Program dla stowarzyszenia i fundacji: członkowie, składki, OPP, portal
Zarząd nie szuka „CRM-u z półki”. Szuka rejestru członków, składek, portalu i porządku przed walnym oraz sprawozdaniem. Program dla stowarzyszenia i oprogramowanie dla fundacji — zamiast Excela, grupy na Messengerze i trzech prawd o tej samej osobie.
Prezes stowarzyszenia nie budzi się z myślą o frameworku. Budzi się z myślą, kto nie zapłacił składek członkowskich, kto ma prawo głosować na walnym, kto jest na liście do sprawozdania OPP i czy darowizna z zeszłego tygodnia w ogóle wpadła na właściwe konto projektu. Program dla stowarzyszenia to nie kolejny CRM dla handlowców. To system dla NGO, który zna członka, wolontariusza, beneficjenta, projekt, uchwałę i kadencję zarządu — i nie myli tych ról. Oprogramowanie dla fundacji ma ten sam kręgosłup, tylko bez walnego w klasycznym sensie: jest fundator, rada, zarząd, statutowy cel i rozliczenie środka, którego nie wolno „przesunąć na bieżące, bo tak wygodniej”.
Polski trzeci sektor jest duży i jednocześnie rozjechany w trzech licznikach, których nie wolno mylić. GUS w informacji sygnalnej z 18 grudnia 2025 r. („Działalność organizacji pozarządowych w 2024 r.”) podaje, że w 2024 r. działalność prowadziło 113,1 tys. organizacji pozarządowych — o 7,7% więcej niż w 2023 r. Zrzeszały 7,6 mln osób i tworzyły 169,8 tys. miejsc pracy w przeliczeniu na pełne etaty, czyli 1,5% przeciętnego zatrudnienia w gospodarce narodowej. Źródło: stat.gov.pl — działalność NGO w 2024 r.. To jest liczba prowadzących działalność, nie pieczątka w rejestrze.
Klon/Jawor na fakty.ngo.pl liczy inaczej i trzeba to powiedzieć głośno, zanim ktoś w grantcie wpisze „jest nas 160 tysięcy, więc nasz Excel wystarczy”. W REGON na 31 grudnia 2024 r. było 161 tys. zarejestrowanych NGO: 117 tys. stowarzyszeń (bez OSP) i 44 tys. fundacji. OSP w formie stowarzyszenia jest prawie 17 tys. Szacunek aktywnych stowarzyszeń i fundacji: ok. 75 tys., czyli mniej więcej połowa zarejestrowanych. Reszta zawiesiła działalność albo jej nie zakończyła w rejestrze. Trzy światy: zarejestrowane, aktywne (szacunek Klon/Jawor) i prowadzące działalność (GUS). Program, który „obsługuje polskie NGO”, a nie rozróżnia tych trzech, kłamie już na slajdzie sprzedażowym.
Trzy liczniki sektora, których Excel nie ogarnie
GUS w tej samej informacji sygnalnej rozbija 113,1 tys. prowadzących działalność: typowe stowarzyszenia i organizacje społeczne 29,0%, fundacje 19,8%, stowarzyszenia sportowe 17,8%, koła gospodyń wiejskich 15,3%, ochotnicze straże pożarne 13,1%, organizacje samorządu gospodarczego i kółka rolnicze 1,1%. Status organizacji pożytku publicznego miało 9,9 tys. podmiotów. Status przedsiębiorstwa społecznego — 0,8 tys. Jesienne powodzie 2024: organizacje wsparły 4,3 mln osób pomocą rzeczową i finansową o wartości 723,4 mln zł. To nie jest argument marketingowy „kupcie nam moduł powodziowy”. To jest dowód, że gdy uderza kryzys, kartoteka ludzi, magazyn darów i przelewy muszą żyć w jednym miejscu, nie w trzech grupach WhatsApp.
- Zarejestrowane w REGON (Klon/Jawor, 31.12.2024): 161 tys. NGO, w tym 117 tys. stowarzyszeń bez OSP i 44 tys. fundacji.
- OSP prawie 17 tys. — osobna praktyka, osobny program dla OSP i klubu, nie „to samo co fundacja grantowa”.
- Aktywne (szacunek Klon/Jawor): ok. 75 tys., mniej więcej 50% zarejestrowanych.
- Prowadzące działalność (GUS 2024): 113,1 tys. (+7,7% r/r), 7,6 mln zrzeszonych, 169,8 tys. etatów = 1,5% zatrudnienia.
- OPP: 9,9 tys. Przedsiębiorstwa społeczne: 0,8 tys. Powódź 2024: 4,3 mln osób, 723,4 mln zł pomocy.
Jeśli jesteście jednym z tych 9,9 tys. OPP, sprawozdanie OPP i odpis podatkowy na OPP (mechanizm 1,5% PIT) nie są „zakładką na później”. Jeśli jesteście typowym stowarzyszeniem z 40 członkami i składką 50 zł, Wasz ból jest inny: kto jest członkiem, kto zalega, kto może głosować. Jeśli jesteście fundacją z trzema projektami i jednym etatem, ból to kosztorys, aneks i data końcowa, której Excel nie pilnuje w nocy. Jeden system dla NGO nie oznacza jednego szablonu. Oznacza wspólny model danych: osoba, relacja do organizacji, pieniądz, dokument, projekt — i role, których księgowa nie powinna mylić z wolontariuszem z weekendu.
Dlaczego Excel, Messenger i teczka u skarbnika pękają
Typowy dzień małego zarządu: rano mail z urzędu, w południe „czy jestem członkiem, bo chcę na warsztat”, wieczorem przelew „składka 2024” bez nazwiska, w nocy wiadomość na grupie „dopiszcie kuzynkę”. Skarbnik ma arkusz. Sekretarz ma drugi. Prezes ma PDF ze KRS stowarzyszenie sprzed ośmiu miesięcy. Nikt nie ma tej samej listy. Walne za trzy tygodnie wymaga quorum ze statutu. Głosuje ktoś, kto nie zapłacił od dwóch lat. Ktoś, kto zapłacił, nie dostał linku. Po walnym okazuje się, że protokół jest w mailu u jednej osoby, lista obecności na kartce, a uchwała o zmianie zarządu nie poszła do KRS w terminie, bo „wszyscy myśleli, że idzie”. To nie jest brak dobrej woli. To jest brak jednego źródła prawdy.
- Trzy listy członków: Excel skarbnika, grupa na Messengerze, stara baza ze strony WWW.
- Składka „na oko”: ktoś płaci za dwa lata z góry, ktoś za kwartał, ktoś w gotówce na zebraniu — i nikt nie ma salda.
- Tytuł przelewu „składka” bez nazwiska albo z literówką — ręczne zgadywanie co niedzielę.
- Prawo głosu oderwane od statutu: zaległość, okres próbny, członek wspierający, honorowy.
- Wolontariusz wpisany jako członek, pracownik jako wolontariusz, beneficjent jako „osoba z listy”.
- Kadencja zarządu w kalendarzu Google prezesa — po terminie nikt nie wie, czy uchwała jest ważna.
- Projekt grantowy w osobnym arkuszu, darowizna na bieżące w tym samym koncie, chaos przy kontroli.
- Dokumenty statutowe, KRS, NIP, REGON, uchwały — folder „ważne” na dysku, do którego nikt nie ma hasła po zmianie zarządu.
