Program dla zarządcy nieruchomości: usterki, obchody, TBS, aplikacja administratora
Wspólnota, TBS i kamienica nie zmieszczą się w Excelu po piątym adresie. Program dla zarządcy nieruchomości trzyma kartę budynku, zgłoszenia usterkowe i obchody — z aplikacją dla administratora w piwnicy bez zasięgu.
Zarządca, który obsługuje kilkanaście wspólnot, dwa budynki TBS i kilka kamienic czynszowych, nie szuka „platformy proptech”. Szuka programu dla zarządcy nieruchomości, w którym karta budynku, właściciel, najemca, zgłoszenia usterkowe i obchody budynku żyją w jednym miejscu. Excel i grupa WhatsApp „klatka A” umierają w momencie, gdy w sobotę o 19:00 pęka rura, a nikt nie wie, kto ma klucz do zaworu, kto jest w dyżurze i czy to zgłoszenie już ktoś przyjął. Oprogramowanie dla administratora budynków ma wtedy jedną robotę: pokazać prawdę o obiekcie i dać aplikację dla administratora, która w terenie nie wymaga zasięgu w piwnicy.
To nie jest CRM dewelopera ani portal ogłoszeń. CRM nieruchomości pilnuje, które lokale są wolne do sprzedaży. Tu lokale już mają właścicieli, uchwały, zaliczki i historię awarii. Zarządzanie nieruchomościami w rozumieniu codziennej roboty to: kto mieszka, kto płaci, co się zepsuło, kto to naprawi, kiedy był ostatni obchod i gdzie leży protokół z przeglądu. Jeśli którykolwiek z tych elementów siedzi w zeszycie konserwatora, w prywatnym telefonie prezesa wspólnoty albo w skrzynce „biuro@”, sobota skończy się pretensją, a nie protokołem.
Skala rynku nie jest abstrakcją marketingową. Główny Urząd Statystyczny podał, że na koniec 2024 r. zasoby mieszkaniowe w Polsce liczyły prawie 16,0 mln mieszkań (wzrost o 1,2% względem końca 2023 r.), o łącznej powierzchni użytkowej 1 206,8 mln m² i 61,2 mln izb. W miastach było 10,8 mln mieszkań, na wsi 5,1 mln. Przybyło 186,5 tys. lokali. Każde z tych mieszkań ma — albo będzie miało — kogoś, kto rozlicza media, przyjmuje zgłoszenie o cieknącym zaworze i pilnuje przeglądu komina. Nie wszystkie trafią do profesjonalnego zarządcy. Te, które trafią, nie zmieszczą się w jednym arkuszu, gdy liczba budynków przekroczy kilka adresów.
Czym naprawdę jest zarządzanie nieruchomościami, a nie slajd „smart building”
W polskim prawie zarządzanie nieruchomościami jest działalnością opisaną w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Ustawa definiuje, czym jest zarządzanie, jakie czynności obejmuje i na jakich zasadach wykonuje je zarządca — jako zawód i jako działalność gospodarcza. Historycznie zawód był licencjonowany państwowo; po deregulacji z 2014 r. zniknął obowiązek licencji urzędowej, ale nie zniknęła odpowiedzialność, umowa o zarządzanie ani obowiązek ubezpieczenia OC. Branża od lat rozmawia o standardach, rejestrach i powrocie silniejszej regulacji — to proces legislacyjny, nie przycisk w aplikacji. Program nie nadaje licencji i nie zastępuje prawnika. Trzyma umowę, polisę, zakres czynności i ślad, kto co zrobił w budynku.
W praktyce zarządca (albo administrator zatrudniony przez zarządcę, wspólnotę, spółdzielnię albo TBS) robi trzy rzeczy naraz. Po pierwsze: utrzymuje budynek — przeglądy, konserwacja, awarie, sprzątanie, zieleń, dźwig, kotłownia. Po drugie: obsługuje ludzi — właścicieli, najemców, lokatorów socjalnych, członków wspólnoty, którzy chcą wiedzieć, za co poszła zaliczka. Po trzecie: pilnuje papieru — uchwały, wezwania, faktury od dostawców, protokoły, korespondencja z urzędem. Excel ogarnie jedną z tych warstw przez miesiąc. Trzy warstwy naraz, na dwunastu adresach, po pierwszym sezonie grzewczym, już nie.
- Karta budynku: adres, liczba klatek i lokali, instalacje, dźwigi, kotłownia, miejsca postojowe, komórki, teren.
- Karta lokalu: właściciel / współwłaściciele, najemca, udział, kontakt, liczniki, historia zgłoszeń.
- Karta osoby: zgody na SMS i e-mail, kanał kontaktu, pełnomocnik, język, czy chce tylko wezwania, czy też komunikaty o awarii.
- Zgłoszenie: lokal, miejsce (klatka, dach, winda), priorytet, zdjęcie, status, wykonawca, koszt, protokół.
- Obchód: trasa, checklista, data, osoba, odstępstwa, zdjęcia, zadania wynikowe.
- Dokument: uchwała, umowa, polisa, protokół przeglądu, pismo z urzędu — z datą i budynkiem, nie „w folderze 2023”.
Jeśli któregoś z tych obiektów nie ma w modelu danych, za rok będziecie doklejać kolumny do Excela albo kupować drugi program „na uchwały”. Sens mają dopiero wtedy program dla zarządcy nieruchomości, oprogramowanie dla administratora budynków i aplikacja dla administratora jako jeden silnik kart. Reszta (portal mieszkańca, aplikacja w sklepie Google, automatyczne rozliczenie mediów z importu CSV) dokładamy, gdy karta budynku już nie kłamie.
Wspólnota, spółdzielnia, TBS i kamienica czynszowa to cztery produkty
Najczęstszy błąd sprzedawcy oprogramowania: jeden formularz „dla nieruchomości”. Wspólnota mieszkaniowa ma właścicieli lokali, zaliczki na koszty, zebranie i uchwały. Spółdzielnia ma członków, wkłady, wyodrębnione i niewyodrębnione lokale, często własny dział techniczny. TBS — towarzystwo budownictwa społecznego — to spółka, która buduje i wynajmuje lokale na zasadach budownictwa społecznego, z kolejką chętnych, umową najmu i czynszem innym niż rynkowy. Kamienica prywatna ma najemców, kaucje, wypowiedzenia i pustostany. Jeśli wrzucisz to do jednej kolejki „klient–lokal”, rozliczenie i komunikat o awarii windy wybuchną na tym samym ekranie.
