progu „ile checkboxów = etat”. To ocena prawna, nie reguła w kodzie. Kod ma nie zgubić sygnałów. Jeśli Wasz prawnik powie, że przy tej hali zlecenie da się obronić, system ma umieć wyłączyć grafik i przejść na rezultat. Jeśli powie, że czas na umowę o pracę — system ma umieć przepiąć kartę, zachować historię i nie udawać, że zlecenie „wygasło samo”. Historia jest Waszą tarczą przy pytaniu, od kiedy wiedzieliście. PIP nie pyta o intencje slajdu. Pyta o daty.
Portal pracodawcy-użytkownika: uzgodnienia, które nie giną w skrzynce kierownika zmiany
Agencja pada na styku z zakładem. Kierownik zmiany przysyła zdjęcie listy, „proszę na jutro trzech więcej”, potem twierdzi, że prosił o dwóch, a stawkę „na pewno ustalaliście mailowo w maju”. Bez portalu macie folklor. Z portalem macie zamówienie obsady, potwierdzenie warunków, akceptację godzin i wątek, który nie zależy od tego, czy kierownik zmienił pracę. To nie jest „self-service jak w banku”. To jest jedna prawda o tym, o co zakład prosił. Po 8 lipca ta prawda jest też Waszą obroną: kto wydawał polecenia — Wy czy użytkownik.
Portal nie zastępuje umowy ramowej ani uzgodnień wymaganych ustawą o pracownikach tymczasowych. Trzyma ich kopię i operacyjne pochodne: linia, zmiana, kompetencje, badania, ważność BHP, zakaz pewnych prac. Gdy zakład prosi o osobę „na wózek”, a w skierowaniu nie ma uprawnień, system blokuje obsadę. To jest tańsze niż wypadek i tańsze niż spór, kto kogo skierował nielegalnie. GESOFT nie jest systemem BHP zakładu. Jest Waszą stroną dokumentu. Zakład może mieć SAP. Wy musicie mieć swój ślad, nie zrzut z SAP-a w PDF, który przyjdzie po kontroli.
Uprawnienia w portalu są delikatne. Kierownik zmiany nie powinien widzieć PESEL-i całej agencji. Powinien widzieć obsadę swojej linii i status „potwierdzam godziny”. Kadry zakładu — skierowania i badania. Zakupy — stawkę i numer zamówienia. RODO nie jest tu plakatem. Jest listą ról. Opisujemy to szerzej w RODO w aplikacjach webowych. W agencji dokładamy kontekst: ta sama osoba jest raz kandydatem (zakład nie powinien widzieć CV innych klientów), raz pracownikiem tymczasowym na tej hali, raz zleceniobiorcą na innym obiekcie. Portal filtruje po obiekcie i po stosunku, nie po „wszyscy nasi ludzie”.
- Zamówienie obsady z datą, liczbą osób, kompetencjami i obiektem — nie telefon „ogarnijcie”.
- Akceptacja godzin przez osobę z zakładu, z timestampem, nie z emotikonem.
- Biblioteka uzgodnień i aneksów do umowy ramowej, wersjonowana.
- Blokada skierowania, gdy brakuje badania, uprawnienia albo zgody na przetwarzanie.
- Rola tylko do odczytu dla kancelarii zakładu albo Waszej — dossier bez edycji faktów.
- Eksport pakietu „na kontrolę” dla wskazanych osób i okresu, z sumą kontrolną plików.
Jeśli klient nie chce portalu, bo „ma maila”, dajecie mu najcieńszą warstwę: magiczny link do potwierdzenia tygodnia, bez konta, z wygasającym tokenem. To wciąż lepiej niż zdjęcie kartki. Laravel i podpisany URL załatwiają to bez zakładania 400 kont, których nikt nie aktywuje. Android zostawiacie sobie: koordynator na bramie nie otwiera Excela. Odhacza osoby i robi zdjęcie tablicy tylko jako załącznik do zdarzenia, nie jako jedyne źródło. Źródłem jest rekord.
Android dla koordynatora zmiany zamiast grupy „hala 3 noc”
Koordynator jest Waszym najsłabszym i najsilniejszym ogniwem. Najsilniejszym, bo obsadza zmianę. Najsłabszym, bo trzyma PESEL-e, stawki i „kto dziś wszedł” w prywatnym telefonie. Gdy odejdzie, zostaje dziura. Gdy zgubi telefon, zostaje incydent RODO. Gdy zeznaje przy kontroli, zostaje pamięć. Aplikacja Android nie ma być Instagramem agencji. Ma być cienkim klientem zdarzeń: lista osób na obiekt, status przybycia, odmowa, zastępstwo, zdjęcie dokumentu tylko gdy proces tego wymaga, tryb offline na hali bez zasięgu, synchronizacja gdy wróci sieć. Laravel API, kolejka, audyt. Bez czatu, na którym ginie polecenie.
Uprawnienia na telefonie są ostrzejsze niż w panelu. Koordynator widzi zmianę, nie całą bazę cudzoziemców. Nie eksportuje Excela z PESEL-ami na kartę pamięci. Biometria albo PIN, zdalny logout, brak zrzutów ekranu z danymi wrażliwymi jeśli się da wymusić polityką. Bezpieczeństwo aplikacji Laravel opisuje stronę serwera. Tu dokładamy stronę kieszeni. PIP nie pyta o Androida. UODO zapyta, gdy telefon z listą obecności sprzedacie na OLX razem z kontem. To nie jest scenariusz z konferencji. To jest scenariusz z życia firm, które „jakoś działało”.