Excel nie zna quorum. Messenger nie zna RODO. Teczka u skarbnika nie zna dwóch równoległych naborów na kurs. Gdy organizacja zaczyna prowadzić szkolenia, warsztaty albo stałe dyżury, dokładacie ten sam ból co szkoła językowa: nabór, grupa, płatność, lista obecności. Dlatego program dla stowarzyszenia bywa kuzynem systemu zapisów na kursy — tylko pacjentem jest członek albo beneficjent, a płatnikiem bywa grant, składka albo 1,5% podatku, nie pan Kowalski z BLIK-iem na semestr angielskiego.
Rejestr członków stowarzyszenia to nie „kontakty w telefonie”
Rejestr członków stowarzyszenia jest dokumentem życia organizacji, nie listą mailingową. Statut zwykle mówi, kto może być członkiem, od kiedy, za jaką składką, z jakim prawem głosu i jak się traci członkostwo. System ma to pilnować, nie „przypominać prezesowi w maju”. Fundacja członków w tym sensie nie ma — ma fundatora, organy, darczyńców, wolontariuszy, beneficjentów i czasem klub przyjaciół. Mieszanie tych zbiorów w jednej kolumnie „osoby” kończy się tym, że na walne (albo na listę do sprawozdania) idzie ktoś, kogo statut w ogóle nie zna.
- Tożsamość: imię, nazwisko, kontakt, adres do korespondencji, data urodzenia tylko gdy statut albo przepis tego wymaga — nie „wszystko na wszelki wypadek”.
- Relacja: kandydat, zwyczajny, wspierający, honorowy, zawieszony, wykreślony. Każdy ze swoją datą od–do.
- Deklaracja: skan albo formularz, data wpływu, kto przyjął, numer uchwały zarządu jeśli tak macie w statucie.
- Składka: wymiar, okres, saldo, zwolnienie (honorowy, student, bezrobotny — jak u Was, nie jak w szablonie z internetu).
- Prawo głosu i czynne/bierne prawo wyborcze — wyliczane z reguł, nie z pamięci sekretarza.
- Zgody: newsletter, wizerunek, dane na stronę, kontakt SMS. Osobno, z datą i celem, nie jeden checkbox „akceptuję wszystko”.
- Historia: kto zmienił status, kiedy, na jakiej podstawie. Audyt, nie gumka w Excelu.
PESEL w kartotece „bo tak wygodniej przy KRS” to decyzja prawna i RODO, nie funkcja programu. Nie zbieramy PESEL-u, bo programista lubi unikalny klucz. Unikalny klucz może być numerem członkowskim. PESEL — gdy naprawdę jest podstawa. To samo dotyczy danych dzieci w organizacji pracującej z młodzieżą: zgoda opiekuna, cel, retencja, kto widzi. System dla NGO bez ról (zarząd / skarbnik / koordynator projektu / wolontariusz biurowy) jest gorszy niż zeszyt, bo zeszytu nie da się wyeksportować do chmury jednym kliknięciem.
W praktyce rejestr pęka w trzech momentach. Po pierwsze: nabór. Ktoś wypełnia deklarację na stronie, a zarząd „przyjmie na następnym posiedzeniu” — i trzy miesiące nikt nie klika. Status „oczekuje na uchwałę” musi być widoczny dla kandydata w portalu dla członków, nie tylko w skrzynce sekretarza. Po drugie: zaległość. Statut bywa ostry (utrata członkostwa po X miesiącach), a praktyka łagodna (przypomnienie, raty, umorzenie). System ma znać obie ścieżki i zostawić ślad, kto umorzył. Po trzecie: wykreślenie. Osoba znika z listy głosujących, ale nie znika z historii składek, darowizn i projektów. Kasowanie wiersza w Excelu to fałszowanie historii, nawet jeśli nikt nie miał złej woli.
Członek, wolontariusz, pracownik, beneficjent — cztery kartoteki, nie jedna kolumna
Ta sama osoba fizyczna może być wszystkim naraz: członek płaci składkę, w weekend wolontariusz na evencie, w tygodniu na umowie zlecenie przy projekcie, a jej dziecko jest beneficjentem świetlicy. W Excelu to cztery wiersze albo jeden bałagan. W modelu danych to jedna osoba i cztery relacje z datami. Umowa zlecenie nie jest „składką”. Godziny wolontariatu nie są „etatami GUS”. Pomoc rzeczowa dla beneficjenta nie jest darowizną od członka. Jeśli tego nie rozdzielicie, sprawozdanie OPP i raport z projektu będą się kłócić z listą płac i z rejestrem. Księgowa tego nie „jakoś połączy wieczorem” przy 200 osobach.
- Członek: statut, składka, głos, walne, kadencja jeśli wchodzi do władz.
- Wolontariusz: porozumienie, zakres, godziny, ubezpieczenie jeśli macie, zgody.
- Pracownik / zleceniobiorca: umowa, etat albo godziny, koszt projektu, nie „osoba z listy mailingowej”.
- Beneficjent: forma wsparcia, okres, dokumentacja, dane szczególne tylko z podstawą.
- Darczyńca: jednorazowy, stały, kampania 1,5% podatku, darowizna rzeczowa — bez automatycznego członkostwa.
Składki członkowskie: saldo, nie „przelew na konto”
Składki członkowskie są najnudniejszym i najdroższym procesem w stowarzyszeniu, które ma więcej niż kilkanaście osób. Nudnym, bo to 30–120 zł. Drogim, bo skarbnik spędza na nich wieczory, a walne spędza na nich kłótnie. Wymiar bywa: roczny, kwartalny, miesięczny, rodzinny, ulgowy, zerowy dla honorowego. Wpłata bywa: przelew, BLIK, gotówka na zebraniu, potrącenie z darowizny (złego pomysłu, którego system nie powinien ułatwiać bez śladu). Tytuł przelewu bywa: „składka”, „skł. 2026 Kowalska”, „za Janka”, „przepraszam że zaległość”. Program, który nie umie tego sparować z kartoteką, zmusza człowieka do zgadywania.
- Cennik składek w systemie, nie w uchwale PDF, której nikt nie otwiera przy księgowaniu.
- Okres: od której daty członek „jest na bieżąco”, z regułą ze statutu (rok kalendarzowy vs 12 miesięcy od przyjęcia).
- Należność wystawiana automatycznie (np. 1 stycznia albo w rocznicę), nie ręcznie w styczniu „jak starczy czasu”.
- Wpłata: import wyciągu, ręczna kasowa, płatność online z tytułu, które system rozumie.
- Przypomnienie: mail / SMS z saldem, z linkiem, z terminem — nie zbiorczy krzyk na grupie.
- Windykacja miękka: druga, trzecia, potem status „zalega” wpływający na głos, jeśli statut tak mówi.
- Umorzenie i rata: uchwała albo decyzja skarbnika z limitem, zawsze ze śladem.
Płatność online (Przelewy24, PayU, BLIK) nie jest fanaberią „jak w sklepie”. Jest jedynym sposobem, żeby o 22:15 członek zamknął zaległość bez pytania skarbnika, czy konto jest aktualne. Potwierdzenie wraca do kartoteki, saldo spada, portal dla członków pokazuje „na bieżąco”. Gotówka na walnym zostaje — ale wpisuje się w ten sam rejestr, z numerem KP albo adnotacją, nie na serwetce. Nie udajemy kasy fiskalnej. Nie zastępujemy biura rachunkowego. Pilnujemy, że złotówka składki nie ginie między zeszytem a wyciągiem.
Fundacja składek członkowskich zwykle nie ma. Ma regularne darowizny, patronów, zbiórki i czasem „klub przyjaciół” z opłatą, która prawnie nie jest składką stowarzyszenia. Nazywanie tego składką w systemie jest błędem, nie synonimem. Oprogramowanie dla fundacji powinno mieć produkt „stała darowizna” i produkt „wpłata na cel”, a nie udawać walnego. Jeśli fundacja prowadzi działalność gospodarczą i wystawia faktury — to już inny tor, z KSeF w tle, nie z rejestrem członków.
