Oprogramowanie dla firmy transportowej: jedna prawda o zleceniu, aucie i dokumencie
Dyspozytor nie kupuje „systemu IT”. Kupuje jedną prawdę o zleceniu, pojeździe, kierowcy i dokumencie. Oprogramowanie dla firmy transportowej zamiast Excela, grupy WhatsApp i trzech wersji frachtu.
Wasza dyspozytornia nie kupuje „systemu IT”. Kupuje jedną prawdę o zleceniu transportowym, pojeździe, kierowcy i dokumencie. Gdy ta prawda siedzi w Excelu, w grupie WhatsApp, w skrzynce spedytora i w zeszycie kierowcy, fracht, który „już był dogadany”, rozjeżdża się z CMR, z fakturą i z tym, co auto naprawdę zawiozło. Oprogramowanie dla firmy transportowej ma jedną robotę: spiąć te cztery rzeczy, zanim puste kilometry, kara SENT albo zły kurs zjedzą marżę, której nie odzyskacie na kolejnym giełdowym zleceniu.
Ten tekst jest napisany dla osoby, która podpisuje licencję wspólnotową, a nie dla programisty. GESOFT (Paweł Matusiak, Laravel, Vue, Android) nie sprzedaje „platformy do digitalizacji TSL”. Budujemy program dla przewoźnika wtedy, gdy gotowy TMS (Trans.eu, FireTMS, Spedycyjne.pl i podobne) nie mieści Waszego modelu: własne taryfy, Android offline dla kierowcy, integracje PUESC/SENT/KSeF/FK, portal zleceniodawcy pod Waszą domeną. Jeśli standardowy SaaS Wam wystarcza — zostańcie przy nim. Nie palimy działającego TMS dla zasady.
Nie obiecujemy, że zastąpimy tachograf, GITD, ustawową księgowość ani e-TOLL. Księgowość zostaje tam, gdzie jest zgodna z ustawą. Tachograf zostaje urządzeniem, którym jest. Opłaty drogowe zostają u operatora. Oprogramowanie dla firmy transportowej pilnuje zleceń, floty, statusu trasy i dokumentów, których Excel i grupa na telefonie nie uniosą, gdy macie więcej niż kilka aut i więcej niż jednego spedytora na zmianie.
Rynek, na którym to robicie, nie jest rynkiem „wiecznego wzrostu tonażu”. Raport TLP „Transport drogowy w Polsce 2024/2025” opisuje silne spowolnienie od połowy 2023 r. i spadek przychodów deklarowany przez ponad połowę badanych TLP/Spotdata. Udział transportu drogowego w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych wzrósł z 5% w 2021 r. do 13% w 2024 r. W takim otoczeniu pomyłka w stawce, puste kilometry i ręczny SENT nie są „kosztem administracji”. Są kosztem, który wypycha firmę z rynku szybciej niż brak kolejnego naczepy.
Liczby rynku: rejestr licencji to nie to samo co „ile firm naprawdę jeździ”
Najczęstszy błąd w rozmowie właściciela z dostawcą: „w Polsce jest X przewoźników, więc nasz przypadek jest typowy”. X zależy od rejestru. TLP odnotowuje, że w 2024 r. po raz pierwszy spadła liczba firm z licencją wspólnotową (GITD). To jest sygnał z ewidencji uprawnień, nie spis aut, które w danym tygodniu wyjechały z bazy. Licencja może wisieć na podmiocie, który jeździ rzadko, oddaje work, stoi w restrukturyzacji albo jeszcze nie oddał wypisów. Cytując „tyle firm jeździ”, mieszacie rejestr z gospodarką.
Zestawienie wtórne Webfleet z 7 kwietnia 2026 r., powołujące się na Biuro Transportu Międzynarodowego GITD, podaje na koniec 2025 r. 43 924 licencjonowanych przewoźników międzynarodowych, czyli −2,5% r/r (1130 mniej niż rok wcześniej). Ten sam szereg: 2024 — 45 054; 2023 — 45 565; 2022 — 44 499. W 2025 r. z ewidencji BTM wykreślono 4431 podmiotów, a nowych wpisów było 3301. To nie jest tabela, którą otworzyliśmy w GITD. To opracowanie wtórne cytujące BTM/GITD. Trans.info 6 lutego 2026 r. podaje te same 43 924 i −2,5%.
Różnica między szczytem 2023 (45 565) a końcem 2025 (43 924) nie oznacza, że „zniknęło 1641 tirów z polskich dróg”. Oznacza, że ubyło podmiotów z uprawnieniem do transportu międzynarodowego w ewidencji BTM. Część firm zeszła do krajówki, część połączyła się, część oddała licencję, część nie utrzymała zdolności finansowej. Dla Waszego TMS i tak liczy się nie krajowa średnia, tylko ile zestawów macie w ruchu, ile zleceń na tydzień i ile dokumentów musi przejść przez dyspozytornię, zanim fracht trafi do FK.