Tryb offline jest obowiązkiem, nie fajerwerkiem. Hala, magazyn, ochrona nocna, budowa — zasięg pada. Jeśli aplikacja umiera bez LTE, ludzie wrócą do zeszytu. Zeszyt nie ma autora. Rekord offline ma: urządzenie, czas lokalny, czas serwera po synchronizacji, konflikt gdy dwie osoby odhaczyły inaczej. Konflikty rozwiązuje biuro, nie algorytm „AI samo wie”. Nie obiecujemy sztucznej inteligencji na bramie. Obiecujemy, że sobotnia noc nie zginie, bo padł Wi-Fi zakładu.
Nie każdy klient GESOFT potrzebuje Androida w pierwszym etapie. Jeśli macie jedną halę i trzech ludzi w biurze, zaczynamy od panelu i ewidencji umów. Telefon dokładamy, gdy koordynatorzy są w terenie i gdy Telegram stał się ewidencją czasu. Kolejność piszecie Wy na kontakt. My nie sprzedajemy „pakietu mobile”, żeby faktura była wyższa. Sprzedajemy warstwę, bez której fakty podporządkowania znowu uciekną do czatu.
KSeF, faktura za osobogodzinę i numer, którego nie wpiszecie z pamięci
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. — pozostałych, z wyjątkiem tych, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto; oni wchodzą 1 stycznia 2027 r. Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. Źródła: ksef.podatki.gov.pl — zakres oraz komunikat MF o drugim etapie. Za 2026 r. MF zapowiedziało brak sankcji za błędy w korzystaniu z KSeF. Brak sankcji to nie jest brak obowiązku. To jest czas na porządek, nie na odkładanie.
Agencja wystawia faktury za osobogodziny, za rekrutację, za fee sukcesu, za zakwaterowanie, za odzież. Każda z tych linii musi umieć wskazać skąd się wzięła liczba. Jeśli liczba godzin na fakturze nie schodzi z tej samej ewidencji, którą pokażecie PIP, macie dwa światy. KAS zobaczy KSeF. PIP zobaczy skargę. ZUS zobaczy zgłoszenia. Ewidencja umów cywilnoprawnych jest klejem. KSeF w aplikacji firmowej opisuje spięcie z panelem. Tu dokładamy specyfikę: jedna faktura dla zakładu może pokrywać czterdzieści osób i trzy typy stosunków. Linia faktury bez identyfikatora umowy to linia, której nie obronicie ani przed klientem, ani przed urzędem.
Nie zastępujemy programu finansowo-księgowego. Integrujemy się albo oddajemy plik, który księgowość połknie bez nocnej gimnastyki. Jeśli macie biuro rachunkowe, czytają to samo w oprogramowaniu dla biura rachunkowego: portal, KSeF, e-Doręczenia. Agencja, która wysyła księgowej zip-a z Excela w 27. dniu miesiąca, kupuje błąd. Błąd na fakturze zbiorczej za halę to albo niedopłata (klient się czepia), albo nadpłata (Wasza marża), albo rozjazd z godzinami, które PIP zobaczy w skardze osoby. System ma zamknąć miesiąc tą samą sumą w trzech miejscach: godziny, lista płac albo rachunki, faktura.
- Identyfikator umowy i obiektu na każdej linii faktury, nawet gdy klient chce jeden zbiorczy PDF.
- Rozdział stawek: godziny zwykłe, noc, święto, akord, fee rekrutacyjne — osobne składniki.
- Status KSeF: wysłana, numer, odrzucenie, tryb offline faktury jeśli kiedyś będzie potrzebny.
- Korekta faktury spięta z korektą godzin, nie z „dopiszemy w następnym miesiącu na czuja”.
- Brak ręcznego przepisywania sumy z Excela do FK — albo API, albo plik z sumą kontrolną.
- Ścieżka audytu: kto zatwierdził miesiąc klienta zanim poszło do KSeF.
Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach między czynnymi podatnikami jest odroczony do końca 2026 r. — tak podaje podstawa prawna KSeF. Nie przyspieszamy Wam tego w panice. Budujemy pole na numer, żeby w 2027 r. nie robić wdrożenia od zera. To jest różnica między panelem na zamówienie a abonamentem, który „dopnie KSeF, jak wszyscy będą gotowi”. Wy macie faktury teraz. Pole może poczekać puste. Model danych nie może.
e-Doręczenia: skrzynka, której agencja nie może „sprawdzać przy kawie w piątek”
Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym kanałem komunikacji elektronicznej podmiotów publicznych z niepublicznymi, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej — komunikat gov.pl. Firmy w KRS wpisane przed 2025 r. mają obowiązek ADE od 1 kwietnia 2025 r. Firmy w CEIDG wpisane przed 2025 r. — od 1 października 2026 r. Nowe wpisy od 1 stycznia 2025 r. zakładają skrzynkę przy rejestracji. Harmonogram: biznes.gov.pl i ou709. Jeśli jesteście spółką z o.o., ten obowiązek już Was dotyczy. Jeśli JDG — 1 października 2026 r. jest za sześć tygodni licząc od publikacji tego tekstu, nie „kiedyś w przyszłym roku”.