Nie podajemy tu liczby towarzystw ani lokali TBS w kraju, bo to nie jest liczba, którą wolno zgadywać z pamięci. Ważniejsze jest, czym TBS różni się w oprogramowaniu: najemca nie jest właścicielem udziału, kolejka oczekujących i kryteria dochodowe są procesem, a nie notatką, a część obowiązków wynika z umów z gminą i z przepisów o popieraniu budownictwa mieszkaniowego. Panel „jak we wspólnocie” z głosowaniem według udziałów jest tu zbędny. Panel „jak w hotelu” z dobową rezerwacją też. Potrzebujecie karty lokalu socjalnego / TBS, umowy najmu, wezwania, zgłoszenia usterki i obchodu części wspólnych.
- Wspólnota: właściciel, udział, zaliczka, uchwała, zebranie, fundusz remontowy.
- Spółdzielnia: członek, wkład, wyodrębnienie, często własne ekipy i magazyn części.
- TBS: najem, kolejka, czynsz regulowany zasadami towarzystwa, umowa z gminą — bez wymyślania liczebności branży.
- Zasób prywatny / komercja: najem, kaucja, pustostan, faktura dla firmy, nie uchwała o elewacji.
- Mieszanka w jednym portfelu: ten sam budynek może mieć lokale własnościowe i lokale TBS albo lokale użytkowe w parterze.
Dlatego oprogramowanie dla administratora budynków zaczynamy od pytania: ile adresów, jaki tytuł prawny, kto zgłasza usterkę (właściciel, najemca, ochrona, konserwator) i kto płaci. Nie od „modułu IoT na każdy zawór”. Model właściciel / najemca / lokal / budynek, który nie pęknie, gdy dodacie drugi TBS albo pierwszą wspólnotę z lokalami użytkowymi, jest całym produktem na pierwszy kwartał.
Dlaczego Excel, mail i WhatsApp nie wyrabiają po piątym budynku
Typowy dzień małego biura zarządzania: rano wezwanie z windy, w południe skan faktury za prąd części wspólnych, po południu mieszkaniec pisze na Messengerze, że od trzech dni nie ma ciepłej wody, a wieczorem prezes wspólnoty prosi o „listę dłużników na jutrzejsze zebranie”. Recepcja (często jedna osoba) sprawdza Excel zaliczek, folder ze skanami, grupę „awarie klatka B” i prywatny telefon konserwatora, który jest na urlopie. W tym samym czasie ktoś inny przyjmuje to samo zgłoszenie drugim kanałem. Dwa wyjazdy na jedną cieknącą spłuczkę to nie „zaangażowanie”. To koszt, którego nie widać w ryczałcie umowy o zarządzanie.
- To samo zgłoszenie w trzech kanałach: mail, telefon, grupa WhatsApp — trzy statusy, zero właściciela zadania.
- Klucze, kody do kotłowni i instrukcja alarmu w zeszycie człowieka, który akurat choruje.
- Obchód „na oko” bez checklisty: dach był „chyba w maju”, a protokół z kominiarzem leży w szufladzie u poprzedniego administratora.
- Rozliczenie mediów w arkuszu, którego nikt nie potrafi otworzyć bez hasła byłej księgowej.
- Lista obecności na zebraniu na kartce — potem spór, czy uchwała w ogóle zapadła.
- Faktura od firmy odśnieżającej bez powiązania z budynkiem i ze zleceniem — księgowość zgaduje, która wspólnota ma zapłacić.
- Mieszkaniec nie wie, czy ktoś przyjął zgłoszenie, więc dzwoni trzeci raz i idzie na Facebook wspólnoty.
Excel nie blokuje podwójnego wyjazdu. Messenger nie wie, że awaria dźwigu ma inny SLA niż żarówka na klatce. Ogólny helpdesk „dla e-commerce” nie zna lokalu, udziału i tego, że zgłoszenie z lokalu 17 dotyczy pionu, który idzie przez lokale 7 i 27. Branżowy program dla zarządcy nieruchomości traktuje budynek jak zasób z częściami, a nie jak „klienta z ticketem”.
Karta budynku jest jedną prawdą — reszta jest widokiem
Budynek ma adres, obręb, księgę (gdy ją trzymacie), liczbę kondygnacji, klatek, lokali mieszkalnych i użytkowych, miejsca postojowe, komórki, place zabaw, śmietnik, przyłącza, kotłownię, hydrofornię, dźwigi z numerami i datami przeglądów, ochronę, monitoring, firmy stałe (sprzątanie, zieleń, odśnieżanie, serwis wind). To nie jest „wizytówka inwestycji”. To jest słownik, z którego korzysta zgłoszenie, obchod, faktura i uchwała. Jeśli „klatka A” w jednym pliku znaczy coś innego niż w drugim, konserwator pojedzie nie tam.
Lokal dziedziczy budynek i dodaje: numer, piętro, metraż, udział, liczniki (ciepło, woda, prąd części wspólnych jeśli dotyczy), właścicieli, ewentualnego najemcę, pełnomocnika, uwagi (pies, osoba z ograniczoną mobilnością — tylko gdy ktoś to zgłosił i jest podstawa, żeby to trzymać). Status lokalu we wspólnocie nie jest statusem sprzedaży z CRM dewelopera. Tu lokal jest wyodrębniony albo nie, zadłużony albo nie, w remoncie albo nie. W TBS lokal jest wolny, w najmie, w wypowiedzeniu, w remoncie po zdaniu. Mieszanie tych słowników w jednej kolumnie „status” kończy się tym, że ktoś „sprzeda” lokal, który jest w najmie społecznym.
- Jedna karta budynku, wiele widoków: techniczny, finansowy, kontaktowy, dokumentowy.
- Części wspólne jako osobne „miejsca” (dach, winda nr 2, parking podziemny, pomieszczenie śmietnikowe), nie jako komentarz.
- Powiązanie lokalu z licznikiem i z pionem — zgłoszenie „brak wody” umie wskazać sąsiadów na tym samym pionie.
- Historia zmian: kto zmienił kontakt, kto dodał współwłaściciela, kto zamknął uchwałę.
- Drugi adres w portfelu to ten sam model, inna karta — nie kopia Excela „Warszawa_final_v7”.
Dopiero na tej karcie ma sens portal mieszkańca i SMS. Inaczej wyślecie komunikat „jutro wyłączenie wody” do ludzi z innego budynku, bo w arkuszu pomyliły się zakładki. To najtańszy skandal, jakiego nie chcecie w opinii Google biura zarządzania.
Zgłoszenia usterkowe to helpdesk, nie grupa na Messengerze
Zgłoszenia usterkowe są sercem dnia. Mieszkaniec, najemca albo ochrona zgłasza: cieknie, nie działa, śmierdzi, jest niebezpiecznie, jest brudno. System ma przyjąć zgłoszenie z portalu, z maila, z telefonu (wpisuje biuro) i z aplikacji dla administratora w terenie. Każde zgłoszenie dostaje numer, budynek, miejsce, priorytet, SLA, właściciela i status: nowe / przyjęte / w realizacji / czekamy na części / czekamy na dostęp do lokalu / zamknięte / odrzucone. Bez numeru nie ma rozmowy „to już zgłaszałem w czwartek”.
