Program dla agencji zatrudnienia: ATS, ewidencja pracowników tymczasowych, godziny, RODO
Nie kupujecie ATS z doliny. Kupujecie jedną kartę kandydata i pracownika tymczasowego, która przeżyje kontrolę PIP i żądanie dostępu RODO. Program dla agencji zatrudnienia zamiast Excela, Telegrama i trzech niepołączonych SaaS-ów.
Nie kupujecie ATS z doliny. Kupujecie jedną kartę kandydata i pracownika tymczasowego, która przeżyje kontrolę PIP i żądanie dostępu RODO. Jeśli dziś ta karta żyje w Excelu „grafik_final_v7_KOPIA”, w grupie na Telegramie „zmiana B hala 3” i w skrzynce prezesa, w której leży czterysta CV z zeszłego roku, nie macie systemu. Macie zbiór wypadków, które jeszcze nie zdążyły się zdarzyć w jednym tygodniu.
Agencja pracy tymczasowej nie zaczyna typowego poniedziałku od lejka rekrutacyjnego z webinaru. Poniedziałek wygląda tak: pracodawca-użytkownik dzwoni, że na drugiej zmianie brakuje sześciu osób; koordynator szuka w czacie, kto w ogóle jest „na stanie”; kadry pytają, czy umowa i skierowanie na tę halę w ogóle wyszły; ktoś z zakładu przysyła zdjęcie papierowej listy obecności; a z drugiej strony mail kandydata: „chcę wiedzieć, jakie moje dane trzymacie, i żądam usunięcia”. To nie jest problem „braku ładnego CRM HR”. To jest problem jednej prawdy o osobie, której w arkuszu nie da się obronić.
GESOFT — Paweł Matusiak, Laravel, Vue, Android — buduje program dla agencji zatrudnienia wtedy, gdy praca tymczasowa, pośrednictwo i cudzoziemcy mają być jednym procesem, a nie trzema abonamentami. Gdy potrzebujecie portalu pracodawcy-użytkownika, Androida dla koordynatora zmiany, nietypowych stawek i akordu oraz integracji z FK i RCP zakładu. Gdy eRecruiter, Traffit, HRlink albo system kadrowy Wam wystarczą — kupcie je. Naprawdę. Ten tekst nie jest po to, żeby palić działający ATS. Jest po to, żebyście nie kupowali doliny, gdy kontrola pyta o skierowanie, a RODO pyta o retencję CV.
Piszemy do właściciela i dyrektora operacyjnego agencji, nie do działu „employer branding”. Nie obiecujemy, że aplikacja zastąpi Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ), inspektora PIP ani płatnika składek. Nie zmyślamy stawek kar — kara z ustawy, sprawdzacie aktualny tekst jednolity. Obiecujemy coś skromniejszego i droższego w braku: kartę, na której widać, kim osoba była jako kandydat, kim jest jako pracownik tymczasowy, na jakim skierowaniu stoi, ile godzin i jakiej stawki dotyczy, jakie dokumenty pobytowe wygasają i kiedy dane mają zniknąć.
Kontrola PIP i żądanie RODO kontra Excel i grupa na Telegramie
Kontrola nie przychodzi po „wdrożenie digitalizacji”. Przychodzi po konkret. Pokażcie umowę z pracownikiem tymczasowym. Pokażcie uzgodnienia z pracodawcą-użytkownikiem. Pokażcie skierowanie na tę linię, na te godziny, na te warunki. Pokażcie, że osoba wiedziała, gdzie idzie i za ile. Pokażcie ewidencję czasu pracy, która zgadza się z tym, co zakład potwierdził, a nie z tym, co koordynator „jakoś zsumował w sobotę”. Jeśli to wszystko trzeba sklejać z maili, PDF-ów i zdjęć kartek, kontrola trwa dłużej, a Wy tracicie ludzi na szukanie papieru zamiast na obsadę zmiany.
Żądanie RODO jest innym stresem, ale pali tę samą dziurę. Kandydat, który nie dostał zlecenia, ma prawo zapytać, co o nim trzymacie i na jakiej podstawie. Ma prawo żądać dostępu, sprostowania, ograniczenia, czasem usunięcia. Jeśli CV siedzi „na zawsze w mailu prezesa”, w folderze Dropbox „rekrutacja 2023–2025” i w Excelu z PESEL-ami „bo tak wygodniej filtrować”, nie odpowiecie w terminie, bo nie wiecie, gdzie jest prawda. RODO w aplikacjach webowych opisuje, jak projektujemy retencję i role. Tu dokładamy specyfikę agencji: ta sama osoba bywa kandydatem, pracownikiem tymczasowym, osobą po zakończeniu zlecenia i znowu kandydatem. Jedna karta. Wiele stanów. Żadnego „zostawmy, może wróci za dwa lata” bez podstawy i daty.
Telegram i WhatsApp są szybkie. Dlatego umierają przy sporze. Wątek „kto wszedł na noc” ginie pod memem. Zdjęcie listy obecności nie ma audytu, kto je zmienił. Numer telefonu kandydata w prywatnym telefonie koordynatora to wyciek czekający na kradzież albo na odejście pracownika biura. Program dla agencji zatrudnienia nie ma być ładniejszy od czatu. Ma sprawić, że skierowanie, godziny i zgoda na kontakt da się znaleźć po nazwisku i po NIP zakładu, a nie po pamięci dyżurnego.
- Excel z kilkoma arkuszami „prawdy”: rekrutacja, obsada, godziny, stawki, cudzoziemcy — żaden nie jest źródłem, wszystkie są kopią.
- Grupa na Telegramie jako ewidencja czasu pracy: szybka do 23:00, nieobronna o 9:00 przed PIP.
- Skrzynka prezesa jako archiwum CV: wygodna, aż przyjdzie żądanie usunięcia albo kradzież skrzynki.
- Papierowe skierowanie w teczce, skan w mailu, inna wersja u klienta — trzy dokumenty, jeden spór o stawkę.
- RCP zakładu w PDF-ie, godziny agencji w arkuszu, lista płac w kadrach: trójkąt, który nigdy nie wraca do zera bez ręcznej nocy.
- Koordynator zmiany z zeszytem: gdy choruje, nie ma obsady, jest archeologia.
Policzcie to bez slajdu. Jedna kontrola, która zjada dwa etaty przez dwa tygodnie, kosztuje więcej niż rok porządnego abonamentu ATS, jeśli ATS Wam wystarcza. Jedno żądanie RODO, na które odpowiadacie spóźnione albo niekompletne, kosztuje nerwy, kancelarię i — gdy UODO się zainteresuje — postępowanie, którego nie „załatwi upgrade CRM”. Jedna pomyłka w godzinach na dużej obsadzie to albo niedopłata (spór, PIP, zaufanie ludzi), albo nadpłata (Wasza marża). System ma obciąć te trzy ognie. Kolor kanbanu poczeka.
Nowa ustawa od 1 czerwca 2025 r. i KRAZ — platformy też
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620). Zastąpiła ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Tekst aktu: PDF w ISAP, identyfikator ELI. To nie jest „nowelizacja marketingowa”. To jest nowa ramowa ustawa rynku pracy. Program dla agencji zatrudnienia nie zastępuje jej lektury. Ma nie kłamać względem tego, kim jesteście w rejestrze i jakie usługi faktycznie świadczycie.