5 sierpnia 2026 r. Ministerstwo Cyfryzacji podało, że system zbliża się do 100 mln przesyłek, a w Bazie Adresów Elektronicznych jest już ponad 4,6 mln aktywnych adresów; od początku 2026 r. użytkownicy zrealizowali ponad 50 mln przesyłek, a od 1 lipca 2026 r. skrzynka działa w mObywatelu (ponad 600 tys. przesyłek) — 100 mln przesyłek w e-Doręczeniach. To nie jest ciekawostka. To jest potwierdzenie, że urząd naprawdę wysyła tędy pisma. Wezwanie PIP, ZUS, WUP, skarbówka — mogą wpaść do skrzynki, której nikt nie pilnuje, bo „prezes ma hasło na kartce”. Fikcja doręczenia nie czeka, aż wrócicie z urlopu.
GESOFT nie zastępuje publicznej skrzynki e-Doręczeń ani kwalifikowanego dostawcy. Możemy zintegrować odbiór metadanych i alertów, spiąć pismo z kartą sprawy (kontrola, osoba, obiekt) i wymusić dwuosobowe potwierdzenie, że pismo zostało przeczytane. To jest proces wewnętrzny. Państwo i tak uważa pismo za doręczone według swoich reguł. Wasz panel ma nie dopuścić do sytuacji, w której o kontroli dowiadujecie się od inspektora w drzwiach, bo skrzynka leżała od dwóch tygodni. Alerty SMS albo mail do dwóch osób, nie do jednej. Urlop nie jest argumentem wobec urzędu.
- ADE wpisany w dossier firmy: identyfikator, data aktywacji, kto jest administratorem skrzynki.
- Druga osoba z dostępem — zawsze. Jednoosobowe „prezes odbierze” jest incydentem czekającym na urlop.
- Powiązanie pisma z kontrolą, osobą albo klientem, gdy da się to zrobić bez łamania treści urzędowej.
- Rejestr terminów: data doręczenia według reguł e-Doręczeń, data odpowiedzi, osoba odpowiedzialna.
- Brak przeklejania treści wezwań na Telegram — metadane w panelu, treść w skrzynce państwa.
- Przypomnienie o 1 października 2026 r. dla JDG, które jeszcze nie mają ADE.
Jeśli prowadzicie kilka spółek (agencja, spółka hotelowa dla pracowników, spółka transportowa), każda ma własny ADE i własny obowiązek. Panel grupy kapitałowej może pokazać listę skrzynek, nie jedną wspólną. Mieszanie korespondencji spółek jest błędem prawnym i operacyjnym. Nie robimy „holdingu w chmurze”. Robimy listę podmiotów i listę skrzynek. Reszta jest w ustawie o doręczeniach elektronicznych, nie w naszym roadmapie.
RODO, skarga byłego zleceniobiorcy i retencja, której nie ma w skrzynce prezesa
PIP pisze o skargach na formę zatrudnienia. Równolegle ta sama osoba może złożyć żądanie dostępu albo usunięcia danych. Jeśli CV, umowa, lista obecności i korespondencja siedzą w trzech miejscach, nie odpowiecie w terminie, bo nie wiecie, gdzie jest zbiór. RODO w aplikacjach webowych opisuje role, retencję i dziennik. W agencji dokładamy stany: kandydat, zleceniobiorca, pracownik tymczasowy, osoba po sporze, osoba po kontroli. Każdy stan ma inną podstawę i inny czas przechowywania. „Zostawmy, może wróci na sezon” bez podstawy jest wygodne do wiosny. Potem jest skarga.
Skarga do PIP i żądanie RODO lubią chodzić parami. Osoba, która uważa, że była pracownikiem, chce teczkę. Osoba, której nie przedłużyliście zlecenia, chce zniknąć z Excela. System ma umieć wyeksportować pakiet osoby i umieć ograniczyć przetwarzanie bez kasowania dowodów, których potrzebujecie do obrony. To jest napięcie, którego nie rozwiąże „przycisk usuń”. Rozwiązuje je kancelaria plus status w karcie: spór / kontrola / przedawnienie. Kod nie przesądza podstawy prawnej. Kod nie pozwala stażystce skasować teczki, bo „osoba prosiła na Facebooku”.
Dane cudzoziemców, dokumenty pobytowe, numery paszportów, zaświadczenia — wyższa wrażliwość, krótsza cierpliwość urzędu. Przechowywanie skanów „na wszelki wypadek” na Dysku z hasłem latoś jest zaproszeniem. Panel trzyma je za rolą, z datą ważności i alertem wygaśnięcia. Alert wygaśnięcia dokumentu pobytowego to operacja, nie RODO. Ale ten sam plik jest przedmiotem RODO. Jedno miejsce. Dwa powody, żeby nie żyło w Messengerze.
Nie zastępujemy IOD i nie piszemy Wam dokumentacji przetwarzania „w prezencie od wdrożenia”. Możemy wygenerować rejestr czynności z tego, co system naprawdę robi — to jest uczciwsze niż Word, który kłamie od roku. Reszta jest po stronie Waszego IOD. Jeśli go nie macie, a wolumen danych osób na hali jest duży, to nie jest problem IT. To jest problem, który trzeba nazwać zanim kupicie kolejny ekran.