To jest ten sam silnik, którego używamy w helpdesku i w serwisie terenowym: zgłoszenie, priorytet, wyjazd, protokół, zdjęcie, czas. Różni się słownik miejsc (klatka, pion, dźwig, dach) i to, że zgłaszający często jest właścicielem udziału, a nie klientem B2B z umową SLA na drukarkę. Priorytet „winda stoi, w budynku są osoby z ograniczoną mobilnością” nie może stać w tej samej kolejce co „proszę o wymianę żarówki przy śmietniku, nie pali się od tygodnia” — drugie też jest ważne, ale nie o 19:00 w sobotę.
- Przyjęcie: kanał, osoba, lokal albo część wspólna, opis, zdjęcie, czy jest dostęp do lokalu i kiedy.
- Triage w biurze albo przez dyżurnego: priorytet, czy to awaria instalacji, czy porządek, czy reklamacja po remoncie.
- Zlecenie: własne ekipy albo firma zewnętrzna; koszt szacunkowy; czy idzie w koszty wspólnoty, lokalu, czy gwarancji wykonawcy.
- Wyjazd: termin, kto jedzie, jakie klucze, czy mieszkaniec musi być obecny.
- Protokół: co zrobiono, części, zdjęcia po, podpis albo potwierdzenie w portalu.
- Zamknięcie i informacja do zgłaszającego — nie cisza, po której człowiek dzwoni trzeci raz.
- Jeśli to powtarzalna usterka na tym samym pionie — powiązanie, nie nowy ticket „jak leci”.
Mieszkaniec w portalu widzi swoje zgłoszenia i status, nie widzi wewnętrznej kłótni, czy płaci wspólnota, czy on. Administrator w terenie widzi kolejkę dnia, mapę (albo listę adresów), klucze i historię lokalu. Biuro widzi SLA i koszty. To trzy widoki jednej karty zgłoszenia. Jeśli macie tylko skrzynkę „awarie@”, macie kolejkę maili, nie helpdesk.
Priorytet, SLA i to, czego nie obiecujemy w regulaminie portalu
SLA w zarządzaniu nie jest marketingiem „odpowiemy w 15 minut”. Jest umową: zalanie — interwencja w X godzinach; winda — zgodnie z umową serwisową; żarówka — w najbliższym obchodzie. System pilnuje zegara i eskalacji (dyżurny, prezes, serwis 24h), nie pisze regulaminu za prawnika. Nie obiecujemy w portalu czasu, którego nie macie w umowie z wykonawcą dźwigu. Lepiej uczciwy status „czekamy na serwis windy, numer zlecenia …” niż zielony pasek „w realizacji”, pod którym nikt nie jedzie.
Obchody budynku: checklista, nie „byłem i było okej”
Obchody budynku są jedyną rzeczą, która łapie przeciek na dachu zanim trafi na sufit na ostatnim piętrze. Typowy obchod: klatki, oświetlenie, śmietnik, teren, plac zabaw, garaż, pomieszczenia techniczne, dach (gdy dostępny i bezpieczny), kotłownia, hydrofornia, stan tablic ogłoszeń. Bez checklisti obchod jest spacerem. Z checklistą i zdjęciem jest protokołem, który obronicie na zebraniu, gdy ktoś powie, że „od pół roku nikt tu nie zagląda”.
Aplikacja w terenie działa jak nasze inne kawałki field service: duże przyciski, zdjęcie, ptaszek, offline w piwnicy i w garażu podziemnym. Android najpierw — tak chodzi większość konserwatorów w Polsce. iPhone dokładamy, gdy naprawdę jest w zespole. Nie każemy mieszkańcowi pobierać apki, żeby zgłosić cieknący zawór; do tego wystarczy strona. Aplikacja dla administratora jest dla ludzi, którzy obchodzą i naprawiają, nie dla prezesa wspólnoty, który chce raz w miesiącu zobaczyć salda.
- Szablon obchodu per typ budynku (blok z wielkiej płyty, kamienica, TBS z windą, pawilon usługowy).
- Trasa i częstotliwość: codziennie klatki, raz w tygodniu dach / kotłownia, raz w miesiącu pełny protokół.
- Odstępstwo od razu staje się zgłoszeniem albo zadaniem — nie ginie w notatce „do ogarnięcia”.
- Zdjęcie „tak ma wyglądać” przy nowym pracowniku, nie ustny briefing na parkingu.
- Check-in przy budynku (GPS albo kod w kotłowni) jako sygnał, że obchod się odbył — nie jako inwigilacja co do metra; w garażu GPS kłamie.
- Podpis / zamknięcie obchodu: data, osoba, liczba odstępstw, zadania otwarte.
Obchod bez wynikowego zadania to teatr. Jeśli na klatce brakuje żarówki, system ma otworzyć zgłoszenie z miejscem i zdjęciem, nie liczyć, że konserwator „pamięta z głowy do furgonetki”. Jeśli na dachu stoi woda, priorytet skacze sam, bo szablon tak ustawiście. To nie AI. To reguła, którą da się kliknąć.
Aplikacja dla administratora w terenie — kuzyn serwisu, nie Instagram budynku
Aplikacja dla administratora ma pokazać: lista na dziś (obchody + awarie + odbiory po firmach), karta budynku, klucze i kody w roli, historia lokalu, przycisk zdjęcia, przycisk „nie mam dostępu”, tryb offline. Nie ma feedu, lajków ani „cyfrowej społeczności mieszkańców”. To pole, na którym ogólne aplikacje wspólnotowe lubią się rozjechać: chcą być Facebookiem klatki, a konserwator potrzebuje trzech przycisków w rękawicach.
Architektura jest ta sama co w aplikacji serwisu terenowego i w aplikacji firmy sprzątającej: panel web w biurze (Laravel), API, Android, kolejka zdjęć, synchronizacja po powrocie LTE. Różni się słownik i to, że „klientem” zgłoszenia bywa wspólnota, a płatnikiem — fundusz remontowy albo lokal. Nie mieszamy tego z pełnym CAFM-em, czujnikami IoT i BIM-em na trzy klatki. Najpierw lista dnia i protokół. Czujnik zalania dokładamy, gdy protokół już działa i wiecie, która klatka naprawdę zalewa.
- Logowanie indywidualne — żadnego wspólnego konta „konserwator / hasło na tablicy”.
- Lista dnia posortowana po adresie i priorytecie, nie po tym, kto głośniej zadzwonił.
- Nawigacja do adresu, notatka o parkowaniu i o tym, którędy wejść na dach.