Rejestr agencji zatrudnienia jest w Dziale IX rozdziale 1 ustawy. Publiczna wyszukiwarka to KRAZ na portalu stor.praca.gov.pl. KRAZ to rejestr państwa, nie zakładka w CRM. Wpis do rejestru i zmiany nie są „modułem w CRM”. Są obowiązkiem wobec państwa. Wniosek o wpis składacie wyłącznie elektronicznie przez system STOR/KRAZ — do wojewódzkiego urzędu pracy albo urzędu marszałkowskiego; do rejestru wpisuje Was marszałek województwa. Aplikacja GESOFT nie wysyła za Was wniosku i nie udaje urzędnika. Może trzymać Waszą kopię wpisu: numer, zakres usług, daty, pełnomocnictwa, korespondencję. To dossier agencji, nie rejestr państwowy.
Art. 305: kto jest agencją, a kto platformą ogłoszeń
Według omówienia art. 305 (Gofin) agencjami zatrudnienia są podmioty wpisane do rejestru, świadczące: pośrednictwo pracy, doradztwo personalne, poradnictwo zawodowe (work/career counseling) oraz pracę tymczasową. Od 1 czerwca 2025 r. wpisowi podlega też gromadzenie i udostępnianie informacji o ofertach pracy — czyli platformy, które żyły dotychczas w szarej strefie „to tylko tablica ogłoszeń”. Jeśli robicie portal z ofertami, nie wystarczy napis w stopce „nie jesteśmy agencją”. Sprawdzacie, czy Wasza działalność weszła w zakres wpisu. System może oznaczyć produkt jako „tablica ofert”, ale nie zwolni Was z ustawy.
To ma konkretny skutek w modelu danych. Nie wolno zlać czterech usług w jeden lejek „kandydat → etat”. Osoba, której szukacie do stałej obsady klienta (pośrednictwo), to inny stosunek prawny niż pracownik tymczasowy, którego Wy zatrudniacie i kierujecie. Doradztwo personalne to projekt dla klienta korporacyjnego, często bez zatrudniania kogokolwiek przez agencję. Poradnictwo zawodowe to jeszcze inna usługa i inna dokumentacja. KRAZ wie, co macie wpisane. Wasz program dla agencji zatrudnienia ma wiedzieć to samo, zanim wystawicie fakturę albo umowę, której wpis nie pokrywa.
- Pośrednictwo: kojujecie kandydata z pracodawcą; stosunek pracy (albo cywilny) powstaje u klienta, nie u Was.
- Doradztwo personalne: projekt, assessment, outplacement, raport dla zleceniodawcy — inna umowa, inna retencja.
- Poradnictwo zawodowe / career counseling: usługa wobec osoby albo instytucji, nie „szybki sourcing na halę”.
- Praca tymczasowa: Wy jesteście pracodawcą pracownika tymczasowego; zakład jest pracodawcą-użytkownikiem.
- Tablica ofert / platforma: od 1 czerwca 2025 r. może wymagać wpisu — nie udawajcie, że to „tylko SaaS ogłoszeń”.
- Dossier KRAZ: numer wpisu, zakres, daty, skany decyzji, osoby uprawnione do reprezentacji — w karcie firmy, nie w szufladzie.
Zmiana ustawy nie każe Wam kupić konkretnej marki oprogramowania. Każe wiedzieć, kim jesteście. Agencja, która w ofercie pisze „kompleksowy HR”, a w KRAZ ma tylko pośrednictwo, nie naprawi tego przyciskiem w ATS. Najpierw wpis i umowy. Potem system, który tych umów nie miesza. Jeśli dopiero wchodzicie na rynek, kolejność jest odwrotna do slajdu sprzedażowego: wpis elektroniczny w STOR/KRAZ do właściwego marszałka, zakres usług, polisa i proces — a dopiero ekrany.
Ile agencji jest w Polsce: raport PFHR, nie GUS i nie „wszyscy pracujący”
Najczęstszy błąd w rozmowie właściciela z dostawcą: „w Polsce jest X agencji, więc nasz przypadek jest typowy”. X zależy od źródła. Polskie Forum HR w raporcie „Rynek usług HR 2025” — relacja PulsHR z 2 marca 2026 r. podało, że na koniec 2025 r. działało 8 286 agencji (spadek o 3% r/r). W ciągu roku: 1 493 nowe wpisy i 1 756 wykreśleń. Łącznie — tak raport — ponad 1 mln osób znalazło zatrudnienie dzięki agencjom. Cytujemy to jako raport branżowy PFHR w relacji prasowej, nie jako tablicę GUS i nie jako liczbę, którą sami zliczyliśmy w KRAZ.
8 286 to obraz rynku usług HR według organizacji branżowej, przefiltrowany przez dziennikarzy PulsHR. Rejestr KRAZ jest innym zbiorem: wpis, wykreślenie, zakres usług, stan na dziś. Nie mieszajcie tych liczb. Nie mówcie na zebraniu „GUS podał, że jest 8 tysięcy agencji”. GUS tego w tym tekście nie podał. GUS podaje pracujących i — osobno — cudzoziemców. Dostawca, który na slajdzie spina „8 tysięcy agencji i 15 milionów pracujących, więc potencjał”, sprzedaje atmosferę. Wy kupujecie obsadę na konkretnych halach.
GUS: pracujący, sektor przedsiębiorstw, cudzoziemcy — trzy inne zbiory
GUS podał 14 988,3 tys. pracujących na 31 stycznia 2026 r. (spadek o 0,4% r/r). To jest miara pracujących, nie miara agencji. Nie wolno z niej wnioskować, „ile procent rynku trzymają agencje”, chyba że macie własne, uczciwe badanie. Osobno GUS o zatrudnieniu w sektorze przedsiębiorstw — I półrocze 2026: 6 377,1 tys., spadek o 1,1% r/r. To znowu inny zbiór (sektor przedsiębiorstw, nie cała gospodarka). Trzeci zbiór: cudzoziemcy. Business Insider 11 sierpnia 2026 r., powołując dane GUS, napisał, że na koniec lutego 2026 r. w Polsce pracowało ponad 1 132 tys. cudzoziemców — wzrost o 7,1% / o 75 tys. r/r. To relacja z danych GUS, nie tablica, którą otworzyliśmy w Banku Danych Lokalnych. Linkujemy artykuł, nie udajemy, że jesteśmy urzędem statystycznym.
Po co w ogóle te liczby w tekście o oprogramowaniu? Żebyście przestali planować IT na „wzroście rynku”. Rynek agencji według PFHR się kurczy liczebnie (więcej wykreśleń niż wpisów), a praca — zwłaszcza cudzoziemców — nadal jest. To znaczy presję na tych, którzy zostają: więcej formalności na osobę, więcej dokumentów, więcej ryzyka przy kontroli, mniejsza tolerancja na Excel. Agencja pracy tymczasowej, która obsadza zakłady przy 1,1 mln cudzoziemców w tle, nie wygra „ładnym kandydackim portalem”. Wygra kartą, która pilnuje daty dokumentu i godzin na zmianie.
- 8 286 agencji na koniec 2025 r. — PFHR / PulsHR, raport branżowy, −3% r/r.
- 1 493 wpisy, 1 756 wykreśleń — ten sam raport: rotacja podmiotów, nie „stabilny SaaS market”.
- Ponad 1 mln osób z zatrudnieniem „dzięki agencjom” — tak raport PFHR; nie GUS.