Wyciąg bankowy jest źródłem prawdy o pieniądzu, nie grupa na Messengerze
Skarbnik, który co niedzielę ręcznie odhacza 80 przelewów, w styczniu i wrześniu umiera. Import wyciągu (CSV z banku, kiedyś MT940) plus reguły: NIP, nazwisko, numer członkowski w tytule, stała kwota składki. Nierozpoznane wpłaty lądują w kolejce, nie w „zgubionych”. Darowizna 500 zł od członka nie powinna automatycznie zamykać składki 50 zł i zostawiać 450 zł „na nie wiadomo co” — chyba że wpisujący cel w tytule i regulamin tak pozwalają. Rozdzielenie: składka / darowizna na cel statutowy / wpłata na projekt / zwrot kosztów wolontariusza. Cztery kubły. Jeden wyciąg. Inaczej na kontroli tłumaczycie, czemu grant i składka tańczą na tym samym koncie bez analityki.
Portal dla członków: status, nie kolejny newsletter
Portal dla członków rozwiązuje pytanie, które zabija dyżur: „czy jestem zapisany, czy zalegam, czy jestem na walnym, gdzie jest uchwała”. Logowanie (mail + hasło albo magic link), profil, saldo składek, faktura albo potwierdzenie wpłaty, deklaracje, zbliżające się zebrania, zapisy na warsztat, materiały po zalogowaniu. To nie Facebook i nie grupa na Messengerze, z której ktoś wychodzi i traci historię. To konto przy organizacji, pod Waszą domeną, z Waszym regulaminem i z prawem do bycia zapomnianym, gdy ktoś odchodzi — w granicach, w jakich musimy trzymać dokumenty księgowe i statutowe.
- Widzę swój status i datę członkostwa, nie zgaduję z grupy.
- Płacę składkę i widzę saldo; nie piszę do skarbnika „czy doszło”.
- Zapisuję się na warsztat / dyżur / wyjazd z limitem miejsc.
- Pobieram statut, regulamin, uchwały, które zarząd oznaczył jako jawne dla członków.
- Zgłaszam zmianę adresu i telefonu — rejestr się aktualizuje, nie czeka na walne.
- Potwierdzam obecność na walnym albo głosuję, jeśli tak legalnie u Was przeprowadzacie i macie podstawę w statucie (to decyzja prawna, nie „moduł za 2 dni”).
- Dla OPP: widzę, jak mówicie o odpisie podatkowym na OPP (mechanizm 1,5% PIT) — bez zbierania PIT-ów „na kartkę przy stoliku”, jeśli tego nie robicie.
Portal beneficjenta to inny produkt. Rodzic dziecka ze świetlicy nie powinien widzieć listy członków zarządu z PESEL-ami. Wolontariusz nie powinien widzieć sald składek. Darczyńca nie musi dostać konta, jeśli wystarczy potwierdzenie mailowe. Role. Ten sam silnik logowania, trzy widoki. Aplikacja w sklepie Google nie jest pierwszym krokiem. Najpierw strona mobilna, która działa na tanim Androidzie. Native dokładamy, gdy koordynatorzy w terenie naprawdę klikają statusy, a nie gdy ktoś na walnym powiedział „młodzież chce apkę”.
Najczęstszy błąd: portal jako „strefa newsów”. News można dać na stronę publiczną. Portal ma pokazać stan mojej relacji z organizacją. Jeśli po zalogowaniu członek widzi tylko ten sam baner co na Facebooku, nie wróci. Jeśli widzi: składka opłacona, walne 12 marca, warsztat sobota 10:00, dwie uchwały do przeczytania — wróci, bo to załatwia sprawę, której nie załatwi post. To jest miara, nie liczba lajków.
Walne, quorum, kadencja, KRS — kalendarz władzy, nie kalendarz urodzin
Stowarzyszenie żyje kadencją. Zarząd, komisja rewizyjna, czasem sąd koleżeński. Daty wyboru, daty końca, kto złożył rezygnację, kto został dokooptowany, czy statut na to pozwala. KRS stowarzyszenie nie aktualizuje się samo po oklaskach na sali. Ktoś musi złożyć wniosek, w terminie, z protokołem, z listą, z podpisami. System nie zastąpi pełnomocnika ani e-KRS. System pilnuje, że uchwała istnieje, że lista obecności jest, że skan jest w archiwum, że zadanie „złożyć do KRS” ma właściciela i deadline. Gdy kadencja się kończy, a nikt nie zwołał walnego, macie problem prawny, nie „przypomnienie w Google”. Nie jesteśmy kancelarią. Mówimy wprost: to nie porada prawna. Mówimy też wprost: bez dat w systemie problem i tak wybuchnie, tylko później.
- Kalendarz organów: posiedzenie, porządek, lista obecności, quorum ze statutu (liczone z aktualnego rejestru, nie z listy sprzed roku).
- Uchwały: numer, data, treść, załączniki, status „do KRS / do strony / tylko archiwum”.
- Walne: zwołanie (kto, kiedy, jak — statut), materiały dla członków w portalu, zapis, pełnomocnictwa jeśli dopuszczacie.
- Protokół: szkic, akceptacja, skan podpisu, wersja jawna vs robocza.
- Mandaty: kto zasiada, od kiedy, do kiedy, konflikt interesów jeśli prowadzicie taki rejestr.
Fundacja ma inne organy, ale ten sam ból dokumentów. Rada, zarząd, protokoły, zmiana adresu, zmiana osób uprawnionych do reprezentacji. Po zmianie prezesa nowa osoba nie znajduje pieczęci, loginu do banku i hasła do GUS. Oprogramowanie dla fundacji z archiwum dokumentów i listą dostępów (bank, e-Urząd, skrzynka e-Doręczeń, profil zaufany organizacji) jest tańsze niż miesiąc chaosu, w którym nikt nie może podpisać umowy grantowej. Lista dostępów to nie „moduł ERP”. To tabela: system, kto ma, kto jest zastępcą, kiedy rotować hasło. Brzmi banalnie. W 40-osobowym stowarzyszeniu po kłótni na walnym jest to jedyna rzecz, która ratuje ciągłość.
KRS stowarzyszenie i dokumenty, których nie wolno zgubić przy zmianie zarządu
Wpis do KRS stowarzyszenie (rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ) to tożsamość prawna, nie „formalność na start”. Numer KRS, NIP, REGON, statut w aktualnym brzmieniu, adres siedziby, sposób reprezentacji, osoby w organach. Publiczna strona może pokazywać skrót. Panel wewnętrzny musi pokazywać, który skan jest aktualny i która uchwała go zmieniła. Gdy notariusz, bank albo grantodawca prosi o „odpis KRS”, ktoś w 10 minut wie, gdzie leży i czy nie jest sprzed kadencji. Szukanie w skrzynce byłego prezesa to nie proces. To awaria.
Nie prowadzimy KRS za Was. Nie składamy wniosków. Budujemy archiwum i checklistę: po walnym jest zadanie, właściciel, termin, załączniki. Po zmianie adresu — zadanie do KRS i do banku. Po zmianie statutu — tekst jednolity, nie trzy aneksy w trzech folderach. To jest program dla stowarzyszenia w nudnym, jedynym sensie, który broni organizacji przed paraliżem. Kancelaria i księgowość zostają tam, gdzie były. Panel nie udaje sądu rejestrowego.