Gastronomia, ochrona, platformy, podmioty lecznicze: skargi nie mają jednej branży
PIP 18 sierpnia wymieniła przykłady, nie ranking. Ogólnopolskie sieci gastronomiczne, ochrona, praca platformowa, podmioty lecznicze. Agencja, która obsadza kuchnię, ochronę szpitala, magazyn e-commerce albo kierowców na aplikacji, jest w każdym z tych zdań. Nie dlatego, że jesteście celem. Dlatego, że tam pracują ludzie na zleceniach i stamtąd płyną skargi. Wasz system nie może zakładać „jesteśmy temp na hali, reszta nas nie dotyczy”. Typ obiektu ma wpływać na checklistę faktów: gastronomia — zmiany i no-show; ochrona — postój i rozkazy; platforma — algorytm zleceń; medycyna — uprawnienia i dyżur.
Praca platformowa jest osobno wymieniona nie bez powodu. Jeśli pośredniczycie w obsadzie dla aplikacji albo sami jesteście warstwą między platformą a osobą, test podporządkowania może iść przez aplikację trzecią. Panel ma umieć zapisać: czy osoba mogła odrzucić zlecenie, kto ustalał stawkę, czy była ocena, czy blokada konta oznaczała brak dochodu. Nie integrujemy się z każdą platformą świata. Integrujemy się z Waszym procesem: import zdarzeń, ręczny opis, flaga „brak danych — nie zgadujemy”. Zgadywanie jest gorsze niż luka opisana wprost.
Podmiot leczniczy i ochrona ciągną za sobą uprawnienia, badania i często pracę w nocy. To są fakty pracownicze nawet przy cywilnej etykiecie. Jeśli obsadzacie izbę przyjęć albo portiernię szpitala, a umowa mówi o „świadczeniu usług recepcyjnych”, inspektor nie rozczuli się nad słownictwem. System ma pilnować badań i dyżurów. Nie zastępuje dokumentacji medycznej ani systemu szpitala. Pilnuje Waszej strony skierowania. To wystarczy, żeby nie pomylić osoby bez ważnego orzeczenia z osobą, którą wolno wysłać.
- Gastronomia: zmiany, spóźnienia, no-show, praca w święta — fakty godzinowe trudne do obrony jako czyste zlecenie.
- Ochrona: rozkaz, postój, umundurowanie, broń albo jej brak — struktura jak w zakładzie pracy.
- Platforma: odrzucenie zlecenia, ocena, blokada, stawka dyktowana — zapisać, nie interpretować w kodzie.
- Podmiot leczniczy: uprawnienia, badania, dyżur, odpowiedzialność — checklista przed obsadą.
- Magazyn i produkcja: RCP zakładu kontra Wasze godziny — comiesięczne uzgodnienie sumy.
- Sektor publiczny: zamówienie, protokół, e-Doręczenia — inny rytm dokumentów niż prywatna hala.
Nie robimy osobnego produktu „dla gastronomii w agencji” i „dla ochrony w agencji”, żeby sprzedać dwa abonamenty. Robimy typ obiektu i zestaw pól. To jest właśnie moment, w którym gotowy ATS rekrutacyjny milczy, a własny panel w Laravelu zaczyna pracę. Jeśli obsadzacie jedną branżę i jeden typ umowy, może Wam wystarczyć porządny system kadr plus dyscyplina. Powiedzcie to na kontakt. Nie będziemy Was wciskać w projekt, którego nie potrzebujecie.
Gotowy ATS, kadry z pudełka czy własny panel: kiedy nie palić tego, co działa
Zasada GESOFT jest nudna i uczciwa. Jeśli eRecruiter, Traffit, HRlink, TomHRM albo Wasz system kadr już trzyma jedną kartę osoby, godziny i umowy, nie palimy go. Doklejamy warstwę faktów PIP: polecenia, flagi podporządkowania, dossier eksportu, portal klienta. Jeśli prawda o osobie mieszka w czterech SaaS-ach i trzech arkuszach, doklejanie piątego ekranu nic nie da. Wtedy budujemy program do ewidencji umów cywilnoprawnych jako rdzeń, a rekrutację i kadry spinamy integracją albo — gdy licencja pozwala — zostawiamy jako satelity. Decyzja jest po audycie tygodnia pracy, nie po demo.
SaaS wygrywa, gdy jesteście mali, macie jeden typ umowy i jednego księgowego, który nie chce kolejnego loginu. Własne wygrywa, gdy: wielu NIP-ów klientów, akord, zmiana B, cudzoziemcy z różnymi podstawami pobytu, portal zakładu, Android, nietypowy podział fee, kilka spółek, potrzeba ról dla kancelarii. Ile kosztuje aplikacja w Laravelu tłumaczy składowe wyceny. Tu nie podamy „ceny wdrożenia agencji”, bo kłamalibyśmy. Podamy zakres po Waszym opisie. 24 godziny na ofertę, nie na zgadywanie z cennika.