- 14 988,3 tys. pracujących (31.01.2026, −0,4% r/r) — GUS, nie liczba agencji.
- 6 377,1 tys. w sektorze przedsiębiorstw, I poł. 2026, −1,1% r/r — GUS ssgk, inny zbiór.
- Ponad 1 132 tys. cudzoziemców pracujących na koniec lutego 2026 — relacja BI z GUS, +7,1%.
Wdrożenie liczycie od Waszych liczb, nie od krajowych. Ile osób na zleceniach w szczycie tygodnia. Ilu aktywnych pracodawców-użytkowników. Czy w KRAZ macie jedną usługę, czy cztery. Ilu cudzoziemców z dokumentem, który wygasa w horyzoncie 90 dni. Ile stawek nietypowych (noc, niedziela, akord, dodatek za brudną robotę). Dopóki tego nie napiszecie na jednej stronie, każdy demo ATS będzie „wyglądało dobrze”.
Cztery usługi: pośrednictwo, doradztwo, career, praca tymczasowa — cztery karty, nie jeden lejek
Dolina sprzedaje jeden lejek: lead → CV → rozmowa → oferta → onboarding. W polskiej agencji ten lejek jest częścią pośrednictwa i czasem wejściem do pracy tymczasowej. Nie jest całym biznesem. Jeśli wrzucicie cztery usługi do jednej karty „kandydat/klient”, pierwsze sprawozdanie dla klienta, pierwsza faktura i pierwsza kontrola rozjadą się w trzy strony. Program dla agencji zatrudnienia ma cztery produkty, nawet jeśli na wizytówce jest jedno logo.
Pośrednictwo pracy
W pośrednictwie nie jesteście pracodawcą osoby, którą polecacie — o ile nie mieszacie tego z pracą tymczasową, co jest częstym grzechem operacyjnym. Prowadzicie proces: pozyskanie oferty od pracodawcy, publikacja, sourcing, selekcja, przedstawienie kandydatów, feedback, czasem gwarancja wymiany. Umowa z pracodawcą opisuje prowizję, okres gwarancji, zakaz przejmowania. Umowa z kandydatem — jeśli w ogóle jest — to raczej zgody, obowiązek informacyjny RODO i zasady kontaktu, nie umowa o pracę. ATS z doliny jest tu najbliżej Waszej rzeczywistości. Dlatego wiele agencji powinno kupić eRecruiter, Traffit albo HRlink i nie pisać własnego silnika ogłoszeń.
Gdzie pośrednictwo pęka w gotowcu: gdy ten sam człowiek jest jednocześnie w lejku do etatu u klienta A i pracownikiem tymczasowym u Was na hali B. Gdy prowizja zależy od stawki, od okresu próbnego i od tego, czy ktoś wróci po trzech miesiącach. Gdy klient chce portal „moi kandydaci, moje feedbacki, moje shortlisty”, a nie PDF w mailu. Gdy ogłoszenie musi żyć na Waszej domenie pod SEO „praca na produkcji [miasto]”, a nie tylko w chmurze dostawcy. To nadal nie jest powód, by pisać cały ATS. To powód, by świadomie zdecydować: gotowiec + integracja, albo własna karta osoby nadrzędna wobec lejka.
Doradztwo personalne
Doradztwo to projekt. Ma brief, zespół konsultantów, harmonogram, deliverable (raport, sesje, assessment, outplacement). Klient płaci za projekt, nie za „wstawienie kandydata”. Dane, które zbieracie, są często głębsze niż CV: notatki z wywiadów, wyniki testów, oceny kompetencji. To jest inna retencja i inna umowa powierzenia, jeśli podwykonawcy biorą udział w assessmentcie. Wrzucenie tego do lejka ATS kończy się tym, że rekruter widzi oceny, których nie powinien, a konsultant nie ma projektu. Osobna karta projektu. Osobne uprawnienia. Osobny okres przechowywania.
Poradnictwo zawodowe (career / work counseling)
Poradnictwo jest usługą wobec osoby albo wobec instytucji (szkoła, urząd, pracodawca w programie outplacement). Dokumentacja: sesja, plan, materiały. Nie „kandydat w pipeline”. RODO tu boli inaczej: dane o preferencjach, zdrowiu (jeśli ktoś sam je poda w rozmowie o ograniczeniach), sytuacji rodzinnej. Nie trzymajcie notatek z poradnictwa w tym samym Excelu co PESEL do listy płac. Jeśli tej usługi nie świadczycie — nie dokładajcie jej w systemie „na wszelki wypadek”. KRAZ i faktura mają się zgadzać z tym, co naprawdę robicie.
Praca tymczasowa
Tu jesteście pracodawcą. Agencja pracy tymczasowej zawiera umowę z pracownikiem tymczasowym, uzgadnia warunki z pracodawcą-użytkownikiem, kieruje osobę do pracy, ewidencjonuje czas, płaci wynagrodzenie, rozlicza się z zakładem fakturą. To nie jest „rekrutacja z dodatkowym statusem”. To jest drugi, cięższy produkt, którego dolinowy ATS zwykle nie uniesie, a system kadrowy uniesie listę płac, ale nie obsadę zmiany o 21:00. Własny program dla agencji zatrudnienia zaczyna się w tym miejscu: karta osoby + karta skierowania + karta godzin + karta faktury dla użytkownika.
- Jedna osoba, wiele ról: kandydat, pracownik tymczasowy, alumni, znowu kandydat — nie duplikat w czterech bazach.
- Jedno zlecenie klienta ≠ jedna umowa o pracę: na jednym NIP-ie zakładu może być dwadzieścia skierowań i trzy stawki.
- Lejek ATS umie statusy rekrutacji. Nie umie limitu czasu u użytkownika, akordu i RCP z bramki.
- Kadry umieją listę płac. Nie umieją portalu „potwierdź godziny na zmianie” dla mistrza zmiany.
- Faktura dla użytkownika liczy się z godzin i stawek, nie z „etapu kandydat zaakceptowany”.
- Jeśli w KRAZ nie macie pracy tymczasowej, system nie powinien Wam pozwolić wystawić skierowania „po cichu”.
Praktyczna zasada wdrożenia: najpierw karta osoby i karta skierowania, potem ładny lejek. Agencje giną na obsadzie i godzinach, nie na braku kanbanu. Kanban można dostać w Traffit za abonament. Skierowanie, które przeżyje PIP, trzeba zaprojektować pod Wasze zakłady.
Pracownik tymczasowy: umowa, skierowanie, równe traktowanie, limit czasu, wypadek
Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. 2003 nr 166 poz. 1508, z późn. zm.) opisuje ten stosunek. Nie recytujemy tu numerów artykułów z pamięci — sprawdzacie aktualny tekst jednolity, bo nowelizacje bywały. Dla decyzji o systemie wystarczy operacyjny szkielet, który ustawa narzuca od lat: umowa, uzgodnienia z pracodawcą-użytkownikiem, skierowanie, informacja o warunkach, równe traktowanie, limity czasu, ochrona przy wypadku. Program dla agencji zatrudnienia, który nie trzyma tych obiektów, jest CRM-em z naklejką „temp”.