OPP, 1,5% podatku i sprawozdanie, którego nie skleja się w kwietniu z pamięci
Status organizacja pożytku publicznego (OPP; GUS: 9,9 tys. podmiotów w 2024 r.) to nie odznaka na stronie. To obowiązki sprawozdawcze i odpis podatkowy na OPP (mechanizm 1,5% PIT). Od 2023 r. 1,5% zastąpił dawny 1% — tak opisuje to m.in. poradnik.ngo.pl. Nie podajemy tu kwot zebranych przez sektor ani „średniej na organizację”, bo to się zmienia co rok i łatwo kłamać slajdem. Mechanizm jest: podatnik w zeznaniu wskazuje OPP, środek trafia do organizacji, organizacja rozlicza go według zasad OPP, nie wrzuca „do bieżącej kasy bez śladu”. Szczegóły prawne: ngo.pl i źródła rządowe, nie blog software house’u. To nie jest porada podatkowa.
Sprawozdanie OPP boli, gdy przez rok nikt nie oznaczał, co jest działalnością pożytku, co gospodarczą, co administracją, a co środkiem z 1,5%. W grudniu nie da się tego odtworzyć z pamięci prezesa. System nie wypełni za Was urzędowego formularza (ten się zmienia i nie udajemy, że znamy każdą rubrykę na zawsze). System daje analitykę: przychód wg źródła (składka, darowizna, 1,5%, grant, działalność gospodarcza, inne), koszt wg projektu i rodzaju, liczba świadczeń, wolontariat w godzinach jeśli go ewidencjonujecie. Eksport, nie magiczny PDF z pieczątką. Księgowa i tak podpisze liczby, które rozumie. Wasza robota to nie zgubić źródeł w ciągu roku.
- Oznaczenie wpłaty: składka / darowizna / odpis 1,5% / grant / sprzedaż / inne — w chwili księgowania albo importu, nie w kwietniu.
- Oznaczenie kosztu: projekt, działanie statutowe, administracja, działalność gospodarcza.
- Ewidencja świadczeń i beneficjentów na tyle, na ile naprawdę raportujecie — bez zbierania PESEL-i „na statystykę”.
- Kampania 1,5%: materiały, numer KRS, cel, strona z instrukcją; bez obietnicy kwoty, której nie znacie.
- Terminy sprawozdań w kalendarzu organizacji z właścicielem (zarząd + księgowość), nie „ktoś ogarnie”.
Nie każda organizacja powinna gonić za OPP, bo „wszyscy mają 1,5%”. Status kosztuje pracę. Jeśli nie jesteście gotowi na ewidencję i sprawozdanie, najpierw ogarnijcie rejestr i składki. Jeśli jesteście OPP, program dla stowarzyszenia albo oprogramowanie dla fundacji bez analityki źródeł jest ozdobą. WFirma i biuro rachunkowe ogarną księgi. Nie ogarną, że ta konkretna złotówka była z 1,5% na dany cel, a wolontariusz przepracował weekend na powodzi. To jest warstwa operacyjna, nie księgowa.
e-Doręczenia: nowy podmiot od 1 stycznia 2025, ścieżka wg rejestru, bez zgadywania dat
e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, równoważna listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. Harmonogram i tryb wniosków są na biznes.gov.pl (karta 004495) oraz na stronach gov.pl — cyfryzacja / e-Doręczenia. Nie wymyślamy tu „daty dla wszystkich NGO”. Oficjalnie: podmioty, które rejestrują się od 1 stycznia 2025 r. w CEIDG albo w KRS, zakładają adres do e-Doręczeń przy rejestracji. To twardy fakt z karty 004495. Reszta terminów zależy od tego, w jakim rejestrze jesteście i od aktualnego harmonogramu ministerstwa — sprawdzacie źródło, nie slajd z konferencji.
Dla fundacji i stowarzyszeń wpisanych do rejestru stowarzyszeń KRS (rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ) wniosek o adres do e-Doręczeń składa się przez e-usługę na gov.pl, nawet jeśli macie dodatkowy wpis do rejestru przedsiębiorców KRS. Przez Biznes.gov.pl ten wniosek dla tej grupy nie będzie skuteczny — tak ostrzega karta 004495. To jest częsty błąd zarządu: „jesteśmy jak spółka, klikamy w biznes.gov.pl”. Nie. Ścieżka zależy od rejestru. Publiczny dostawca (operator wyznaczony, obecnie Poczta Polska) i ewentualnie kwalifikowany dostawca — wybór i skutki też są opisane tam, nie tutaj.
- Nowe podmioty od 1 stycznia 2025 r.: adres przy rejestracji (CEIDG / KRS) — biznes.gov.pl 004495.
- Fundacja / stowarzyszenie z rejestru stowarzyszeń KRS: wniosek przez gov.pl, nie przez Biznes.gov.pl.
- Dodatkowy wpis do rejestru przedsiębiorców nie przenosi Was na ścieżkę spółki z o.o. w tym wniosku.
- Adres w BAE jest stały nawet po zmianie siedziby — ale ktoś musi skrzynkę czytać. To zadanie w panelu, nie „hasło u prezesa”.
- Nie podajemy tu dat obowiązku dla każdej podgrupy NGO poza tym, co jest w cytowanych źródłach. Harmonogram bywa aktualizowany: gov.pl/web/e-doreczenia.
W panelu organizacji e-Doręczenia nie są „modułem do napisania od zera”. Są skrzynką, którą ktoś musi obsługiwać: kto jest administratorem, kto zastępcą, czy pismo z urzędu trafiło, czy odpowiedź wyszła. Checklistę i eskalację da się spiąć z zadaniami zarządu. Samą skrzynkę zostawiacie tam, gdzie państwo każe. Mieszanie korespondencji urzędowej z mailem prezesa gmail.com jest tym samym błędem co trzy listy członków. Gdy kadencja się zmieni, skrzynka zostaje przy organizacji, nie przy osobie. To trzeba zaprojektować w procedurze, zanim odejdzie jedyny człowiek z profilem zaufanym.
Działalność gospodarcza, faktury i KSeF — tylko gdy naprawdę sprzedajecie
Wiele stowarzyszeń i fundacji nie wystawia faktury ani razu. Składka, darowizna, grant, 1,5% — to nie jest sprzedaż z kasy. Wtedy nie wciskamy KSeF na siłę. Inaczej, gdy prowadzicie działalność gospodarczą: najem sali, szkolenie płatne, sklep z gadżetami, usługi, które statut i KRS Wam wolno. Faktura rodzi się w Waszym procesie (zapis na kurs, zamówienie, umowa). Od 2026 r. faktura ustrukturyzowana dla podatników VAT idzie przez KSeF według harmonogramu MF (duzi od 1 lutego 2026, pozostali od 1 kwietnia 2026 — szczegóły w osobnym artykule, daty z podatki.gov.pl). Jeśli FV i tak wystawia wFirma / inFakt / biuro — zostańcie przy tym. Jeśli FV skleja panel zapisów „PDF w mailu” — to jest temat integracji, nie ozdoby.
wFirma, inFakt i podobne programy księgowe są w sektorze częstym i rozsądnym wyborem. Narzędzia z rodziny ngo.pl (m.in. bazy, poradniki, mechanizmy wpłat i informacji o pożytku) są miejscem, od którego zarząd powinien zacząć edukację, nie od demo software house’u. Gotowy SaaS składkowy albo klubowy bywa wystarczający przy 30 członkach i jednym wydarzeniu w roku. Własny system dla NGO, gdy: macie nietypowy statut (koła, federacja, członek wspierający będący firmą), mieszacie szkolenia z pomocą społeczną, chcecie portal pod swoją domeną, dane mają zostać u Was, albo Excel pękł przy drugim projekcie grantowym. Porównanie podejść: gotowy program czy oprogramowanie na zamówienie.