- Offline: zapis zgłoszenia i zdjęć lokalnie, wysyłka po sieci; konflikt rozwiązujemy prosto.
- Magazyn w furgonetce: żarówki, uszczelki, worki — zejście ze stanu przy zamknięciu zgłoszenia, jeśli tego chcecie.
- Czas pracy: wyjazd, na miejscu, powrót — do rozliczenia umowy, nie do inwigilacji minuty.
Portal mieszkańca i komunikacja: mniej telefonów, nie więcej powiadomień
Mieszkaniec chce wiedzieć trzy rzeczy: czy przyjął ktoś zgłoszenie, ile ma do zapłaty, kiedy wyłączycie wodę. Portal (najpierw w przeglądarce, mobile first) pokazuje jego lokale, salda, wezwania, ogłoszenia przypisane do budynku i status zgłoszeń. Nie pokazuje sald sąsiada, protokołu z cudzego lokalu ani wewnętrznych notatek „ten pan zawsze krzyczy”. SMS i e-mail idą na konkretny komunikat: awaria, wezwanie, termin zebrania — za zgodą i z możliwością wyłączenia marketingu, którego tu i tak nie robimy.
Prezes wspólnoty i członek zarządu dostają szerszy widok: koszty, uchwały, umowy stałe, otwarte zgłoszenia. Nie dostają uprawnień księgowej i nie eksportują całej bazy PESEL-i. Role są tańsze niż skandal. Szerzej o zgodach, retencji i logach: RODO w aplikacjach webowych. Hosting w UE. Wspólne hasło „wspolnota2020” nie przechodzi.
- Ogłoszenie przypisane do budynku albo klatki, z datą ważności — nie wieczny PDF na tablicy, którego nikt nie zdjął.
- Wyłączenie wody / prądu / windy: czas od–do, powód, status „przywrócone”.
- Wezwanie i historia wpłat właściciela — bez wykresów, których nikt nie czyta.
- Pełnomocnik i współwłaściciel: kto dostaje korespondencję, kto może głosować, kto tylko patrzy.
- Język komunikatu (PL, czasem UA / EN) jako pole, nie jako „jakoś przetłumaczymy w głowie”.
Nie każemy pobierać aplikacji ze sklepu, żeby zgłosić awarię albo zobaczyć, że jutro nie będzie ciepłej wody. Pobranie zabija zgłoszenie od osoby, która mieszka tu od miesiąca i nie chce trzeciego loginu. Aplikacja natywna dla mieszkańca ma sens w dużym TBS albo w sieci spółdzielni, gdy push „winda ruszyła” naprawdę obcina centralę. Na 60 lokali wystarczy strona i SMS.
Pieniądze: zaliczki, media, dłużnicy — bez udawania pełnej księgowości
Zarządca rozlicza zaliczki na koszty zarządu, fundusz remontowy, media, czasem fundusz celowy. System operacyjny ma znać masę, stawkę, indywidualne liczniki i salda. Nie zastępuje programu księgowego wspólnoty ani biura rachunkowego. Pilnuje, że wezwanie wyszło, że wpłata spadła na właściwy lokal i że prezes widzi listę zaległości przed zebraniem, nie „w piątek wieczorem w Excelu, który się rozjechał po sortowaniu”.
Rozliczenie mediów: import z CSV / XLS dostawcy albo odczyt z obchodu, korekty, indywidualne liczniki, ryczałt, pustostan. Spory o wodę są droższe niż ładny wykres. System trzyma odczyt, datę, kto wpisał, zdjęcie licznika jeśli je robicie. Nie obiecuje „AI odczyta licznik z ciemnej piwnicy zawsze dobrze”. Obiecuje, że odczyt nie zginie między dwiema kartkami.
- Plan kont kosztów wspólnoty / budynku: stałe (sprzątanie, serwis windy), zmienne (prąd części wspólnych), fundusz remontowy.
- Naliczenie masowe i korekta jednego lokalu bez ruszania reszty.
- Wpłata: import wyciągu albo ręczne dekretowanie na lokal — z historią, kto przypisał.
- Lista dłużników z progiem i datą — do wezwania, nie do publikacji na klatce (to osobna decyzja prawna, nie przycisk „wystaw na tablicy”).
- Najem w TBS / kamienicy: czynsz, kaucja, indeksacja, wypowiedzenie — inny dokument niż zaliczka wspólnoty.
Gdy wystawiacie faktury z panelu (lokale użytkowe, usługi dodatkowe, najem komercyjny), temat KSeF przestaje być „sprawą księgowej w tle”. Od 2026 r. faktura między podatnikami VAT idzie przez Krajowy System e-Faktur. Harmonogram z ksef.podatki.gov.pl: 1 lutego 2026 dla podmiotów, których sprzedaż (wraz z podatkiem) za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł; 1 kwietnia 2026 dla pozostałych. Faktury konsumenckie w KSeF są fakultatywne. Jeśli cała sprzedaż i tak leci przez program księgowy z certyfikatem — zostańcie przy nim. Integrację budujemy, gdy fakturę rodzi Wasz panel.
Uchwały, zebrania i dokumenty, które mają się dać znaleźć
Zebranie wspólnoty albo spotkanie z najemcami TBS nie zaczyna się od „gdzie jest lista obecności z zeszłego roku”. System trzyma porządek obrad, projekt uchwały, listę uprawnionych, obecność, wynik głosowania (według udziałów albo według zasad, które obowiązują w danym zasobie), skan protokołu i termin publikacji. Nie jesteśmy notariuszem i nie interpretujemy, czy uchwała jest ważna. Jesteśmy szafą, w której widać, co przyjęto i kto był.
Dokumenty: umowa o zarządzanie, umowy z dostawcami, polisy, protokoły przeglądów (kominiarz, dźwig, elektryka, gaz), decyzje, pozwolenia, instrukcje pożarowe, książka obiektu w wersji, którą naprawdę uzupełniacie. Każdy plik ma budynek, typ, datę ważności i przypomnienie. Przegląd dźwigu, który „gdzieś był”, nie istnieje. Przypomnienie 30 dni przed końcem ważności jest tańsze niż zatrzymana winda i mandat.
- Wyszukiwarka po budynku i typie, nie po nazwie pliku „skan (3) ostateczny.pdf”.
- Wersjonowanie uchwały: projekt, przyjęta, sprostowanie.
- Pełnomocnictwa do głosowania z datą i zakresem.
- Retencja: co trzymamy ile lat — Wasza polityka; system ma datę, nie teczkę „na zawsze”.