Umowa i uzgodnienia z pracodawcą-użytkownikiem
Zanim ktokolwiek wejdzie na halę, potrzebujecie dwóch uzgodnień, nie jednego maila „to stawek 32 zł od poniedziałku”. Po pierwsze: umowa (albo zestaw umów) z pracownikiem tymczasowym — rodzaj, okres, miejsce wykonywania, wynagrodzenie, wymiar. Po drugie: uzgodnienia z pracodawcą-użytkownikiem — jakie prace, jakie kwalifikacje, jakie warunki w zakładzie, jaki sposób potwierdzania czasu, jakie zasady BHP i kto dostarcza odzież. System ma te dwa dokumenty powiązać ze skierowaniem. Gdy warunki u użytkownika się zmieniają (inna linia, inna nocna stawka, inny mistrz), nie edytujecie historii. Wystawiacie nową wersję albo aneks ze śladem, kto i kiedy.
Częsty grzech: jedna „umowa ramowa z zakładem” w szufladzie i dwadzieścia ustnych dopowiedzeń na halach. Przy sporze o stawkę albo o zakres prac zostajecie z czatem. Portal pracodawcy-użytkownika ma pokazać aktualne uzgodnienia i przyjąć potwierdzenie warunków, nie zastąpić kancelarii. Ale ma skończyć z wersją, której nikt nie podpisuje, a wszyscy „jakoś znają”.
Skierowanie i informacja o warunkach
Skierowanie to nie PDF z maila rekrutera. To dokument, który mówi: ta osoba, ten użytkownik, to miejsce, ten okres, ten rodzaj pracy, te warunki. Pracownik tymczasowy ma dostać informację o warunkach wykonywania pracy u użytkownika — nie „dowiesz się na bramce”. W systemie skierowanie ma status: przygotowane, przekazane osobie, potwierdzone, aktywne, zakończone, anulowane. Ma daty. Ma załączniki (BHP, instrukcja stanowiska, jeśli zakład je dał). Ma powiązanie z ewidencją godzin, żeby nie dało się księgować czasu na hali, na którą nie było skierowania.
- Skierowanie: osoba, użytkownik, lokalizacja / linia, okres, rodzaj prac, stawka albo siatka stawek, wymiar.
- Informacja o warunkach u użytkownika: przekazana, kiedy, jakim kanałem, czy osoba potwierdziła odczyt.
- Zakaz „godzin na czarno w Excelu” bez skierowania — system ma to blokować albo flagować jako wyjątek z uzasadnieniem.
- Zmiana hali albo zmiany: nowe skierowanie albo aneks, nie cicha edycja starego PDF.
- Koniec skierowania: data, powód, czy osoba wraca do puli kandydatów, czy kończy współpracę.
- Pakiet dokumentów do kontroli: umowa, uzgodnienia, skierowanie, ewidencja, lista płac — z jednego miejsca.
Równe traktowanie i limit czasu
Równe traktowanie w pracy tymczasowej to nie hasło na slajdzie CSR. To obowiązek, by pracownik tymczasowy nie był traktowany mniej korzystnie niż pracownicy użytkownika zatrudnieni na takim samym lub podobnym stanowisku — w zakresie warunków pracy i innych świadczeń, które ustawa każe zrównać. Operacyjnie: musicie wiedzieć, jakie są warunki referencyjne u użytkownika (czas pracy, przerwy, noc, niedziela, narzuty, odzież, dostęp do zaplecza). Nie musicie mieć „sztucznej inteligencji porównań”. Musicie mieć pole, skąd wzięliście stawkę i warunki, i dokument, który to potwierdza. Gdy zakład zmienia taryfikator, Wasza karta skierowania nie może spać.
Limity czasu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy-użytkownika są w ustawie. Nie podajemy tu liczby miesięcy z pamięci — otwieracie aktualny t.j. i wpisujecie regułę do systemu jako parametr, nie jako magię w kodzie na wieczność. System ma liczyć: ile czasu ta osoba już przepracowała u tego użytkownika, w jakim oknie, czy zastępuje nieobecnego, czy to nowe zadanie. Ma ostrzec zanim wystawicie kolejne skierowanie, nie po tym, jak lista płac wyjdzie. To jest jedna z rzeczy, których lejek ATS nie umie, a Excel „jakoś ogarnie” do pierwszej osoby z trzema przerwami w zatrudnieniu i dwoma NIP-ami powiązanymi kapitałowo — o powiązaniach użytkowników też trzeba rozmawiać z kancelarią, nie z dostawcą kanbanu.
Wypadek i BHP — dossier, nie „zgłoszenie w czacie”
Gdy pracownik tymczasowy ulegnie wypadkowi u użytkownika, zaczyna się zbieg obowiązków: zakład, agencja jako pracodawca, ewentualnie ZUS, protokół, świadkowie, skierowanie, instruktaż. Aplikacja nie zastępuje procedury powypadkowej ani płatnika. Ma trzymać dossier: kto był na zmianie, jakie szkolenie BHP i kiedy, jakie PPE wydano, jakie godziny potwierdzono tego dnia, kogo zawiadomiono i o której. Zdjęcie czatu „stało się coś na pakowni” nie jest dossier. Jeśli koordynator ma Androida, zgłoszenie zdarzenia z czasem, lokalizacją i zdjęciem wchodzi w kartę osoby i kartę zakładu w minucie, nie w poniedziałek rano.
To samo dotyczy badań i szkoleń. Data ważności badań, instruktaż stanowiskowy u użytkownika, szkolenie okresowe — pola z alertem, nie teczka „w szafie kadr, klucz ma Ania”. Nie jesteśmy przychodnią i nie wystawiamy orzeczeń. Trzymamy daty, skany i zakaz skierowania, gdy dokument wygasł, o ile tak ustawicie. Wyłącznik musi być świadomy: wyjątek z powodem i osobą, która go dała, bo życie hali jest szybsze niż papier, ale ślad musi zostać.
Cudzoziemcy: dokumenty i terminy, nie „moduł wizowy zamiast kancelarii”
Tło jest znane i nie będziemy go mitologizować. Business Insider (11.08.2026) z danych GUS: ponad 1 132 tys. cudzoziemców pracujących na koniec lutego 2026, +7,1% r/r. Agencja pracy tymczasowej, która tego nie obsługuje, i tak spotka ten temat u klienta. Obsługa nie polega na tym, że program „załatwia wizę”. Polega na tym, że karta osoby ma dossier dokumentów, daty ważności, status legalności według tego, co potwierdziła kancelaria albo Wasz specjalista, i że system nie pozwoli cicho skierować kogoś z dokumentem, który wygasł wczoraj.
Nie budujemy urzędu wojewódzkiego. Nie składamy za Was wniosku o zezwolenie, oświadczenia ani karty pobytu. Nie interpretujemy, czy dana przesłanka legalności pracy jest spełniona — to robi człowiek z uprawnieniami i aktualnymi przepisami. Budujemy: typ dokumentu, numer, organ, data wydania, data ważności, plik, osoba odpowiedzialna za weryfikację, alert 90/60/30/7 dni, blokada skierowania, rejestr decyzji „wyjątek / stop”. Jeśli ktoś sprzedaje Wam „moduł wizowy AI, który zastąpi kancelarię”, sprzedaje ryzyko. Kancelaria zostaje. System pilnuje kalendarza i śladu.
- Dossier: pobyt, praca, ubezpieczenie, tłumaczenia — lista plików z datami, nie folder „Ukraina 2024”.
- Alerty wyprzedzające: nie w dniu wygaśnięcia na bramce, tylko z wyprzedzeniem, które sami ustawicie.