Projekty i granty: kosztorys, aneks, data końcowa — bez zmyślonych statystyk
Nie podajemy tu, „ile grantów dostał sektor” ani „jaki procent wniosków przechodzi”. Tych liczb nie ma w cytowanych komunikatach GUS i Klon/Jawor w tej postaci, a zmyślanie średniej grantowej jest najszybszym sposobem, żeby artykuł się zdezaktualizował. Zostaje praktyka, którą znamy z wdrożeń: projekt ma budżet, okres, źródło, zestawienie kosztów, dokumenty i ludzi. Excel robi to przy jednym projekcie. Przy trzech równoległych plus działalności bieżącej przestaje, bo ta sama faktura za toner ląduje w dwóch kosztorysach albo w żadnym.
- Projekt: nazwa, grantodawca albo cel statutowy, data start–koniec, budżet wg kategorii.
- Ludzie: koordynator, zespół, wolontariusze, stawka albo ryczałt, ewidencja czasu jeśli rozliczenie tego wymaga.
- Koszt: dokument, kategoria, kwota, czy wliczony w aneks, czy powyżej limitu.
- Przychód: transza, data, kwota, warunki, zwrot niewykorzystanego.
- Kamienie milowe i sprawozdanie częściowe z kalendarza, nie z pamięci w ostatni weekend.
- Aneks: nowa kwota albo nowy okres — stary kosztorys zostaje w historii, nie jest nadpisywany gumką.
- Oddzielenie od składek i od 1,5%, jeśli źródła nie wolno mieszać.
Panel projektu nie jest „małym Jirą”. Jest kartą, którą koordynator otworzy na telefonie: ile zostało w kategorii „promocja”, czy umowa zlecenie jest podpięta, czy sprawozdanie jest za tydzień. Zarząd widzi czerwone projekty (koniec za 30 dni, transza nie weszła, koszt powyżej). Grantodawca czasem daje własny generator wniosków — nie udajemy, że go zastąpimy. Eksportujemy zestawienie, które człowiek wklei albo załączy. To uczciwsze niż obietnica „jeden klik do każdego urzędu w Polsce”.
Powódź 2024 (GUS: 4,3 mln osób, 723,4 mln zł pomocy) pokazała ten sam mechanizm w ekstremum: napływ darów, ludzi, przelewów i pytań „gdzie są pampersy”. Magazyn darów rzeczowych (przyjęte, wydane, dla kogo, kiedy) to nie WMS dla Amazona. To kartka, która musi przestać być kartką, gdy wolontariuszy jest stu, a nie pięciu. Nie budujemy tego w dniu pierwszym każdej fundacji. Budujemy model „świadczenie / wydanie / osoba”, który nie pęknie, gdy kryzys przyjdzie. Jeśli nigdy nie wydajecie rzeczy, nie płacicie za moduł magazynu. Jeśli wydajecie z bagażnika, choćby lista z podpisem w panelu jest lepsza niż grupa na Messengerze, która zniknie.
Wydarzenia, dyżury, zapisy — ten sam silnik co kurs, inny regulamin
Piknik, warsztat, dyżur prawny, zbiórka, walne, obóz, konferencja. Zasób jest ten sam: miejsce, czas, limit osób, lista, zgody, czasem opłata. Program dla stowarzyszenia bez kalendarza wydarzeń spycha zapisy z powrotem na formularz Google, który nie wie, kto jest członkiem ze zniżką, a kto gościem. To kuzyn zapisów na kursy i eventów w jednym: wewnętrzne (tylko członkowie) i publiczne (zapis z landingiem). Opłata może być zerem. Limit nie może być zerem w głowie koordynatora.
- Wydarzenie: publiczne / tylko członkowie / tylko zaproszeni.
- Cena: 0 zł, składka jako warunek, bilety, zniżka członkowska, darowizna sugerowana (ostrożnie z kwalifikacją prawną — to nie porada).
- Lista: obecność, lista rezerwowa, zgoda na wizerunek, alergie na obozie (dane zdrowotne = podstawa i minimum).
- Komunikacja: mail 7 dni i 1 dzień, SMS gdy naprawdę zależy (dyżur, obóz, walne).
- Po evencie: lista obecności do projektu, godziny wolontariuszy, zdjęcia tylko z zgodą, koszt vs budżet.
OSP, klub sportowy i koło gospodyń mają inną rytmikę: dyżur, mecz, festyn, remiza. Nie wciskamy im tego samego layoutu co fundacji grantowej. Osobny tekst: program dla OSP i klubu sportowego. GUS pokazuje, że to nie nisza — sport 17,8%, KGW 15,3%, OSP 13,1% wśród prowadzących działalność w 2024 r. Jeśli jesteście „typowym stowarzyszeniem” 29,0%, Wasz kalendarz i tak będzie miał zebrania i warsztaty. Silnik miejsc i list jest wspólny. Regulamin i pola — nie.
Szkolenia i e-learning: gdy edukacja jest celem statutowym, nie dodatkiem
Fundacja edukacyjna i stowarzyszenie branżowe żyją z kursów, webinarów, zaświadczeń. Wtedy system dla NGO styka się z e-learningiem: nabór, płatność albo grant, materiał, obecność, test, certyfikat. Nie budujemy Moodle’a dla Moodle’a. Budujemy to, czego nie da lista mailingowa: kto skończył, kto ma uzupełnić, czy zaświadczenie ma numer, czy trener dostał listę. Gotowe LMS-y bywają OK. Custom, gdy certyfikat ma Wasz layout, kurs jest powiązany z członkostwem (darmowy dla opłaconej składki) albo raport idzie do grantodawcy w Waszych kategoriach. Moduł e-learningu dokładamy, gdy nabór już żyje. Na odwrót — platforma kursów bez rejestru członków — kończy się dwoma loginami i pretensją, że „system nie wie, że jestem członkiem”.
Zaświadczenie z numerem, datą i programem szkolenia to dokument, nie PNG z Canvy w Messengerze. Szczególnie gdy szkolenie jest płatne albo rozliczane z projektu. Panel wystawia PDF, zapisuje numer, pozwala unieważnić. Nie udajemy uprawnień państwowych, których nie macie. Jeśli kurs wymaga izby, ministerstwa albo egzaminu zewnętrznego — zostawiacie ten egzamin tam, gdzie jest, a u siebie trzymacie listę kto poszedł i jaki wynik wrócił. To samo uczciwe cięcie co przy KRS: nie zastępujemy instytucji, spinamy Waszą stronę procesu.
Komunikacja: zgoda, segment, potwierdzenie odczytu — nie kolejna grupa
Grupa na Messengerze jest szybka i prawnie pusta. Newsletter bez zgody jest problemem. SMS do 400 członków bez segmentu jest drogi i irytujący. System ma: zgodę per cel (składki, wydarzenia, 1,5%, newsletter merytoryczny), segment (koło, miasto, zalegający, wolontariusze powodzi), historię wysyłki, rezygnację jednym kliknięciem. Potwierdzenie odczytu przy walnym i przy ważnej uchwale jest cenne. Przy zaproszeniu na piknik — niekoniecznie. Nie budujemy „Slacka dla Polski”. Budujemy skrzynkę wychodzącą organizacji, której nie stracicie, gdy admin Facebooka odejdzie z kłótnią.
- Szablony: przypomnienie składki, zwołanie, podziękowanie darczyńcy, przypomnienie o evencie.
- Kanał: mail domyślnie, SMS wyjątkowo, push tylko gdy będziecie mieć apkę i sens.
- Cisza nocna i weekendowa dla masowych, wyjątek dla kryzysu (powódź, odwołanie obozu).