Migracja jest częścią projektu, nie „potem się zaimportuje”. Umowy PDF, arkusze godzin, listy obecności, kontakty klientów, retencja CV. Bez migracji panel jest pustą witryną. Z migracją jest kontinuitet, który inspektor zobaczy jako historię, nie jako „wdrożyliśmy w sierpniu, wcześniej nie wiemy”. Historia sprzed 8 lipca też ma znaczenie: PIP napisała, że wiele skarg dotyczy okresów wcześniejszych i nowe narzędzia tam nie sięgają. To nie znaczy, że stare teczki można spalić. Znaczy, że nowe narzędzia liczą się od 8 lipca, a dowody i tak mogą być potrzebne w sądzie albo w ZUS.
- Spiszcie, ile umów cywilnych i ile umów o pracę żyje równolegle — liczba, nie wrażenie.
- Wskażcie jedno źródło prawdy o godzinach albo przyznajcie, że go nie ma.
- Wymieńcie systemy, których nie wolno ruszać (FK, kadry, RCP zakładu).
- Opiszcie najgorszy tydzień z ostatnich trzech miesięcy: skarga, no-show, kontrola, ucieczka koordynatora.
- Zdecydujcie, kto w biurze będzie właścicielem dossier, a kto tylko wpisuje zdarzenia.
- Dopiero potem pytajcie o ekrany. Ekran bez właściciela umiera w drugim sprincie.
WordPress nie jest systemem agencji. Napisaliśmy to w WordPress czy Laravel. Strona-oferta może zostać na czym chcecie. Ewidencja umów, godziny i role nie mogą. Jeśli agencja „ma stronę i Excel”, nie macie narzędzia pod PIP. Macie marketing i ryzyko. GESOFT nie robi employer brandingu. Robi panel, w którym da się znaleźć umowę.
Czego GESOFT nie zastępuje i czego nie obiecujemy na kontroli
Nie zastępujemy Państwowej Inspekcji Pracy, nie wydajemy interpretacji indywidualnych, nie jesteśmy pełnomocnikiem w postępowaniu. Nie zastępujemy ZUS, KAS, KRAZ, STOR, e-Doręczeń, KSeF, programu finansowo-księgowego ani systemu RCP zakładu. Nie zastępujemy tachografu, BDO.gov ani decyzji IOD. Aplikacja, która obiecuje „zgodność z PIP w pakiecie Premium”, kłamie. My obiecujemy dossier, role, audyt i integracje. Reszta jest ustawą i kancelarią. To zdanie zostawiamy w ofercie, nie w stopce drobnym drukiem.
Nie obiecujemy, że 121 poleceń z komunikatu „Was nie dotyczy, bo macie nasz system”. Obiecujemy, że gdy polecenie przyjdzie, znajdziecie umowę, godziny i korespondencję bez nocy w archiwum. Nie obiecujemy, że 201 dobrowolnych zmian to Wasz KPI do pobicia. Obiecujemy flagę, która pozwala zmienić formę zanim inspektor wejdzie, jeśli sami uznacie, że fakty są pracownicze. Nie obiecujemy sztucznej inteligencji, która „sama zakwalifikuje stosunek”. To byłaby porada prawna w przebraniu modelu. Tego nie robimy.
Nie bierzemy na siebie odpowiedzialności za treść umów, które wgracie. Szablon umowy jest Wasz albo kancelarii. My pilnujemy wersji, dat i powiązań. Nie publikujemy wzoru „umowy zlecenia odpornej na PIP”, bo taki wzór bez faktów jest ozdobą. Fakty są w grafiku i w poleceniach. Tam idzie robota. Jeśli potrzebujecie kancelarii, polecamy szukać jej osobno. Możemy dać kancelarii konto tylko do odczytu. To wszystko.
- PIP / OIP — urząd, nie moduł.
- ZUS i KAS — płatnik i rozliczenia; integracja deklaracji tylko gdy ma sens i jest oficjalny kanał.
- KRAZ / STOR — wpis państwa; u nas kopia numeru i zakresu usług.
- e-Doręczenia i KSeF — systemy państwa; u nas alerty, numery, powiązania.
- FK i lista płac — zostają; my oddajemy składniki i sumy.
- RCP zakładu — źródło klienta; my trzymamy kopię uzgodnioną, nie „lepszą prawdę”.
- Porada prawna i IOD — ludzie, nie subskrypcja ekranów.
Ta lista nie jest skromnością marketingową. Jest granicą, bez której wdrożenie kończy się pretensją „myśleliśmy, że aplikacja załatwi kontrolę”. Nie załatwi. Skróci czas przygotowania i zmniejszy liczbę miejsc, w których ginie prawda. To wystarczy, żeby sezon kontroli nie zjadł Wam sierpnia. Na kontakt piszecie, czego nie ruszać. To zdanie w briefie jest cenniejsze niż lista życzeń z demo.
Checklista 90 dni: od komunikatu PIP do dossier, które da się eksportować
Nie wdrażacie „cyfrowej transformacji HR”. Wdrażacie zdolność znalezienia jednej osoby w piętnaście minut. Dziewięćdziesiąt dni to realny horyzont, jeśli nie budujecie jednocześnie nowego brandu i nowej księgowości. Krócej się da, gdy zakres to tylko ewidencja umów i eksport dossier. Dłużej, gdy portal klienta, Android i migracja pięciu lat PDF-ów. Poniższa lista jest kolejnością, nie cennikiem. Terminy wewnątrz są Wasze. Daty państwa są twarde: 8 lipca 2026 r. narzędzia PIP już działają, 1 października 2026 r. ADE dla starych JDG, KSeF już jest w kalendarzu od lutego i kwietnia.