- Blokada skierowania przy wygasłym dokumencie; wyjątek tylko z powodem i osobą.
- Rozdział: obywatel UE / EOG / Szwajcaria vs osoby wymagające tytułu pobytowego i tytułu do pracy — inne checklisty.
- Powiązanie z RODO: dokumenty pobytowe to nie CV; inna retencja, inny dostęp, inny kanał udostępnienia użytkownikowi.
- Użytkownik w portalu widzi status („dokument ważny do…”, „w trakcie weryfikacji”), nie skan paszportu bez potrzeby.
- Korespondencja z urzędem i kancelarią: wątek w karcie osoby, nie prywatna skrzynka koordynatora.
- Nie zmyślamy listy „wszystkich typów zezwoleń na zawsze” — typ dokumentu jest słownikiem, który aktualizujecie Wy i kancelaria.
Praktyka, która zabija: Excel „ważność karty pobytu” aktualizowany raz w miesiącu, a zmiana na hali codziennie. Albo skany w telefonie koordynatora „bo na bramce pytają”. Albo wysłanie użytkownikowi paczki ZIP z paszportami „na wszelki wypadek”. Program dla agencji zatrudnienia ma minimalizować, kto co widzi: bramka zakładu dostaje to, czego bramka naprawdę wymaga; mistrz zmiany — obsadę; kadry użytkownika — uzgodniony zakres; kancelaria — pełne dossier. To jest projekt uprawnień, nie „współdzielony dysk”.
Ewidencja czasu pracy i stawka kontra RCP zakładu
Ewidencja czasu pracy w agencji to nie to samo co lista obecności w czacie. Dla hali ewidencja czasu pracy i agencja pracy tymczasowej muszą być w jednym modelu, nie w dwóch Excelach. To zapis, od którego liczy się wynagrodzenie pracownika tymczasowego i faktura dla użytkownika. Źródłem bywa: RCP zakładu, czytnik na bramce, ręczny wpis mistrza, aplikacja koordynatora, akord z systemu produkcyjnego. Nie zastępujemy RCP zakładu. Wpinamy się w to, co zakład już ma, albo przyjmujemy eksport, albo dajemy Android do potwierdzenia zmiany, gdy zakład nie odda API. Wojna o „nasz czytnik zamiast waszego” jest najgłupszym projektem, jaki możecie kupić. Prawda o godzinie ma być jedna, niezależnie skąd przyszła.
Stawki, akord, noc, niedziela — nie jedna kolumna „kwota”
Hala rzadko płaci „32 zł za godzinę i tyle”. Płaci noc, niedzielę, święto, nadgodziny, dodatek brudny, dodatek zimny, premię uznaniową, akord od palety, od kg, od sztuki z normą. Gotowy ATS tego nie liczy. Część systemów kadrowych liczy, jeśli wciśniecie agencję w model etatu. Model agencji jest inny: ta sama osoba w jednym tygodniu ma trzy skierowania, dwa kody stawek i akord z jednej linii. Program dla agencji zatrudnienia ma siatkę: komponent czasu × komponent stawki × ewentualny mnożnik z kalendarza × akord. Wynik idzie do kadr / FK, nie zastępuje listy płac od pierwszego dnia, chyba że tak świadomie zdecydujecie po audycie z księgowym.
Spór o 0,5 godziny na stuosobowej obsadzie to nie „drobnostka”. To albo zaufanie ludzi, albo Wasza marża, albo oba. Proces, który działa: zakład potwierdza źródło (RCP albo podpis mistrza), agencja importuje, wyjątki (spóźnienie, wyjście, korekta) mają powód i akceptację dwóch stron, pracownik widzi swoje godziny zanim wyjdzie lista płac, nie po przelewie. Portal i Android są po to, żeby korekta weszła we wtorek, nie na reklamacji w następnym miesiącu.
- Źródło godzin: RCP zakładu, eksport, wpis mistrza, Android koordynatora — z etykietą, skąd wiersz.
- Korekta: kto, kiedy, stara wartość, nowa, powód, czy użytkownik potwierdził.
- Akord: jednostka, norma, stawka, odrzut — nie „dopisz kwotę w Excelu”.
- Kalendarz: noc, niedziela, święto jako słownik, nie twardy kod „jak w Niemczech”.
- Zakaz podwójnego księgowania tej samej godziny na dwóch skierowaniach.
- Widok pracownika: moje godziny, moje dodatki, status „do wypłaty / w korekcie”.
- Widok użytkownika: potwierdź tydzień, zgłoś rozjazd z RCP, nie edytuj historii po cichu.
- Eksport do kadr i FK: uzgodniony format, nie zrzut ekranu.
Android dla koordynatora zmiany
Koordynator nie wypełni Excela w hałasie hali i nie „wejdzie w SaaS” w rękawicach. Potrzebuje Androida: obsada na dziś, kto nie przyszedł, kogo dzwonić z puli, potwierdzenie wejścia, zdjęcie zdarzenia, notatka „linia stoi”. Offline, bo piwnica i hala metalowa nie mają Wi‑Fi. To jest bliższe aplikacji dla serwisu terenowego niż portalowi kandydata. Nie robimy z koordynatora influencerów z tabletem. Robimy narzędzie, które w dwie minuty zamyka zmianę, zamiast w dwie godziny przepisywać zeszyt.
Uprawnienia: koordynator widzi swoje zakłady i dzisiejszą obsadę, nie PESEL-e całej bazy i nie stawki marży. Mistrz zakładu w portalu potwierdza obecność, nie przegląda Waszych kandydatów z innego miasta. Prezes widzi wyjątki i marżę, nie musi akceptować każdej minuty. Role są ważniejsze niż mapa cieplna „zaangażowania”. Inwigilacja minuty na hali, której nie ma w umowie, zepsuje wdrożenie szybciej niż brak motywu kolorystycznego.
Portal pracodawcy-użytkownika, faktura i KSeF
Pracodawca-użytkownik nie chce „Waszej apki”. Chce: kogo jutro przysyłacie, kto nie dojdzie, ile godzin było w zeszłym tygodniu, kiedy faktura, gdzie zgłosić, że Kowalski nie przyszedł na noc. Portal — najpierw przeglądarka, mobile first — jest dla mistrza, dla kadr zakładu i dla osoby, która potwierdza odbiór usługi. Logowanie, role, tylko jego zakłady. Nie marketplace „wybierz agencję”. Nie LinkedIn. Potwierdzenie obsady, potwierdzenie godzin, dokumenty uzgodnień, zgłoszenie potrzeby na kolejną zmianę, reklamacja usługi.
Faktura agencji → pracodawca-użytkownik to faktura VAT jak każda inna sprzedaż B2B, nie „specjalny dokument HR”. Od 2026 r. faktura ustrukturyzowana idzie przez KSeF według harmonogramu MF: 1 lutego 2026 r. dla podatników objętych pierwszym progiem, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych — szczegóły i zakres na ksef.podatki.gov.pl. Szerzej: KSeF obowiązkowy w aplikacji firmowej. Jeśli faktury i tak wystawia wFirma, inFakt, Optima albo biuro — zostańcie przy tym i zintegrujcie pozycje (godziny × stawki × zakłady). Jeśli panel agencji skleja PDF w mailu „za ludzi” — to jest dług, nie proces.