- Nie mieszamy komunikatu zarządu z reklamą partnera — osobna zgoda albo wcale.
Darowizny, zbiórki, 1,5% — trzy kraniki, trzy etykiety
Wpłata od osoby z zewnątrz nie jest składką. Wpłata z mechanizmu 1,5% nie jest darowizną „od Kowalskiego z tytulem”. Zbiórka publiczna ma swoje reguły (sprawdzacie aktualny stan prawny, nie ten artykuł). W panelu: cel, kranik, podziękowanie, kwota, czy imię wolno pokazać na stronie. Potwierdzenie dla darczyńcy. Brak automatycznego dopisywania do rejestru członków. Kampania 1,5% to landing z numerem KRS, celem i instrukcją „jak wskazać nas w PIT”, plus materiały dla członków, żeby wiedzieli, co mówić rodzinie. Nie obiecujemy „modulu, który zwiększy 1,5% o X procent”. Tego nie wiemy. Wiemy, że bez czytelnego KRS i celu ludzie wskazują kogo innego albo nikogo.
Stała darowizna (karta, comiesięczny przelew) jest dla fundacji tym, czym składka dla stowarzyszenia: przewidywalnością. System wystawia oczekiwanie, paruje wpłatę, przypomina gdy spadnie. Nie udajemy operatora płatności cyklicznych — spinamy bramkę, którą wybierzecie. Rozliczenie kosztów bramki musi być w analityce, bo 2–3% od darowizny 20 zł boli inaczej niż od faktury B2B. To liczba do decyzji zarządu, nie do ukrycia w „opłatach operacyjnych”.
Oddziały, koła, federacje: jedna baza, wiele sald
Stowarzyszenie z kołami terenowymi albo federacja z członkami-osobami prawnymi psuje każdy SaaS „klub fitness”. Składka idzie do koła albo do zarządu głównego, albo w części. Rejestr jest wspólny albo lokalny z synchronizacją. Walne główne liczy delegatów, nie każdą osobę fizyczną. Rejestr członków stowarzyszenia musi znać hierarchię. Nie budujemy od dnia pierwszego „Związku z 300 kołami”. Budujemy model: organizacja → jednostka → osoba, żeby za rok nie przepisywać kartoteki, gdy powstanie drugie koło. Jeśli macie jedno koło i 40 osób — nie płacicie za federację. Mówimy to na starcie.
Członek wspierający będący spółką, samorządem albo inną fundacją to relacja B2B wewnątrz trzeciego sektora: umowa, faktura albo darowizna, osoba kontaktowa, data końca. Nie wciskamy tej spółki do listy osób fizycznych na walne. Osobny typ rekordu. Głos — tylko jeśli statut tak każe. To jest miejsce, w którym gotowiec klubowy umiera, a custom zaczyna mieć sens. Nie dlatego, że „chcecie ładniejszy fiolet”. Dlatego, że statut jest prawem wewnętrznym, a szablon z Kalifornii go nie przeczytał.
RODO: minimum danych, maksimum ról, retencja po wykreśleniu
Kartoteka NGO to dane zwykłe i często dane szczególne (zdrowie na obozie, sytuacja socjalna beneficjenta, nieletni). Podstawa: statut, umowa, zgoda, obowiązek prawny — wybrana świadomie, nie „zgoda na wszystko”. Okres: członek po wykreśleniu nie znika z ksiąg składek, ale znika z newslettera i z listy głosujących. Beneficjent po zakończeniu pomocy — retencja, którą naprawdę macie w polityce, nie „trzymamy wiecznie bo grantodawca może wrócić”. Dostęp: skarbnik widzi salda, wychowawca widzi alergie swojej grupy, wolontariusz przy rejestracji nie widzi zaległości składkowych. Logi. Kopie. Umowa powierzenia, jeśli hosting jest u nas albo u podwykonawcy. To nie slajd. To warunek, bez którego nie ruszamy bazy dzieci.
- Nie zbieramy PESEL, jeśli numer członkowski wystarczy.
- Zgody per cel, z datą, z możliwością odwołania w portalu.
- Eksport danych osoby na żądanie — realny, nie „jakoś zrobimy z backupu”.
- Konta zarządu na osobę, nie jedno „stowarzyszenie / Haslo123” na Facebooku i w panelu.
- Kopia: backup, test odtworzenia, nie tylko „chmura obiecała”.
Strona publiczna i portal to dwa poziomy. Publicznie: cel, KRS, sprawozdania które i tak publikujecie jako OPP, formularz kontaktu, zapis na event otwarty. Po zalogowaniu: salda i dokumenty wewnętrzne. Nie wystawiamy listy członków z adresami „dla transparentności”, chyba że statut i prawo tak każą — i nawet wtedy ostrożnie. Transparentność OPP to sprawozdanie i cel, nie doxxing wolontariusza. Ten błąd zdarza się z dobrych intencji i kończy się skargą.
SaaS, narzędzia ngo.pl, wFirma — i kiedy własny panel
Kolejność uczciwa. Po pierwsze: księgowość w narzędziach, które księgowa umie (wFirma i analogi), plus edukacja na ngo.pl. Po drugie: gotowy program do składek / klubów / zapisów, jeśli mieścicie się w szablonie i nie boli Was cudza chmura. Po trzecie: warstwa na zamówienie albo własny system dla NGO, gdy szablon kłamie statutowi. GESOFT nie sprzedaje „ERP, który zastąpi księgową, KRS i ministerstwo”. Sprzedaje panel: rejestr członków stowarzyszenia, składki członkowskie, portal dla członków, wydarzenia, projekty, analitykę pod sprawozdanie OPP. Porównanie: gotowy program czy na zamówienie. Jeśli 25 członków i jedna zbiórka w roku — powiemy, że Excel jeszcze przeżyje kwartał. Jeśli 400 osób, OPP i trzy projekty — nie przeżyje walnego.
- Zostań przy SaaS, gdy: jeden typ członka, prosta składka, mało eventów, księgowość już działa, nie chcecie utrzymywać kodu.
- Dokładaj custom, gdy: koła / federacja, mieszanka szkoleń i pomocy, portal pod domeną, dane u siebie, nietypowy statut, dwa rejestry (członkowie i beneficjenci).
- Nie wyrzucaj wFirmy w poniedziałek. Most: składka i darowizna mają te same etykiety po obu stronach.
- Nie budujemy marketplace’u wszystkich NGO w Polsce. Budujemy Waszą organizację.
Co konkretnie budujemy (MVP, nie dwanaście zakładek)
Nie zaczynamy od aplikacji w sklepach i od AI, które „napisze sprawozdanie”. Zaczynamy od tego, co boli przed następnym walnym albo następną transzą. Typowy start programu dla stowarzyszenia albo oprogramowania dla fundacji:
- Kartoteka osób i relacji (członek / wolontariusz / darczyńca / beneficjent — ile naprawdę potrzeba).
- Składki albo stałe darowizny: należność, wpłata, saldo, przypomnienie.
- Portal: status, płatność, zapis na wydarzenie, dokumenty.
- Wydarzenia z limitem miejsc i listą obecności.
- Projekty z budżetem i kalendarzem sprawozdań.
- Role zarządu, logi, backup, zgody.
- Eksport do księgowości i zestawienie źródeł (w tym 1,5%, jeśli jesteście OPP).
Dopiero potem: e-learning, magazyn darów, aplikacja terenowa, federacja, głosowanie online jeśli macie podstawę. Strona publiczna może być częścią tego samego wdrożenia albo zostać na WordPressie z widgetem zapisów. SEO na „stowarzyszenie [miasto]”, „fundacja [cel] 1,5%” i „zapisy na warsztat” żyje na Waszej domenie, nie na subdomenie cudzego SaaS, którą stracicie przy zmianie dostawcy. To argument na custom, nie na ego.