- Dostęp: biuro, zarząd wspólnoty, audytor — różne zestawy, jeden magazyn plików.
e-Doręczenia i korespondencja urzędowa dla spółek z KRS
Jeśli biuro zarządzania działa jako spółka wpisana do KRS (albo prowadzicie TBS, spółdzielnię, inną osobę prawną), korespondencja z urzędem nie jest już tylko kopertą na wycieraczce. Usługa e-Doręczeń jest obowiązkowa dla podmiotów rejestrowanych w KRS od 1 stycznia 2025 r. już przy rejestracji, a dla przedsiębiorców wpisanych do KRS przed tą datą — od 1 kwietnia 2025 r. (zgodnie z harmonogramem na biznes.gov.pl i komunikatami Ministerstwa Cyfryzacji). Inne podmioty niepubliczne w KRS, w tym fundacje i stowarzyszenia, też są w tym kalendarzu. Firmy z CEIDG sprzed 2025 r. mają późniejszy termin (1 października 2026 r.) — nie mieszamy tych dat.
Aplikacja nie zastępuje skrzynki e-Doręczeń. Może trzymać kopię pisma przy karcie budynku, datę wpływu, termin odpowiedzi i zadanie dla konkretnej osoby. To jest różnica między „urzędowy PDF w prywatnym mailu prezesa” a „na karcie wspólnoty X leży wezwanie, deadline za 7 dni”. Nie obiecujemy automatycznego parsera wszystkich pism z BAE. Obiecujemy, że pismo nie umrze w skrzynce człowieka na urlopie.
Przeglądy, ubezpieczenie, bezpieczeństwo — kalendarz, który boli, gdy milczy
Budynek ma twardy kalendarz: przeglądy kominiarskie, gazowe, elektryczne, dźwigowe, pięcioletnie i roczne stanów technicznych, próby pożarowe, legalizacje liczników, polisa OC wspólnoty i OC zarządcy, przegląd dachu po zimie. Każdy z tych punktów ma datę, wykonawcę, protokół i następną datę. System, który umie tylko ticket „awaria”, nie umie zarządzać budynkiem. System, który umie tylko kalendarz przeglądów i nie przyjmie zgłoszenia o zalaniu, też nie.
- Szablon obowiązków per typ obiektu — kamienica bez dźwigu nie dostaje zadania „winda”.
- Wykonawca stały z umową, polisą i numerem alarmowym.
- Protokół jako plik + data następnego badania, nie jako „było okej” w SMS-ie.
- Eskalacja do biura 30 / 14 / 3 dni przed przeterminowaniem.
- Po protokole z usterką — automatyczne zgłoszenie wynikowe, nie nadzieja, że ktoś przeczyta PDF.
Nie interpretujemy prawa budowlanego ani rozporządzeń o książce obiektu. Dajemy pola i przypomnienia, które Wy uznajecie za obowiązujące na danym typie budynku. To uczciwsze niż „moduł BHP zgodny ze wszystkimi nowelizacjami”, którego nikt nie utrzymuje.
Wykonawcy, zamówienia i magazyn części
Stałe firmy (sprzątanie, ochrona, zieleń, odśnieżanie, serwis kotła, serwis dźwigu) mają umowę, zakres, stawkę, SLA i osobę do kontaktu. Zlecenie jednorazowe (naprawa dachu, wymiana drzwi do śmietnika) ma kosztorys, akceptację (kto może zaakceptować jaką kwotę), protokół odbioru i fakturę. Powiązanie faktury ze zleceniem i z budynkiem kończy klasykę „księgowość nie wie, której wspólnocie to wrzucić”.
Magazyn: żarówki, worki, sól, uszczelki, baterie do czujników. Stan w bazie i stan w furgonetce. Zejście przy zamknięciu zgłoszenia. To nie SAP. To lista, która nie kończy się zdziwieniem w piątek, że soli nie ma, a śnieg jest. Przy większym TBS albo spółdzielni magazyn ma lokalizacje. Przy ośmiu wspólnotach wystarczy jeden regał i stan w panelu.
Portfel wielu budynków: jedna firma, wiele prawd, które nie mogą się pomieszać
Biuro, które bierze kolejną wspólnotę, najczęściej psuje się na uprawnieniach i na przelewach. Księgowa wspólnoty A nie widzi sald wspólnoty B. Prezes A nie widzi zgłoszeń z TBS-u po sąsiedzku, nawet jeśli obsługuje je to samo biuro. Konserwator widzi adresy, na które jedzie. Właściciel biura widzi marżę umowy o zarządzanie i godziny ekipy. Laravelowe polityki po stronie API, nie tylko ukryty przycisk w menu — ten sam standard co w innych naszych panelach.
Drugi problem portfela: ten sam wykonawca, trzy stawki, cztery budynki. Umowa sprzątania nie może „wziąć się z cennika ogólnego”, jeśli wspólnota C ma inną częstotliwość. System trzyma umowę przy budynku. Raport „godziny ekipy vs ryczałt umowy o zarządzanie” pokazuje, która wspólnota zjada marżę dojazdem i awariami po godzinach. To nudny raport. Dlatego działa.
- Oddzielne „konta” wspólnot / zasobów z własnym planem kont i własnymi dokumentami.
- Wspólna kartoteka wykonawców, lokalne umowy i stawki.
- Czas pracy i dojazd per adres — inaczej ryczałt kłamie.
- Onboarding nowej wspólnoty: import lokali, właścicieli, sald, otwartych zgłoszeń; stary Excel do archiwum, nie „obok na wszelki wypadek”.
- Offboarding: oddanie danych uprawnionemu zarządowi, wyłączenie dostępów, retencja zgodnie z umową.
Gotowy program dla zarządcy czy własne oprogramowanie
Na rynku są dojrzałe polskie i zagraniczne pakiety do wspólnot i administracji. Część dowiezie zaliczki, uchwały i bazę lokali. Część jest ciężka, stara albo słaba w terenie. Licencja per lokal / per wspólnota rośnie razem z portfelem. Program dla zarządcy nieruchomości pisany na zamówienie ma sens, gdy: mieszacie wspólnoty, TBS i najem; chcecie własną aplikację dla administratora pod swoją marką; portal mieszkańca ma być pod Waszą domeną (SEO „zarządca [miasto] zgłoś usterkę” nie na cudzej subdomenie); rozliczenie i teren mają być jednym stosem; kod i dane mają zostać u Was, gdy zmieni się vendor. Porównanie podejść: gotowy program czy oprogramowanie na zamówienie.
Szczerze: jedna wspólnota, 20 lokali, prezes-społecznik i konserwator na telefon — wystarczy dobry arkusz, skrzynka mailowa i folder z protokołami, albo lekki SaaS. Nie sprzedajemy przebudowy z ambicji. Custom zaczyna się, gdy biuro liczy budynki w dziesiątkach albo gdy gotowiec nie umie obchodu i zgłoszenia w piwnicy bez zasięgu. Wtedy dokładamy brakujący kawałek albo stawiamy wąski silnik, nie „ERP nieruchomości na trzy kraje”.