Pozycje faktury muszą się dać obronić. Nie „usługa HR, 40 000 zł”. Linia: zakład, okres, liczba godzin albo jednostek akordu, stawka, ewentualne dodatki, korekty z poprzedniego okresu. Użytkownik w portalu widzi projekt faktury zanim KSeF, żeby spór o 12 godzin nie wszedł w korektę ustrukturyzowaną w panice. Korekta ma ten sam ślad: które wiersze ewidencji zmieniono. Księgowy agencji zostaje księgowym. Nie obiecuje my „przycisku, który zastąpi biuro”.
- Portal użytkownika: obsada, godziny, dokumenty, zgłoszenie zapotrzebowania, status faktury.
- Projekt FV z pozycji ewidencji, akceptacja użytkownika albo jasny SLA „brak sprzeciwu do…”.
- KSeF: 1.02.2026 / 1.04.2026 — jak u każdego podatnika; nie „osobny KSeF dla agencji”.
- Nie zastępujemy programu FK; integrujemy pozycje i numery KSeF.
- Korekty godzin ≠ cicha edycja FV. Najpierw ewidencja, potem dokument.
- Wiele zakładów jednego NIP-u: faktura per lokalizacja albo zbiorczo — jak w umowie, nie jak wygodnie w PDF.
e-Doręczenia nie są „modułem HR”
e-Doręczenia to korespondencja urzędowa, nie chat z kandydatem. Harmonogram z biznes.gov.pl: podmioty w KRS — od 1 kwietnia 2025 r. (dla spółek już objętych, w tym „starych” według opisu gov), CEIDG — od 1 października 2026 r. Agencja w spółce z o.o. ma mieć skrzynkę i administratora. Program dla agencji zatrudnienia może trzymać metadane pisma (sygnatura, data, sprawa, osoba), ale nie udajemy dostawcy e-Doręczeń. Nie mieszamy ADE z powiadomieniem SMS „jutro zmiana”. To dwa kanały, dwa reżimy, dwa logi.
ATS i retencja CV — lejek, który umie umrzeć
ATS jest potrzebny. Nie jest centrum wszechświata agencji. W pośrednictwie: ogłoszenie, źródło kandydata, etapy, ocena, odrzucenie z powodem, zgoda na kontakt, zgoda na przyszłe rekrutacje (osobno!), termin usunięcia. W pracy tymczasowej: ATS kończy się w momencie, w którym powstaje skierowanie. Od tej minuty rządzi karta pracownika tymczasowego. Jeśli status „zatrudniony temp” wciąż żyje wyłącznie jako etap lejka, nie macie ewidencji. Macie rekrutację, która udaje kadry.
Retencja CV to miejsce, w którym agencje najbardziej lubią łamać RODO przez wygodę. „Zostawmy, super spawacz, może za rok”. Bez podstawy, bez zgody na przyszłe nabory, bez daty — to nie rezerwa talentu. To magazyn danych bez celu. Wytyczne UODO „ABC rekrutacji” przypominają elementarną rzecz: gdy cel przetwarzania związany z tą rekrutacją ustaje, danych nie trzymacie „bo szkoda”. Cel „ta rekrutacja”, cel „przyszłe oferty”, cel „obrona przed roszczeniem” i cel „stosunek pracy” to cztery różne zegary. System ma cztery daty, nie jedną kolumnę „aktywny”.
- CV i list: źródło (ogłoszenie, polecenie, OLX, targi, WhatsApp — tak, WhatsApp też trzeba oznaczyć).
- Obowiązek informacyjny: kiedy, jaką klauzulą, czy osoba mogła się z nią zapoznać.
- Zgoda na przyszłe rekrutacje: osobna, odwołalna, z datą; brak zgody ≠ trzymamy „na wszelki wypadek”.
- Odrzucenie: powód w słowniku (nie eseje), komunikat do osoby, start zegara retencji.
- PESEL i dowód: nie na etapie CV, chyba że naprawdę są potrzebne; nie w haśle pliku.
- Po zatrudnieniu: dane rekrutacyjne nie znikają w czarną dziurę — albo wchodzą w teczkę pracownika z nowym celem, albo są czyszczone według polityki.
- Eksport na żądanie dostępu: jeden pakiet, nie „poszukamy w skrzynkach”.
- Usunięcie: naprawdę usuwa pliki i kopie, nie tylko chowa wiersz w widoku rekrutera.
eRecruiter, Traffit, HRlink — to są dojrzałe ATS-y na polskim rynku. Jeśli Wasz ból to ogłoszenia, sourcing i slajd dla klienta z lejka, kupcie je. GESOFT nie wygra z nimi liczbą integracji z pracuj.pl. Wygra, gdy lejek ma się spiąć ze skierowaniem, godzinami, cudzoziemcem i fakturą użytkownika w jednym modelu osoby. Częsty, uczciwy układ: ATS zostaje do pośrednictwa, a własny silnik obejmuje pracę tymczasową i portal zakładu, ze wspólnym identyfikatorem osoby. Dwa systemy z mostem bywają tańsze niż wojna o „wszystko w jednym od przyszłego wtorku”.
RODO: administrator, powierzenie, żądanie, retencja, zdrowie i PESEL
Agencja jest administratorem danych kandydatów i pracowników tymczasowych. Pracodawca-użytkownik bywa odrębnym administratorem albo — w niektórych czynnościach — stroną, której udostępniacie dane. Tego nie „załatwia checkbox w SaaS”. Tego nie załatwia też GESOFT za Waszą kancelarię. Budujemy: role, logi, powierzenie (umowa z nami jako procesorem, jeśli hostujemy), minimalizacja, retencja, procedury żądań, szyfrowanie, hosting w UE, zakaz wspólnego loginu „agencja / hasło123”. Szerzej mechanikę aplikacji opisaliśmy w RODO w aplikacjach webowych. Tu — specyfika branży.
Dane, które bolą: PESEL, seria dowodu, skan paszportu, dokumenty pobytowe, numer konta, dane o badaniach (kategoria szczególna), dane o wypadku, ocena z assessmentu, notatka „problematyczny, nie brać na noc”. Każde z nich ma cel albo nie powinno istnieć. Nie trzymajcie CV na zawsze w mailu prezesa. Nie wklejajcie PESEL do nazwy pliku. Nie dawajcie koordynatorowi eksportu całej bazy „na telefon, bo jedzie na halę”. Nie wysyłajcie użytkownikowi Excela z kolumną „pesel, matka, dziecko, choroba”. Portal ma widoki. Widoki mają pola. Pola mają role.
Żądanie dostępu, usunięcia, sprzeciwu — proces, nie „odpiszemy jakoś”
Operacyjnie żądanie RODO to ticket z terminem, nie mail do biura. Wpływ: kanał, tożsamość wnioskodawcy (nie wydajecie dossier na podstawie samego imienia z maila), zakres, deadline. System zbiera: CV, zgody, skierowania, godziny, faktury w zakresie danych osoby, logi „kto oglądał”. Pakiet do wydania. Decyzja o usunięciu: czy trwa stosunek, czy trwa spór, czy trwa obowiązek archiwizacji kadr — to przesłanki, które człowiek zaznacza, a system wykonuje. Nie robimy „automatycznego usuwania wszystkiego po 30 dniach”, bo lista płac i teczka pracownika mają inne zegary niż CV z naboru, który upadł.