- Tydzień 1–2: inwentaryzacja umów cywilnych, umów o pracę i kart „nie wiadomo”. Jedna tabela, jeden właściciel.
- Tydzień 2–3: spis poleceń i grafików — gdzie dziś żyją. Decyzja: gasimy Telegram jako ewidencję albo nie zaczynamy projektu.
- Tydzień 3–4: brief na kontakt — branża, liczba osób, liczba obiektów, systemy nietykalne, najgorszy tydzień.
- Tydzień 4–5: oferta GESOFT w 24 h od kompletnego briefu; decyzja SaaS / doklejenie / własny rdzeń.
- Tydzień 5–7: model danych stosunku, ról i dossier; akceptacja kancelarii albo IOD, jeśli są.
- Tydzień 7–10: panel biura, import umów, wersjonowanie skanów, pierwszy eksport pakietu kontrolnego.
- Tydzień 10–12: portal albo magiczny link dla jednego chętnego klienta; porównanie godzin z fakturą.
- Tydzień 12–13: Android tylko jeśli Telegram wciąż jest ewidencją; inaczej odkładamy telefon.
- Na bieżąco: ADE, KSeF, retencja CV — nie jako „faza 4”, tylko jako pola w dossier od dnia pierwszego.
Najczęstszy sposób, żeby te 90 dni zabić: równoległy Excel „bo nowy system jeszcze raczkuje”. Wtedy po kwartale macie dwa źródła i żadnego. Zasada: od dnia cięcia stary kanał jest tylko do odczytu. Ból dwóch tygodni jest tańszy niż rok podwójnej prawdy. Druga pułapka: wdrożenie bez właściciela po Waszej stronie. GESOFT nie będzie Waszym kierownikiem zmiany. Paweł Matusiak zbuduje panel. Obsadę i dyscyplinę wpisów zapewniacie Wy. Bez tego nawet najlepszy Laravel jest pustą szafą.
Po 90 dniach macie nie „go-live z balonikami”. Macie test: wylosujcie trzy osoby — zlecenie, temp, B2B jeśli jest — i złóżcie dossier jak na kontrolę. Jeśli któraś karta wymaga telefonu do byłego koordynatora, nie skończyliście. Jeśli wszystkie trzy otwierają się z umową, aneksami, godzinami, fakturą i logiem dostępu, skończyliście etap pierwszy. Etap drugi to nudna higiena: retencja, 2FA, kopie, szkolenie zastępcy osoby, która „wszystko wie”. Higiena nie sprzedaje się na konferencji. Sprzedaje się w drugim roku, gdy pierwsza osoba z biura odejdzie.
Jak zamówić wycenę, żeby oferta z 24 godzin nie była zgadywaniem
Na kontakt nie potrzebujemy moodboardu ani „wizji employee experience”. Potrzebujemy: forma prawna i czy jesteście w KRAZ (zakres usług), liczba osób na umowie o pracę i na cywilnej, liczba aktywnych zakładów, czy godziny bierzecie z RCP klienta, jaki FK i jakie kadry mają zostać, czy jest IOD, czy skrzynka e-Doręczeń jest pilnowana, czy KSeF już wystawia się z Waszego systemu. Do tego jeden konkretny ból z sierpnia 2026: skarga, kontrola, ucieczka koordynatora, rozjazd faktury. Na tym da się zbudować ofertę w 24 godziny. Na haśle „chcemy być cyfrowi” — nie.
Odpowiedź będzie jedną z trzech. Kupcie gotowiec i dajemy nazwy klas narzędzi, bez udawania, że musimy je napisać. Dokleimy warstwę do tego, co działa. Zbudujemy rdzeń w Laravelu i Vue, z Androidem albo bez. Każda z trzech jest sukcesem, jeśli pasuje do Waszego tygodnia. Porażką jest czwarta: kolejny abonament obok Excela. Tej nie sprzedajemy. Jeśli po rozmowie wyjdzie, że problemem jest umowa z klientem, a nie IT, też to powiemy. Taniej usłyszeć to w pierwszej dobie niż po kick-offie.
GESOFT to jeden człowiek z zespołem na projekt, nie dział sprzedaży enterprise. Dlatego 24 godziny jest możliwe: nie ma komitetu, który „wróci po urlopie”. Dlatego też nie bierzemy sześciu agencji naraz w ten sam sprint. Jeśli kolejka jest, dostaniecie datę, nie mgłę. To jest ta sama uczciwość, której wymagamy od ewidencji umów: data, właściciel, status. Panel, który budujemy, ma te trzy pola wszędzie. Firma, która go buduje, też.
Komunikat PIP z 18 sierpnia 2026 r. nie jest powodem, żeby kupić cokolwiek w panice. Jest powodem, żeby przestać udawać, że folder „zlecenia_final_v7” jest ewidencją. Ewidencja umów cywilnoprawnych to karta, godziny, polecenia, faktura i skrzynka, która nie śpi do piątku. Reszta jest ustawą, kancelarią i decyzją, czy etykieta na umowie jeszcze odpowiada faktom. Gdy będziecie gotowi to spisać — kontakt. Gdy nie — zostawcie ten tekst dyrektorowi operacyjnemu, nie działowi marketingu.