RODO, klucze, monitoring i zdjęcia z cudzego mieszkania
Baza właścicieli to imiona, adresy, telefony, e-maile, czasem PESEL na dokumencie, numery kont, salda, zdjęcia zalanych łazienek. To nie jest lista newslettera. Zgoda na SMS o awarii wynika z obsługi nieruchomości; zgoda na „życzenia świąteczne od zarządcy” jest osobna i zwykle niepotrzebna. Zdjęcie z lokalu po zalaniu jest dokumentacją szkody, nie materiałem na Instagram biura. Monitoring na klatce: cel, retencja, kto ogląda, zakaz „śmiesznych klatek”. Kody do kotłowni i szafki z kluczami: role i retencja po odejściu pracownika tego samego dnia, nie „zmienimy w przyszłym tygodniu”.
Mieszkaniec ma prawo wiedzieć, co o nim trzymacie i po co. Ścieżka wglądu i usunięcia (tam, gdzie nie blokuje jej obowiązek rozliczenia albo spór) jest tańsza na starcie niż po wniosku. Logi: kto eksportował listę dłużników, kto otworzył skan dowodu. Wspólne konto to brak rozliczalności. Szerzej: RODO w aplikacjach. Serwer w UE, kopie, szyfrowanie w transporcie.
Jak wygląda wdrożenie, które nie zabija sezonu grzewczego
Nie migrujemy pięciu lat historii z dwudziestu Exceli w pierwszy tydzień. Ustawiamy budynki, lokale, osoby, szablon zgłoszeń i obchodu, role. Przenosimy salda i otwarte usterki. Stary kanał (mail) zostaje przez miesiąc jako wpis do tego samego helpdesku. Po dwóch tygodniach widać, czy konserwator klika w piwnicy i czy biuro nie prowadzi równoległego zeszytu „na wszelki wypadek”. Dopiero potem: portal mieszkańca, import mediów, uchwały, KSeF, druga ekipa.
- Spisujecie adresy: typ zasobu (wspólnota / spółdzielnia / TBS / najem), liczba lokali, dźwigi, kotłownia.
- Ustalacie, kto zgłasza i jakim kanałem na start (telefon + formularz, bez wymuszania apki).
- Szablon obchodu i priorytety awarii — na piśmie, nie „jakoś w głowie starego konserwatora”.
- Import lokali i kontaktów; czyszczenie dubli i martwych numerów.
- Tydzień równoległy: każde zgłoszenie wpada do panelu, Excel nie przyjmuje nowych linii.
- Po miesiącu: które budynki zjadają czas, które zgłoszenia wracają, czy SLA jest realne.
Szkolenie konserwatora jest godzinne albo nie istnieje. Jeśli ekran wymaga szkolenia dwudniowego, ekran jest zły. Biuro dostaje dłuższy onboarding na salda i uprawnienia. Prezes wspólnoty dostaje półgodzinne „gdzie kliknąć, żeby zobaczyć usterki i salda”. Nie robimy konferencji o cyfrowej transformacji zarządzania.
Jak ten program się spłaca — bez slajdu o synergicznym ekosystemie
Jeden zalany strop, którego obchod nie złapał, kosztuje więcej niż wąski MVP. Jeden podwójny wyjazd w niedzielę przez brak numeru zgłoszenia zjada marżę ryczałtu. Jedna zgubiona polisa albo przeterminowany przegląd dźwigu jest droższa niż przypomnienie w kalendarzu. Utrzymanie umowy o zarządzanie przy odnowieniu — gdy prezes widzi protokoły, a nie „zaufajcie nam” — jest tańsze niż zdobywanie nowej wspólnoty na poleceniu, które właśnie straciliście.
Liczymy to na Waszych liczbach: ile budynków, ile zgłoszeń w miesiącu, ile osób w terenie, czy boli usterka, obchod, salda czy uchwały. Nie liczymy „oszczędności 30% dzięki AI”. Po pierwszym miesiącu widać czas ekipy per adres i liczbę zgłoszeń bez zamknięcia. To wystarczy, żeby zdecydować, czy portal mieszkańca jest następny, czy najpierw magazyn żarówek.
Czego nie ma w dniu pierwszym (i dobrze)
- IoT na każdy zawór i „cyfrowy bliźniak” budynku — gdy nie macie nawet checklisty obchodu.
- Giełda wykonawców dla całej Polski i ocena gwiazdkowa hydraulika.
- Głosowanie uchwał z podpisem kwalifikowanym każdego właściciela, jeśli zebranie i tak jest na sali.
- Pełna księgowość, JPK i interpretacje podatkowe wspólnoty.
- Moduł sprzedaży mieszkań deweloperskich — to inny produkt, inny lejek.
- Aplikacja w sklepie Google dla mieszkańca 40-lokalowej wspólnoty.
- Automatyczne pisma procesowe do dłużników — to kancelaria, nie przycisk.
Miejsce w modelu danych na drugi typ zasobu i na drugi adres zostawiamy. Funkcji „na slajdzie konkurencji” nie. Dzięki temu za rok nie przepisujecie karty budynku, gdy weźmiecie pierwszy TBS albo pierwszą kamienicę z lokalami użytkowymi.
Sezon grzewczy, wyłączenia i dyżur po godzinach
Od września do kwietnia zarządzanie nieruchomościami przestaje być „zaliczkami i uchwałami”. Staje się kotłownią, zaworami, odpowietrzaniem, reklamacją „u sąsiada gorąco, u nas zimno” i decyzją, czy w nocy jedzie własny konserwator, czy firma z umową 24h. Program dla zarządcy nieruchomości musi umieć dyżur: kto bierze telefon po 17:00, jaki jest numer alarmowy na drzwiach kotłowni, które zgłoszenie budzi człowieka, a które czeka do rana. Bez tej reguły każda wiadomość na grupie jest „PILNE”, a konserwator wypala się w listopadzie.
Wyłączenie ciepła albo wody na pionie to komunikat z godziną od–do, listą lokali na pionie i statusem „przywrócone”. Jeśli wyślecie SMS do całego budynku, bo w Excelu nie było pionu, dostaniecie dwadzieścia telefonów z klatek, których nie dotyczy. Jeśli nie wyślecie nic, dostaniecie pretensję, że „znów nikt nie uprzedził”. Ten sam mechanizm co ogłoszenie o awarii windy: miejsce, czas, kanał, potwierdzenie. Nie newsletter. Nie post na Facebooku wspólnoty, który widzi połowa właścicieli i żaden najemca TBS.
- Grafik dyżuru: osoba, telefon służbowy, okno godzinowe, zastępstwo na urlop.
- Reguła eskalacji: zalanie i winda — od razu; żarówka i hałas sąsiada — kolejka dnia.