- Administrator: agencja. Procesor: hosting / GESOFT / SMS / e-mail — umowy powierzenia, nie regulamin przeczytany po ukośniku.
- Użytkownik: udostępnienie danych niezbędnych do skierowania i BHP, nie „cała teczka, bo wygodnie”.
- Retencja rekrutacji ≠ retencja akt pracowniczych ≠ retencja sporu — trzy polityki.
- Dane zdrowotne (badania, wypadek): dostęp węższy niż kadry, logi, zakaz czatu.
- PESEL: nie w URL, nie w eksporcie dla mistrza zmiany, nie w haśle archiwum ZIP.
- Wspólny login „biuro”: zakaz. 2FA dla kadr, portalu użytkownika i prezesa.
- Kopia zapasowa też podlega retencji: „usunięte w panelu, żyje w backupie 90 dni” ma być opisane, nie przypadkowe.
- Klauzule: osobno kandydat, osobno pracownik, osobno newsletter „oferty pracy”, którego możecie nie mieć.
UODO w materiałach o rekrutacji podkreśla katalog i cel. Agencja ma pokusę zbierać „więcej, bo klient pyta o wszystko”. Klient może pytać. Wy możecie odmówić zbierania nadmiaru albo zbierać na podstawie, która się broni. System powinien utrudniać dodanie pola „grupa krwi” i „stan cywilny” bez decyzji administratora. Elastyczność formularza bez dyscypliny to generator naruszeń.
SaaS kontra własne: eRecruiter, Traffit, HRlink, kadry — kupcie, jeśli wystarczą
Rynek nie jest pusty i nie będziemy udawać, że jest. eRecruiter, Traffit, HRlink — polskie ATS-y, które umieją ogłoszenia, sourcing, etapy, raport dla klienta korporacyjnego, często GDPR w zakresie rekrutacji. Systemy kadrowo-płacowe (Comarch, enova, Symfonia, specjalistyczne silniki płac) umieją listę płac, ZUS, PIT, absencje. Portale work-site dużych sieci agencji bywają budowane in-house od dekady. Jeśli jesteście agencją pośrednictwa z dwudziestoma procesami miesięcznie i bez pracy tymczasowej — nie zaczynajcie od Laravel. Kupcie ATS, podpiszcie powierzenie, wymagajcie eksportu, ustawcie retencję.
SaaS wygrywa, gdy: jedna usługa (albo dwie słabo powiązane), standardowy lejek, standardowa płaca godzinowa, brak Androida na hali, brak akordu, brak presji portalu użytkownika, chęć startu w tygodnie. Płacicie abonament. Roadmapa jest dostawcy. Dane są u dostawcy. To uczciwe, jeśli świadomie. Własny system wygrywa, gdy: praca tymczasowa + pośrednictwo + cudzoziemcy w jednym procesie; portal pracodawcy-użytkownika pod Waszą domeną i Waszymi rolami; Android dla koordynatora (offline); nietypowe stawki i akord; integracja z FK i z RCP konkretnego zakładu, którego IT nie wejdzie w Wasz SaaS; albo gdy licencja „za użytkownika rekrutera” przy wielkiej obsadzie tymczasowej przestaje mieć sens, bo rekruterów jest ośmiu, a ludzi na halach ośmiuset.
Nie palimy działającego ATS, żeby „mieć wszystko swoje”. Najczęstszy projekt GESOFT w tej niszy to most: karta osoby nadrzędna, skierowania, godziny, portal, Android, faktura — a lejek rekrutacji zostaje tam, gdzie rekruterzy już umieją klikać. Albo odwrotnie: zostaje kadrowy silnik płac, a my nie udajemy płatnika ZUS. Granice są cechą dojrzałego briefu, nie brakiem ambicji.
GESOFT: co budujemy, a czego nie obiecujemy
Budujemy aplikacje webowe (Laravel, Vue) i Android. Dla agencji oznacza to: kartę osoby (kandydat / pracownik tymczasowy / alumni), kartę klienta i zakładu, kartę skierowania, ewidencję czasu pracy, siatkę stawek i akordu, portal użytkownika, Androida koordynatora, retencję i żądania RODO, eksport do FK, numer KSeF jeśli FV wychodzi z panelu, dossier KRAZ i dossier tematu delegowanie pracowników. Stack jest nasz. Proces jest Wasz. Nie sprzedajemy „certyfikowanego pakietu PIP”. Nie mamy pieczątki ministerstwa.
Temat delegowanie pracowników (dyrektywa 2018/957, system IMI/SIP): nie budujemy IMI. Nie jesteśmy łącznikiem z administracją państwa przyjmującego. Trzymamy dossier delegowania: kto, dokąd, na jaki okres, jakie dokumenty wyjechały, jakie stawki host country mieliście ustalone z kancelarią, kto jest osobą kontaktową, kiedy powrót. Alert dat. Pakiet do teczki. To samo uczciwe zdanie co przy wizach: kancelaria i IMI zostają poza GESOFT. Aplikacja ma nie zgubić PDF-a, który kontrola w kraju przyjmującym zechce zobaczyć.
Czego nie robimy na start, nawet jeśli ładnie wygląda na roadmapie: natywnej apki „dla kandydata w store” (wystarczy portal mobilny); marketplace’u ogłoszeń Polski; silnika, który „sam legalizuje cudzoziemca”; chatbota, który odpowiada na żądanie RODO; zastąpienia RCP zakładu; zastąpienia e-Doręczeń; księgi głównej. MVP, które ma sens: karta osoby, skierowanie, godziny z importu albo Androida, portal użytkownika do potwierdzenia tygodnia, retencja CV. Reszta — gdy pierwsza lista płac i pierwsza FV nie kłamią.
- Tak: jedna karta osoby, która przeżyje PIP i żądanie RODO.
- Tak: portal pracodawcy-użytkownika i Android koordynatora.
- Tak: stawki nietypowe, akord, import RCP, most do FK i do ATS, jeśli ATS zostaje.
- Tak: dossier KRAZ, cudzoziemca, delegowania — jako kalendarz i pliki, nie jako urząd.
- Nie: płatnik ZUS, urząd wojewódzki, IMI, PIP, marszałek i STOR/KRAZ.
- Nie: „wdrożymy ustawę za Was w weekend”.
- Nie: palenie eRecruitera / Traffit / HRlink z zasady.
- Nie: obietnica konkretnej kwoty kary PIP — sprawdzacie aktualny t.j.
Checklista przed briefem i jak do nas napisać
Zanim wyślecie „zróbcie nam ATS jak w dolinie”, odpowiedzcie sobie na pytania poniżej. Jeśli na więcej niż trzy pada „nie wiadomo”, problemem nie jest brak Vue. Problemami są rejestr, usługa i ewidencja. Napiszcie do GESOFT: ile osób na zleceniach w szczycie, ilu aktywnych pracodawców-użytkowników, czy w KRAZ jest jedna usługa czy cztery, czy godziny biorą się z RCP zakładu, czy z zeszytu, czy jest akord, ilu cudzoziemców z dokumentem na dacie. W 24h dostaniecie szczerą rekomendację: zostańcie przy SaaS, zróbmy most, albo budujmy silnik skierowań. Bez slajdu o synergii.
- Co macie w KRAZ naprawdę: pośrednictwo, doradztwo, career, pracę tymczasową, tablicę ofert? Czy faktury i umowy to pokrywają?