Wdrożenie, które nie zabija kadencji
Migracja 15 lat historii z trzech Exceli w pierwszy tydzień to sposób, żeby zarząd znienawidził system przed walnym. Importujemy aktywnych członków, salda składek, bieżące projekty, organy z datami. Archiwum papierowe zostaje archiwum — doskanujemy to, co naprawdę potrzebne (statut, ostatnie uchwały, KRS). Księgowość zostaje w wFirmie. Messenger zostaje na pogaduszki, nie na salda. Po miesiącu widać, czy skarbnik przestał zgadywać przelewy i czy członek przestał dzwonić „czy doszło”.
- Statut i cennik składek na stół — z tego powstają statusy i reguły głosu, nie z „jak w innym stowarzyszeniu”.
- Mapa ról: kto klika przyjęcie członka, kto umorzenie, kto event, kto eksport.
- Import aktywnych + salda. Zaległości stare: decyzja, nie automatyczne wykreślenie „bo program tak ma”.
- Portal i płatność składki na domenie. Mail transakcyjny, nie tylko post na FB.
- Szkolenie skarbnika i sekretarza na ich danych, nie na demo z kwiatkami.
- Po pierwszym miesiącu: kolejka nierozpoznanych przelewów, liczba logowań do portalu, czy walne da się zwołać z listy.
Zmiana zarządu w trakcie wdrożenia jest normalna i groźna. Konta są imienne. Dokumentacja dostępów (bank, e-Doręczenia, panel, hosting, Facebook) jest w systemie albo w załączniku, który nowy prezes dostaje w dniu uchwały, nie „jak stary znajdzie pendrive”. To jest część odbioru, nie extras.
Raport, z którego zarząd podejmuje uchwałę, nie „ładny dashboard”
Liczby, które liczą się na posiedzeniu: ilu członków aktywnych, ilu zalega, jaka ściągalność składek, ile osób w portalu, ile miejsc na warsztacie, ile zostało w kategorii projektu, czy transza weszła, ile godzin wolontariatu (jeśli ewidencjonujecie), jaki udział 1,5% w przychodzie (jeśli OPP). GUS podał skalę sektora — 7,6 mln zrzeszonych, 169,8 tys. etatów — ale Wasza uchwała nie opiera się na GUS. Opiera się na Waszej kartotece. Jeśli kartoteka kłamie, uchwała o podwyżce składki albo o etacie kłamie razem z nią. Dashboard bez sald i bez dat kadencji jest plakatem.
Dla darczyńcy i dla 1,5% liczy się inna warstwa: cel, liczba świadczeń, historia na stronie. Nie obiecujemy automatycznego „impact reportu w stylu amerykańskim”. Obiecujemy, że liczby na stronie da się wyciągnąć z tego samego systemu, z którego skarbnik zamyka miesiąc. Rozjazd „na Facebooku pomogliśmy 10 tysiącom, w sprawozdaniu 400” jest gorszy dla OPP niż brak postu.
Aplikacja mobilna: dla koordynatora w terenie, nie dla ego walnego
Członek otworzy portal w przeglądarce. Nie zainstaluje apki, żeby zapłacić 50 zł składki. Koordynator obozu, magazyn darów, zapis obecności na dyżurze — tak, Android z listą i statusem, jak w innych naszych wdrożeniach terenowych. Native dla wszystkich członków ma sens przy dużej bazie i realnym użyciu (karta członkowska QR, wejście na event), nie jako obietnica w grantcie „cyfryzacja”. Najpierw web, który działa. Potem cienki klient, gdy liczba kliknięć w terenie to uzasadni.
Bezpieczeństwo, ciągłość, pieczęć cyfrowa organizacji
Hasło „Stowarzyszenie2020!” na 12 skrzynek jest większym ryzykiem niż brak portalu. Imienne konta, 2FA tam gdzie się da, lista dostępów, rotacja po kadencji, backup, umowa powierzenia. Profil zaufany i skrzynka e-Doręczeń przypisane do organizacji, z zastępcą. Klucze API płatności nie w Excelu. Hosting w UE, jeśli tak deklarujecie darczyńcom. To nie paranoia. To jedyny sposób, żeby po kłótni na walnym nie stracić domeny, fanpage’a i bazy w jeden wieczór. Program tego nie załatwi sam — załatwia to razem z procedurą, którą spisujecie przy odbiorze.
Domena, DNS, skrzynki @waszaorganizacja.pl, Google Workspace albo analog, fanpage, Instant Article — inwentaryzacja przy starcie. Często okazuje się, że domena jest na PESEL byłego prezesa. To nie jest zadanie programistyczne i nie udajemy, że jest. Jest zadaniem wdrożenia organizacyjnego, bez którego portal na naszej infrastrukturze i tak będzie wisiał na czyimś kaprysie. Mówimy to na pierwszym spotkaniu, nie po fakturze.
Co zostaje poza systemem (uczciwa granica)
- KRS, e-KRS, notariusz, pełnomocnictwa procesowe.
- Księgi rachunkowe, JPK, deklaracje, ZUS — wFirma / biuro.
- Interpretacje OPP, 1,5%, zbiórek publicznych, działalności gospodarczej.
- Skrzynka e-Doręczeń państwa — my tylko zadania i role.
- Generator wniosków grantodawcy — my zestawienie i archiwum.
- Kasa fiskalna i drukarka paragonów, jeśli w ogóle Wam potrzebna.
- Kancelaria, gdy idzie spór o ważność walnego.
Granica jest po to, żeby wycena miała początek i koniec. „System, który załatwi KRS i ministerstwo” nie istnieje w uczciwej ofercie. Istnieje panel, który sprawia, że KRS i ministerstwo dostają od Was komplet, a członek nie dzwoni w niedzielę. To wystarczy, żeby program dla stowarzyszenia spłacił się ciszą przed walnym, a oprogramowanie dla fundacji — transzą, która nie przepadła bo ktoś zgubił aneks.
Jak liczyć, czy w ogóle to się spłaca
Nie zmyślamy ROI sektora. Prosty rachunek operacyjny, który zarząd może zrobić na kartce. Skarbnik: ile godzin w miesiącu na składki i zgadywanie przelewów. Sekretarz: ile na listy, zapisy, „czy jestem członkiem”. Koordynator: ile na listy obecności i raport z projektu. Godzina wolontariatu zarządu też ma wartość, nawet jeśli nie jest etatem z GUS (sektor: 169,8 tys. FTE, ale Wasze 8 godzin w niedzielę nie jest w tej liczbie). Jeśli trzy osoby gubią po 6 godzin miesięcznie, to jest etat ułamkowy, który nie wraca do statutowego celu. Portal i saldo nie zwracają grantu z nieba. Zwracają czas i zmniejszają ryzyko, że walne albo sprawozdanie OPP wybuchnie na brakującej liście. Tego ryzyka nie wycenimy za Was. Możemy je nazwać.
Druga strona rachunku: utrzymanie. SaaS ma abonament i regulamin, który zmieni się w wakacje. Custom ma hosting, poprawki, RODO, kogoś, kto wie, jak działa reguła głosu. 25 członków: zwykle SaaS albo Excel. 200 członków, OPP, szkolenia, koła: zwykle własny silnik albo mocno dopasowana warstwa. 2 członków założycieli i pomysł: za wcześnie na jedno i drugie — najpierw statut i KRS, potem narzędzie. Mówimy „za wcześnie” częściej, niż się to sprzedaje. Lepiej niż panel-widmo, w który nikt nie kliknie.