- Numer serwisu kotła i dźwigu na karcie budynku, nie w prywatnych kontaktach byłego pracownika.
- Komunikat o wyłączeniu z listą lokali / klatek, nie „do wszystkich z arkusza”.
- Po sezonie: raport awarii kotłowni i liczby wyjazdów nocnych — do rozmowy o ryczałcie z wykonawcą.
Odpowietrzanie i „nierównomierne grzanie” są klasą zgłoszeń, które bez historii pionu kończą się trzema wizytami w tym samym pionie w dwa tygodnie. Karta zgłoszenia powiązana z pionem pokazuje, że w 4A, 4B i 5A już to było. Konserwator idzie z tą wiedzą, nie z pustą kartką. To nie jest diagnostyka cieplna z modelu 3D. To jest pamięć operacyjna, której Excel nie ma, bo nikt nie wpisuje numeru pionu do kolumny, której nie ma.
Zalanie, ubezpieczyciel i dowód, który nie ginie w rolce na telefonie
Zalanie jest najdroższym typowym zgłoszeniem w bloku. Liczy się minuta (zakręcić, kogo wezwać), potem dowód (zdjęcia przed odgrzybianiem, wskazanie źródła, czy pękła rura wspólna, czy wąż od pralki w lokalu), potem pieniądze (ubezpieczenie wspólnoty, ubezpieczenie lokalu, sprawca, fundusz). Zgłoszenia usterkowe bez zdjęcia z timestampem i bez powiązania z lokalem źródłowym kończą się sporem na zebraniu i odmową ubezpieczyciela, bo „nie da się ustalić przebiegu”.
Ścieżka, którą da się kliknąć: zgłoszenie priorytet zalanie → dyżurny → zakręcenie / firma → dokumentacja szkody na karcie (nie na prywatnym Instagramie konserwatora) → informacja do poszkodowanych lokali → decyzja, czy idzie szkoda z polisy wspólnoty. System nie jest likwidatorem. Jest teczką, którą likwidator i prezes zrozumieją. Jeśli zdjęcia żyją w trzech telefonach, szkoda żyje w trzech wersjach. Retencja tych zdjęć jest dłuższa niż retencja żarówki — i ma być świadoma, nie „trzymamy wszystko wiecznie, bo szkoda skasować”.
- Szablon szkody: źródło, lokale poszkodowane, czy instalacja wspólna, czy lokalowa.
- Zdjęcia przed pracami i po, z datą, bez wrzucania na publiczny kanał biura.
- Powiązanie z polisą na karcie budynku (numer, zakres, broker, telefon szkód).
- Notatka „czekamy na oględziny ubezpieczyciela” jako status, nie jako cisza.
- Po zamknięciu: koszt, kto pokrył, czy wraca do sprawcy — pole, nie mitologia na zebraniu.
Klucze, kody, szafka i człowiek, który odchodzi w piątek
Szafka z kluczami jest niedocenianym systemem krytycznym. Kotłownia, dach, hydrofornia, winda (maszynownia), pomieszczenie śmietnikowe, lokal pusty w TBS, komórka z solą, szafa prądowa. Każdy klucz albo kod ma miejsce, nosicieli i datę ostatniego wydania. Aplikacja dla administratora pokazuje, co zabrać na adres. Biuro widzi, kto nie zdał pęku po obchodzie. Odejście pracownika = natychmiastowe zdjęcie kodów i zadanie „wymiana wkładki”, nie „jakoś w przyszłym tygodniu, bo znamy się od lat”.
Kody alarmu i instrukcja uzbrojenia nie idą na grupę WhatsApp „ekipa 2026”. Idą do roli. Nowy konserwator na zastępstwie dostaje w aplikacji: którędy wejść, gdzie parkować, jaki kod, kogo nie budzić po 22:00, gdzie jest zawór główny. To ten sam problem co w firmie sprzątającej i w serwisie terenowym: wiedza operacyjna nie może mieszkać w głowie jednej osoby. Gdy mieszka, choroba tej osoby jest awarią całego portfela.
Odczyty liczników, sezonowe akcje i pustostan
Dwa razy w roku (albo częściej, jeśli tak macie w regulaminie) ktoś musi spisać wodę, ciepło, czasem prąd. Akcja odczytowa bez listy lokali, okien godzinowych i statusu „nie zastano / odczyt z portalu / odczyt z kartki za drzwiami” kończy się tym, że trzy lokale mają ryczałt z zeszłego roku, a jeden ma odczyt z głowy. Mieszkaniec, który wkleja stan w portalu i dokładacie zdjęcie tarczy, zdejmuje wam połowę obchodu. Ten, który nie wkleja, zostaje na liście do wizyty — nie w „ogólnym mailu do wszystkich, proszę o odczyty”.
Pustostan w kamienicy i wolny lokal w TBS mają inny odczyt i inną odpowiedzialność za media niż lokal zamieszkany. Jeśli słownik statusu lokalu tego nie zna, rozliczenie skłamie. We wspólnocie lokal wyodrębniony, w którym nikt nie mieszka, nadal ma zaliczkę i media — tylko odczyt wygląda inaczej. System nie interpretuje, czy wolno przerzucić koszt. Trzyma status i odczyt, żebyście Wy podjęli decyzję na liczbach, nie na krzyku na klatce.
- Kampania odczytowa: lista lokali, termin, kanał (portal / obchod / karta za drzwiami).
- Zdjęcie tarczy jako dowód, nie jako obowiązek przy każdym liczniku w ciemnej wnęce.
- Korekta jednego lokalu bez przeliczania całego budynku od zera, jeśli pomyliła się cyfra.
- Pustostan / TBS wolny / lokal w remoncie jako status wpływający na szablon rozliczenia.
- Import z dostawcy ciepła albo wody, gdy macie plik — mapowanie na lokal, nie ręczne przepisywanie 200 wierszy.
Fundusz remontowy, plan prac i odbiór, po którym zostaje protokół
Fundusz remontowy bez planu to worek, z którego „jakoś” biorą się drzwi do śmietnika i fragment elewacji. Oprogramowanie dla administratora budynków nie zastąpi projektu budowlanego. Może trzymać plan: pozycja, szacunek, uchwała, wykonawca, termin, odbiór, protokół, gwarancja. Odbiór etapu ze zdjęciami jest tańszy niż odbiór końcowy z pamięci prezesa. Usterka po remoncie elewacji wraca jako zgłoszenie powiązane z umową wykonawcy, nie jako nowy ticket „odciek pod parapetem, nie wiadomo skąd”.