- Ile osób na aktywnych skierowaniach w szczycie tygodnia, a ile w dołku? (Nie „średnia roczna z marketingu”.)
- Ilu pracodawców-użytkowników i ile lokalizacji? Czy każdy chce własny login?
- Skąd dziś godziny: RCP, PDF, Telegram, kartka, Excel mistrza?
- Czy stawka jest jedna godzinowa, czy siatka + akord + noc + niedziela?
- Ilu cudzoziemców i kto pilnuje dat dokumentów — kancelaria, etat, „Ania po godzinach”?
- Gdzie żyje ATS: eRecruiter / Traffit / HRlink / Excel / skrzynka? Czy wolno go zostawić?
- Gdzie lista płac i ZUS? (Zostawiamy, dopóki nie ma powodu ruszać.)
- Czy FV wychodzi z kadr, z FK, z Worda? Kto wejdzie w KSeF 1.02 / 1.04.2026?
- Czy było już żądanie RODO albo kontrola PIP, która utknęła na szukaniu skierowań?
- Czy delegowanie pracowników jest realnym procesem, czy slajdem na stronie?
- Kto będzie właścicielem danych i retencji: prezes, kadry, IOD — nazwisko, nie dział.
- Android: ilu koordynatorów w terenie, czy jest zasięg na hali, czy musi być offline?
- Decyzja po tej liście: SaaS / most / własny silnik — z datą przeglądu, nie „kiedyś”.
Właściciel agencji, który kupuje spokój przy kontroli i przy żądaniu dostępu, kupuje nudny system. Nudny znaczy: skierowanie jest, godziny się zgadzają, dokument nie wygasł, CV nie żyje wiecznie, faktura ma pozycje, portal zakładu nie dzwoni o 22:00 z pytaniem „kto jutro”. To jest cały produkt. Reszta — AI scoring CV, gamifikacja reco, „talent pool 3.0” — może poczekać, aż pierwsza hala przestanie żyć na Telegramie.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy program dla agencji zatrudnienia zastąpi eRecruiter, Traffit albo HRlink?
- Nie z zasady i nie w pierwszym sprincie. Jeśli boli Was lejek, ogłoszenia i raport dla klienta korporacyjnego — kupcie dojrzały ATS i wymagajcie eksportu oraz umowy powierzenia. GESOFT wchodzi, gdy praca tymczasowa, portal pracodawcy-użytkownika, Android koordynatora, akord albo cudzoziemcy nie mieszczą się w lejku. Częsty układ: ATS zostaje, a my budujemy kartę skierowania, godzin i faktury ze wspólnym identyfikatorem osoby.
- Czy GESOFT wpisuje agencję do KRAZ albo składa wniosek do marszałka za nas?
- Nie. Od 1 czerwca 2025 r. wniosek o wpis składacie wyłącznie elektronicznie przez STOR/KRAZ (stor.praca.gov.pl) do wojewódzkiego urzędu pracy albo urzędu marszałkowskiego; do rejestru wpisuje Was marszałek województwa (biznes.gov.pl ou102). My możemy trzymać dossier wpisu (numer, zakres usług, daty, skany) w karcie firmy. Nie jesteśmy urzędem i nie klikamy za Was wniosku.
- Ile agencji zatrudnienia jest w Polsce?
- Według raportu branżowego Polskiego Forum HR „Rynek usług HR 2025” (relacja PulsHR 2.03.2026) na koniec 2025 r. było 8 286 agencji (−3% r/r), 1 493 nowe wpisy i 1 756 wykreśleń; raport mówi też o ponad 1 mln osób, które znalazły zatrudnienie dzięki agencjom. To nie jest tablica GUS. GUS podaje m.in. 14 988,3 tys. pracujących (31.01.2026) i — w relacji BI — ponad 1 132 tys. cudzoziemców pracujących (koniec lutego 2026). Tych zbiorów nie wolno spinać w jedno zdanie „tyle jest agencji”.
- Czym różni się karta kandydata od karty pracownika tymczasowego?
- Kandydat żyje w ATS: ogłoszenie, etapy, zgody, retencja CV. Pracownik tymczasowy żyje w stosunku pracy z agencją: umowa, skierowanie do pracodawcy-użytkownika, ewidencja czasu, stawka, badania, dokumenty pobytowe. To ta sama osoba w jednym identyfikatorze i dwa reżimy danych. Lejek, który „zatrudnia tempem” jako status rekrutacji, nie przeżyje kontroli PIP.
- Czy system policzy limit czasu pracy tymczasowej u jednego użytkownika?
- Tak — jako parametr z aktualnego tekstu jednolitego ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, nie jako liczba wpisana na sztywno z pamięci programisty. System ostrzega przed kolejnym skierowaniem. Wykładnię powiązań kapitałowych użytkowników i wyjątków zostawiacie kancelarii. My trzymamy licznik i ślad.
- Czy budujecie moduł wizowy, który zastąpi kancelarię od cudzoziemców?
- Nie. Trzymamy dossier dokumentów, daty ważności, alerty, blokadę skierowania i uprawnienia, kto widzi skan. Nie składamy wniosków do urzędu wojewódzkiego, nie interpretujemy przesłanek legalności i nie sprzedajemy „AI do wiz”. Kancelaria albo Wasz specjalista zostaje. Kalendarz przestaje żyć w Excelu Ani.
- Od kiedy KSeF dotyczy faktur agencji dla pracodawcy-użytkownika?
- Jak każdego podatnika VAT objętego obowiązkiem: 1 lutego 2026 r. albo 1 kwietnia 2026 r. według progów i harmonogramu MF (ksef.podatki.gov.pl). Nie ma osobnego „KSeF dla agencji”. Jeśli FV i tak wychodzi z FK — integrujemy pozycje z ewidencji godzin. Jeśli dziś sklejacie PDF w Wordzie — to jest temat projektu, nie ozdoby.
- Czy aplikacja zastąpi RCP zakładu albo listę płac ZUS?
- RCP zakładu zostaje źródłem godzin, jeśli zakład je ma; importujemy, godzimy, korygujemy ze śladem. Nie wojujemy czytnikiem na bramce klienta. Lista płac, deklaracje i składki zostają u płatnika (Wy + Wasz system kadrowy / biuro). Nie jesteśmy płatnikiem ZUS. Most do FK i kadr — tak. Przejęcie ZUS-u w weekend — nie.
- Co z e-Doręczeniami i z delegowaniem pracowników?
- e-Doręczenia: KRS od 1 kwietnia 2025 r. (spółki już objęte), CEIDG od 1 października 2026 r. — biznes.gov.pl. Trzymamy metadane pism, nie udajemy skrzynki ADE. Delegowanie: dyrektywa 2018/957, IMI/SIP zostaje poza nami; trzymamy dossier delegowania (kto, dokąd, okres, dokumenty, stawki uzgodnione z kancelarią). Nie budujemy IMI.
- Jak zacząć i czego potrzebujecie w briefie?
- Na stronie /kontakt: ile osób na zleceniach w szczycie, ilu klientów-zakładów, czy KRAZ to jedna usługa czy cztery, skąd godziny, czy jest akord i cudzoziemcy, jaki ATS i jaki system płac już stoi. Odpowiadamy w 24h: zostańcie przy SaaS, zróbmy most, albo budujmy silnik skierowań. Moodboard kandydata nie jest potrzebny.
Opisz projekt