Dossier kontrolne: co wyjmujecie na stół w pierwsze piętnaście minut
Kontrola nie zaczyna się od Waszego touru po module. Zaczyna się od listy nazwisk albo od pytania o konkretny okres i konkretny obiekt. Musicie umieć wyłożyć: umowę, aneksy, potwierdzenie, że osoba wiedziała o miejscu i stawce, ewidencję zdarzeń, wypłatę, fakturę dla zakładu, korespondencję o zakresie. Jeśli którykolwiek z tych elementów żyje tylko w skrzynce osoby, która jest na L4, nie macie dossier. Macie zależność. Ewidencja umów cywilnoprawnych jest dossier w stanie spoczynku. Eksport PDF z sumą kontrolną jest dossier w ruchu. Inspektor nie musi kochać Waszego UX. Musi dostać spójny pakiet.
Pakiet nie może być „wszystko o wszystkich”. To byłby wyciek. Pakiet jest na wskazane osoby i wskazany okres, z rolą, która ten eksport uruchomiła, i z logiem. Jeśli kancelaria prosi o pięć teczek, pięć teczek wychodzi, nie cały dump bazy. Jeśli PIP prosi o obiekt i miesiąc, wychodzi obsada obiektu, nie PESEL-e innych hal. To jest ta sama dyscyplina, której uczy RODO w aplikacjach, tylko z presją czasu kontroli. Presja nie usprawiedliwia zip-a na pendrive „na szybko”.
Ćwiczcie eksport zanim ktoś zapuka. Raz na kwartał wylosujcie obiekt i tydzień. Zmierzcie czas. Zapiszcie, czego zabrakło. Brak aneksu jest innym problemem niż brak godzin, a brak godzin innym niż brak faktury. Każda luka ma właściciela w biurze. Bez właściciela ćwiczenie jest teatrem. Z właścicielem jest higieną. Higiena jest tańsza niż 121. polecenie, bo polecenie przychodzi, gdy faktów nie widać albo gdy fakty kłócą się z etykietą. Ćwiczenie pokazuje obie choroby wcześniej.
- Szablon pakietu: umowa, aneksy, skierowanie albo zakres, zdarzenia, wypłata, faktura, log dostępu.
- Filtr: osoby, obiekt, od–do. Żadnego „wyeksportuj wszystko, potem wytniemy”.
- Suma kontrolna i data eksportu na stronie tytułowej pakietu.
- Rola, która może eksportować — nie każdy koordynator.
- Ćwiczenie kwartalne z mierzonym czasem i listą braków.
- Zakaz pendrive’ów i prywatnych skrzynek jako drogi przekazania pakietu.
Jeśli po ćwiczeniu wychodzi, że pół umów nie ma skanu, nie kupujcie najpierw Androida. Kupcie skan i dyscyplinę wgrywania. Sprzęt nie zastąpi teczki. Panel GESOFT pokaże czerwoną dziurę „brak pliku umowy”. Dziurę zamykacie Wy. My nie siedzimy w Waszym archiwum. Na kontakt warto dopisać, ile umów w ogóle nie ma pliku. To zmienia wycenę migracji bardziej niż liczba „użytkowników systemu” z briefu marketingowego.
Współpraca z kancelarią i z biurem rachunkowym bez trzeciej prawdy w mailu
Agencja często ma trzech tłumaczy jednej osoby: operacje mówią „temp na hali”, kadry mówią „zlecenie”, księgowość mówi „usługa 20.30”. Inspektor usłyszy wszystkich trzech. Panel ma być językiem, na który się zgadzacie. Kancelaria dostaje odczyt dossier i może dodać notatkę „ocena: ryzyko podporządkowania”, nie może przepisać godzin. Biuro rachunkowe dostaje składniki i status KSeF, nie dostaje CV. Operacje dostają zdarzenia, nie przepisują kwoty faktury. Gdy te trzy role znowu spotykają się w jednym wątku mailowym z załącznikiem „wersja_ostateczna2.xlsx”, wróciliście do punktu wyjścia.
Biuro rachunkowe po kwietniu 2026 r. żyje KSeF-em i e-Doręczeniami tak samo jak Wy. Tekst oprogramowanie dla biura rachunkowego jest pisany do nich. Do Was jest zdanie: nie przysyłajcie im innej sumy niż ta, którą macie w ewidencji godzin. Rozjazd „na fakturze zaokrągliliśmy” musi mieć dokument korekty, nie ustne „jakoś wyjdzie w następnym miesiącu”. Następny miesiąc może być miesiącem skargi. Skarga nie honoruje zaokrągleń.
Kancelaria po 8 lipca dostaje więcej pytań o kwalifikację. Waszym zadaniem nie jest zastąpić opinię. Jest dać kancelarii ten sam zestaw faktów, który zobaczy inspektor. Jeśli prawnik dostaje umowę, a inspektor dostaje Telegram, przegracie na starcie. Konto tylko do odczytu, filtr po osobie, brak możliwości ściągnięcia całej bazy. To jest tańsze niż wysyłanie teczek kurierem i bezpieczniejsze niż link do folderu z całym rokiem. Bezpieczeństwo Laravel i 2FA są tu nie ozdobą, tylko warunkiem, żeby kancelaria w ogóle dostała dostęp.