Duży remont (dach, dźwig, ocieplenie) ma osobną kartę zadania z harmonogramem i komunikatami do mieszkańców: rusztowanie, hałas, brak miejsc postojowych, wyłączenie. To nie jest CRM dewelopera, ale ten sam instynkt: status na jednym ekranie, nie w wątku mailowym z pięcioma firmami. Po gwarancji karta nie umiera — zostaje, gdy za trzy lata wróci ta sama połać dachu.
Lokale użytkowe, reklama na elewacji i mieszanka funkcji w parterze
Parter z piekarnią, apteką albo siłownią psuje model „wszyscy są właścicielami mieszkań”. Lokal użytkowy ma inny udział, inne godziny, inną wentylację, inne zgłoszenia (tłuszcz, hałas, dostawy o 5:00) i często fakturę, nie zaliczkę w tej samej masie. Najemca lokalu użytkowego zgłasza awarię jako firma. Właściciel lokalu użytkowego głosuje inaczej, niż rodzina z trzeciego piętra oczekuje „bo to nasza klatka”. System ma znać typ lokalu i szablon komunikatu. Nie ma godzić konfliktu o zapach rogala — ma pokazać, która uchwała i która umowa najmu to reguluje.
Reklama na rusztowaniu, antena na dachu, miejsce pod bankomat: umowa, czynsz, termin, ubezpieczenie najemcy, dostęp do dachu. To przychód wspólnoty albo TBS, który ginie, gdy umowa leży w szufladzie, a nikt nie wie, czy antena nadal ma prawo tam być. Karta „umowa przychodowa” przy budynku, z datą końca i przypomnieniem, jest nudna i dlatego działa. Faktura z panelu — znów KSeF, jeśli Was dotyczy.
Co boli małe biuro, a co duży TBS — ten sam silnik, inny pierwszy ekran
Małe biuro (jedna osoba plus konserwator) umiera na telefonie i na zagubionym protokole. Duży TBS umiera na kolejce najmu, na liczbie odczytów i na tym, że trzy ekipy nie wiedzą, która już była na klatce C. Aplikacja dla administratora w obu przypadkach jest ta sama. Panel biura nie: w małym biurze startujemy od zgłoszeń i obchodu, salda dokładamy, gdy Excel naprawdę kłamie. W TBS startujemy od karty lokalu i najmu, bo bez tego usterka nie ma adresata do wpuszczenia ekipy. Nie sprzedajemy temu samemu klientowi dwunastu zakładek w dniu podpisania.
Spółdzielnia z własnym działem technicznym potrzebuje magazynu i grafiku ekip bardziej niż portal „społecznościowy”. Wspólnota 30 lokali z prezesem-emerytem potrzebuje prostego logowania i dużych liter na liście uchwał, nie wykresu Power BI. Szablon wdrożenia jest jeden. Kolejność ekranów — z briefu. Dlatego w kontakcie prosimy o liczbę adresów i typ zasobu, nie o „chcemy być nowocześni”.
Źródła i ramy, których nie naciągamy
Liczba mieszkań: GUS, „Gospodarka mieszkaniowa w 2024 r.” — prawie 16,0 mln mieszkań na 31 grudnia 2024 r., 1 206,8 mln m², 61,2 mln izb, +186,5 tys. lokali r/r. Zawód i czynności zarządcy: ustawa o gospodarce nieruchomościami — opisujemy ogólnie, bez udawania, że aplikacja zastępuje licencję, polisę OC albo nowelizację. TBS opisujemy jako towarzystwa budownictwa społecznego (najem, nie własność udziału); nie podajemy liczebności, której nie mamy ze źródła. KSeF: ksef.podatki.gov.pl — podstawy prawne i terminy. e-Doręczenia dla KRS: biznes.gov.pl oraz gov.pl/cyfryzacja. Reszta tego tekstu to praktyka wdrożeń operacyjnych, nie statystyka pożarów ani „średnia liczba usterek w bloku” z sufitu.
Opisz liczbę budynków i lokali, czy obsługujecie wspólnoty, spółdzielnię czy TBS, i czy bardziej boli usterka, obchod czy rozliczenie. Wycena programu dla zarządcy nieruchomości i aplikacji dla administratora w 24 h — najpierw karta budynku, która nie kłamie, nie platforma dla całego osiedla Polski.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy program dla zarządcy zastąpi Excel i grupę WhatsApp od poniedziałku?
- Od tygodnia, nie od poniedziałku. Budynki, lokale, zgłoszenia i obchod wchodzą pierwsze. Excel przestaje przyjmować nowe linie, gdy konserwator klika w terenie. Stary mail zostaje jako kanał wejścia do tego samego helpdesku, nie jako równoległa prawda.
- Czy to samo oprogramowanie obsłuży wspólnotę i TBS?
- Ten sam silnik karty budynku, zgłoszeń i obchodu — tak. Słownik (właściciel vs najemca, uchwała vs umowa najmu, zaliczka vs czynsz) musi być osobny. Nie głosujecie udziałami w TBS i nie robicie kolejki najmu we wspólnocie własnościowej tym samym formularzem.
- Czy mieszkaniec musi pobrać aplikację, żeby zgłosić usterkę?
- Nie. Wystarczy portal w przeglądarce albo telefon do biura, które wpisuje zgłoszenie. Aplikacja jest dla administratora i konserwatora. Apka dla mieszkańca ma sens w dużym zasobie, nie w 40 lokalach.
- Czy system wystawi faktury w KSeF?
- Jeśli faktura rodzi się w Waszym panelu (lokal użytkowy, najem, usługa dodatkowa) i dotyczy Was obowiązek — integrujemy ścieżkę. Jeśli i tak wystawiacie wszystko z programu księgowego z certyfikatem, zostajecie przy nim. Terminy: ksef.podatki.gov.pl.
- Co z e-Doręczeniami?
- Spółki i inne podmioty z KRS mają własne terminy (nowe od 1.01.2025, wpisane wcześniej — od 1.04.2025). Panel nie zastępuje skrzynki. Może trzymać pismo przy budynku i termin odpowiedzi. Źródło harmonogramu: biznes.gov.pl.
- Ile budynków da radę taki program?
- Od kilku adresów do portfela z oddzielnymi zasobami i uprawnieniami. Każdy budynek to osobna karta. Drugi TBS albo kolejna wspólnota to ten sam silnik, inny słownik i osobny plan kont.
- Czy robicie pełną księgowość wspólnoty i windykację sądową?
- Nie. Salda, wezwania, import wpłat — tak. Pełne księgi, JPK i pozwy — biuro rachunkowe i kancelaria. Eksportujemy, nie udajemy, że panel jest sędzią.
- Czy aplikacja w terenie działa w piwnicy i garażu?
- Tak — tryb offline jak w naszych innych wdrożeniach field service: zapis lokalny, wysyłka po LTE. GPS w garażu kłamie, dlatego dajemy też listę i kod w kotłowni, nie sam geofence.
Opisz projekt