Publiczna strona, SEO i 1,5% — bez oddawania bazy cudzej subdomenie
Osoba, która chce wskazać OPP w PIT, wpisuje nazwę, cel albo miasto. Osoba, która chce warsztat, wpisuje „warsztat [temat] [miasto] zapis”. Osoba, która chce zostać członkiem, szuka deklaracji, nie fanpage’a. Strona na Waszej domenie z aktualnym KRS, celem, sprawozdaniem (jeśli publikujecie) i formularzem jest częścią systemu dla NGO, nie „osobnym WordPressem, o którym zapomnimy”. Widget składek i zapisów może siedzieć na istniejącym CMS. Baza nie może siedzieć tylko tam, skąd nie wyjdziecie. Subdomena SaaS jest wygodna, aż zmienicie dostawcę przed kampanią 1,5% i zginie Wam historia URL-i. Tego nie widać w demo. Widać w marcu.
Nie obiecujemy pozycji w Google. Obiecujemy, że frazy program dla stowarzyszenia, portal dla członków i Wasza własna nazwa nie prowadzą do cudzego logowania z logo dostawcy. Treści o celu statutowym piszecie Wy — my nie udajemy, że znamy Waszą misję lepiej niż zarząd. Technicznie: SSL, formularze z zgodą, szybkość na telefonie, dostępność na tyle, na ile strona ma być otwarta dla seniora z członkowską legitymacją z 1998 r. To nie jest baner „cyfrowa Polska”. To jest czytelny kontrast i duży przycisk „zapłać składkę”.
Co zebrać przed rozmową o wycenie
Żeby nie robić teatru na discovery, wystarczy kartka. Ile osób w rejestrze (aktywnych, nie z 2004 r.). Czy jesteście OPP. Czy jest działalność gospodarcza i FV. Ile wydarzeń w roku. Ile równoległych projektów. Czy są koła. Kto prowadzi księgowość (wFirma, biuro, Excel). Czy skrzynka e-Doręczeń już jest i kto ją czyta. Gdzie dziś żyje lista członków. Jaki jest wymiar składki i czy statut wiąże głos z zaległością. Czy pracujecie z dziećmi albo danymi zdrowotnymi. To nie brief na 40 stron. To jest różnica między wyceną panelu składek a wyceną federacji z magazynem darów.
Napiszcie: liczba członków albo beneficjentów, czy macie status OPP, jak zbieracie składki i czy jest działalność gospodarcza. Wycena programu dla stowarzyszenia albo oprogramowania dla fundacji w 24 h — najpierw rejestr i saldo, nie „cyfrowy transformator całego trzeciego sektora”. Źródła skal, na których opieramy kontekst, nie ofertę: GUS 18.12.2025, NGO 2024, Klon/Jawor / fakty.ngo.pl, e-Doręczenia — biznes.gov.pl 004495, gov.pl e-Doręczenia, 1,5% — poradnik.ngo.pl. To nie jest porada prawna.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy program dla stowarzyszenia zastąpi księgową i KRS?
- Nie. Księgi, JPK, ZUS zostają w wFirmie albo w biurze. KRS, e-KRS i notariusz zostają tam, gdzie są. Panel pilnuje rejestru członków, składek, portalu, wydarzeń i analityki pod sprawozdanie. Nie składamy wniosków do sądu rejestrowego i nie interpretujemy statutu za zarząd.
- Ile jest NGO w Polsce — 113 tys., 161 tys. czy 75 tys.?
- Trzy różne liczniki. GUS: 113,1 tys. prowadzących działalność w 2024 r. REGON / Klon/Jawor (31.12.2024): 161 tys. zarejestrowanych (117 tys. stowarzyszeń bez OSP + 44 tys. fundacji). Szacunek aktywnych: ok. 75 tys. OSP prawie 17 tys. Źródła: stat.gov.pl i fakty.ngo.pl. Nie mieszamy tych liczb w ofercie grantowej.
- Czy fundacja potrzebuje rejestru członków i walnego?
- Nie w sensie stowarzyszenia. Fundacja potrzebuje organów, darczyńców, wolontariuszy, beneficjentów, projektów i archiwum uchwał. Oprogramowanie dla fundacji nie udaje walnego i nie nazywa darowizny składką. Wspólny jest model osoby, pieniądza, dokumentu i projektu.
- Jak liczyć składki członkowskie i zaległości?
- Cennik i okres w systemie, należność wystawiana automatycznie, wpłata z wyciągu albo BLIK, saldo w portalu. Głos i utrata członkostwa — tylko według Waszego statutu, ze śladem umorzenia. Nie kasujemy historii po wykreśleniu. Nie zgadujemy tytułu „składka” bez nazwiska — nierozpoznane idą do kolejki.
- Czy musimy mieć e-Doręczenia?
- Sprawdzacie aktualny harmonogram na biznes.gov.pl (karta 004495) i gov.pl/web/e-doreczenia. Nowe podmioty od 1 stycznia 2025 r. zakładają adres przy rejestracji. Fundacje i stowarzyszenia z rejestru stowarzyszeń KRS składają wniosek przez gov.pl, nie przez Biznes.gov.pl — nawet przy dodatkowym wpisie do rejestru przedsiębiorców. Nie wymyślamy dat poza tymi źródłami.
- Czy OPP i 1,5% podatku da się „zautomatyzować” w panelu?
- Da się oznaczać źródła, trzymać analitykę i kalendarz sprawozdania OPP oraz landing kampanii z numerem KRS. Nie da się legalnie obiecać kwoty ani wypełnić za Was urzędowego formularza, który się zmienia. Mechanizm to odpis podatkowy na OPP (1,5% PIT) — szczegóły na ngo.pl i w źródłach rządowych, nie w ofercie software house’u. To nie porada podatkowa.
- Kiedy KSeF dotyczy stowarzyszenia albo fundacji?
- Gdy prowadzicie działalność gospodarczą i wystawiacie faktury jako podatnicy, których obowiązek obejmuje. Harmonogram 2026 (duzi 1 lutego, pozostali 1 kwietnia) i wyjątki: artykuł o KSeF i podatki.gov.pl. Składka, darowizna i 1,5% to nie jest automatycznie faktura VAT. Jeśli FV i tak leci z wFirmy — zostańcie. Jeśli z panelu zapisów jako PDF — to temat integracji.
- Czy wystarczy wFirma i Excel?
- Przy kilkunastu osobach i jednym projekcie często tak. Przy rejestrze, zaległościach, portalu, eventach i OPP Excel pęka przed walnym. wFirma zostaje przy księgach. Custom dokładamy, gdy statut, koła, dwa rejestry albo dane u Was nie mieszczą się w SaaS. Porównanie: gotowy program czy oprogramowanie na zamówienie.
- Czy potrzebujemy aplikacji w Google Play dla członków?
- Nie na start. Wystarczy portal mobilny, płatność składki i zapis na wydarzenie. Aplikacja Android ma sens dla koordynatora w terenie, magazynu darów albo karty QR na wejściu, gdy wolumen to uzasadni. Nie budujemy apki, bo „młodzież chce” na walnym.
- Ile trwa wdrożenie i od czego zaczynamy?
- Od aktywnych członków, sald składek, ról i portalu — zwykle tygodnie do pierwszego używalnego salda, nie miesiące ERP. Projekty, e-learning, federacja i magazyn darów dokładamy, gdy skarbnik przestanie zgadywać przelewy. Napiszcie liczby: członkowie, OPP tak/nie, FV tak/nie — wycena w 24 h. To nie jest wiążąca oferta grantowa ani porada prawna.
Opisz projekt