Nie rozliczamy godzin kancelarii i nie jesteśmy marketplace’em prawników. Możemy trzymać w dossier identyfikator sprawy kancelaryjnej i datę opinii. Reszta jest poza GESOFT. Uczciwość wobec klienta kończy się tam, gdzie zaczyna się pozór, że „system ma compliance wbudowany”. Compliance jest w decyzji człowieka, który widzi flagi. Flag nie będzie, jeśli operacje nie wpiszą polecenia. Dlatego szkolenie koordynatora jest częścią wdrożenia, nie dodatkiem „jak starczy budżetu”.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy komunikat PIP z 18 sierpnia 2026 r. oznacza, że każda umowa zlecenia w agencji jest nielegalna?
- Nie. PIP opisała skargi, kontrole, 121 pisemnych poleceń i 201 dobrowolnych zmian — nie wydała wyroku na wszystkie zlecenia w Polsce. Test dotyczy stanu faktycznego: podporządkowanie, godziny, polecenia, narzędzia. Etykieta „zlecenie” nie broni, gdy fakty są pracownicze. Źródło: https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/pierwsze-efekty-kontroli-zasadnosci-wyboru-umowy-cywilnoprawnej
- Od kiedy inspektor ma nowe narzędzia badania umów cywilnoprawnych?
- Od 8 lipca 2026 r. Tego dnia PIP ogłosiła start nowego porządku i współpracę z ZUS oraz KAS przy typowaniu. Nowe narzędzia nie sięgają wstecz do zakończonych wcześniej okresów — sam GIP zaznaczył, że wiele skarg dotyczy właśnie takich okresów i wtedy nowych środków nie zastosujecie. Porządek na dziś i tak jest Wam potrzebny.
- Ile skarg i kontroli podała PIP w pierwszym bilansie?
- Od 8 lipca do 13 sierpnia 2026 r. — 690 skarg i wniosków. Od 1 stycznia 2026 r. — 1794 wobec 619 rok wcześniej. Ponad 100 kontroli od 8 lipca, 35 zakończonych. 121 poleceń potwierdzenia umowy o pracę. 201 dobrowolnych zmian do 6 sierpnia. 7 interpretacji GIP (2 cywilne, 5 pracownicze). Nie dodajemy do tego własnych procentów.
- Czy GESOFT zastępuje PIP, ZUS, KRAZ albo program kadrowy?
- Nie. Nie zastępujemy urzędów ani działającego FK i kadr. Budujemy ewidencję umów, faktów podporządkowania, godzin, portalu klienta i — gdy trzeba — Androida dla koordynatora. KRAZ zostaje w STOR. Interpretacja indywidualna zostaje u GIP. Szczegóły karty agencji są też w programie dla agencji zatrudnienia.
- Kiedy agencja musi mieć e-Doręczenia?
- Spółki w KRS wpisane przed 2025 r. — od 1 kwietnia 2025 r. JDG w CEIDG wpisane przed 2025 r. — od 1 października 2026 r. Nowe firmy od 1 stycznia 2025 r. zakładają ADE przy rejestracji. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym kanałem urzędów. Harmonogram: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495
- Jak KSeF ma się do faktury za osobogodziny?
- Obowiązek wystawiania: 1 lutego 2026 r. przy sprzedaży 2024 powyżej 200 mln zł brutto, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, mali do 10 tys. zł faktur miesięcznie — 1 stycznia 2027 r. Odbiór faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. Sankcji za błędy w 2026 r. MF nie zapowiedziało. Sumy na fakturze mają schodzić z tej samej ewidencji godzin, którą pokażecie PIP. Więcej: KSeF w aplikacji firmowej.
- Czy musimy wyrzucić Traffit, eRecruiter albo kadry, żeby mieć ewidencję pod PIP?
- Nie z zasady. Jeśli te systemy są jednym źródłem prawdy, doklejamy warstwę faktów i eksport dossier. Jeśli prawda mieszka w czterech abonamentach i Telegramie, rdzeń trzeba złożyć od nowa. Nie palimy działającego ATS. Kryteria są w gotowy program czy oprogramowanie na zamówienie.
- Czy aplikacja powie nam, że zlecenie trzeba zmienić w umowę o pracę?
- Nie. To ocena prawna. Panel pokaże flagi: grafik, polecenia, narzędzia, zastępstwo etatu, jeden płatnik przy B2B. Próg i decyzję bierze kadry plus kancelaria. Kod, który „sam kwalifikuje stosunek”, udawałby doradcę. Tego nie sprzedajemy.
- Jak wygląda ochrona danych kandydata i zleceniobiorcy w takim panelu?
- Role, retencja, dziennik dostępu, pakiet osoby na żądanie, zakaz kasowania teczki w sporze przez stażystkę. Szczegóły projektowe: RODO w aplikacjach webowych oraz 2FA w Laravelu. IOD zostaje u Was.
- Jak zamówić wycenę i co ma być w wiadomości?
- Piszcie na kontakt: KRAZ i zakres, liczba umów cywilnych i o pracę, liczba zakładów, źródło godzin, FK i kadry nietykalne, ADE, KSeF, jeden konkretny ból z ostatnich tygodni. GESOFT (Paweł Matusiak, Laravel, Vue, Android) wraca z ofertą w 24 godziny. Jeśli wystarczy gotowiec — napiszemy to wprost.
Opisz projekt