GUS w dziale „Transport i łączność” opublikował 30 września 2025 r. opracowanie „Transport – wyniki działalności w 2024 r.”. To jest właściwe miejsce na tonaż, pracę przewozową i strukturę, jeśli potrzebujecie cytatu do oferty albo do banku. Nie dokładamy tu tonokilometrów z pamięci ani z infografiki. Jeśli liczba ma wejść do uchwały wspólników albo do wniosku kredytowego, otwórzcie publikację GUS, a nie slajd dostawcy TMS.
- Ewidencja BTM/GITD: ile podmiotów ma licencję wspólnotową — nie ile aut wyjechało w piątek.
- Raport TLP/Spotdata: nastroje i udział w upadłościach/restrukturyzacjach, nie spis VIN-ów.
- GUS: wyniki działalności transportu; cytujcie konkretną tablicę, nie „branża urośnie, bo internet tak mówi”.
- Wasza flota: zestawy, kierowcy, podwykonawcy, palety, postoje — to jest jedyna liczba, od której GESOFT wycenia MVP.
W praktyce na jednej bazie spotykacie trzy rzeczywistości, których rejestr GITD nie rozróżnia. Pierwsza: zestaw, który wyjeżdża co drugi dzień, ma stałego zleceniodawcę i kierowcę na umowie — ten zestaw „żyje” w ewidencji i w kasie. Druga: auto w leasingu, które stoi, bo nie ma powrotu, a rata i tak schodzi — to jest koszt, którego nie widać w statystyce licencji. Trzecia: podwykonawca na jednym kursie, którego CMR i faktura muszą wejść w Wasz obieg, choć auto nie jest Wasze. Program dla przewoźnika, który zna tylko „nasze pojazdy”, rozjedzie się z rzeczywistością w pierwszym miesiącu, gdy 30% przebiegów jedzie obcym zestawem pod Waszym zleceniem.
Dlatego nie zaczynamy rozmowy od „ile licencji jest w Polsce”. Zaczynamy od pytania, ile prawd o tym samym kursie macie dziś wieczorem. Jeśli spedytor ma inną stawkę niż Excel, kierowca inną godzinę załadunku niż mail, a księgowa inny NIP niż CMR, to nie jest problem „braku chmury”. To jest problem, który wychodzi przy kontroli, przy sporze o fracht i przy KSeF, gdy faktura ma odzwierciedlać to, co się wydarzyło, a nie to, co ktoś wpisał w grupie o 22:17.
Licencja, wypisy, zdolność finansowa i to, czego GITD nie załatwi za Was
Podstawą działalności jest ustawa o transporcie drogowym. Licencja wspólnotowa na międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy to nie „pdf z pieczątką do szuflady”. To uprawnienie, przy którym GITD patrzy na zdolność finansową, kompetencję zawodową, dobrą reputację i rzeczywisty i stały charakter działalności. Poradnik biznes.gov.pl (ou1523) odsyła do GITD i podaje kurs euro na 2025 r. do zdolności finansowej: 4,2853 zł. System nie „wyliczy Wam licencji”. System może pilnować, które auto ma wypis, do kiedy, i czy nie wyjedzie zestaw, którego wypisu nie macie w teczce.
Wypis z licencji na pojazd jest w praktyce częstszym źródłem wpadki niż sam dokument licencji. Auto idzie do serwisu, wchodzi zastępcze, ktoś przepisywał tablice w Excelu i zapomniał, że wypis został w starym ciągniku. Albo naczepa jedzie z innym ciągnikiem, a teczka w kabinie ma zeszłoroczny komplet. Program dla przewoźnika nie zastąpi GITD. Może pokazać dyspozytorowi: ten VIN nie ma aktualnego wypisu, ten kierowca nie ma ważnego badania, ten zestaw ma polisę do piątku. To jest alert operacyjny, nie decyzja administracyjna.
Informacja GITD 4/2026 dotyczy oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie za 2025 r. — termin składania to do 31 marca 2026 r. Źródła branżowe powtarzają tę datę; właściwym dokumentem jest komunikat GITD, nie newsletter giełdy ładunków. Oprogramowanie dla firmy transportowej może zestawić listę kierowców i umów, którą macie w kadrach. Nie może „wysłać oświadczenia za Was” jako substytut obowiązku wobec GITD. Kto obiecuje przycisk „GITD OK”, sprzedaje slajd.
- Licencja i wypisy: data ważności, pojazd, czy komplet jest w kabinie i w teczce.
- Zdolność finansowa: liczycie według zasad z biznes.gov.pl i kursu 4,2853 zł na 2025 r. — nie według „średniej z branży”.
- Kierowca: prawo jazdy, karta kierowcy, badania, uprawnienia ADR jeśli Was dotyczą — status, nie skan w chmurze „na wszelki wypadek”.
- Oświadczenie o zatrudnionych: kalendarz obowiązku, nie moduł, który udaje urząd.
- Podwykonawca: czy jedzie na Waszym zleceniu i czy macie jego uprawnienia w teczce zlecenia, nie „na WhatsAppie od Jarka”.
Zdolność finansowa jest liczona od pojazdów, a nie od „wrażeń z sezonu”. Gdy dokładacie zestaw, a w FK nikt nie pilnuje, czy wkład własny i gwarancje nadal pokrywają próg, problem wychodzi przy kontroli albo przy odnowieniu, nie przy wdrażaniu TMS. Dlatego w kartotece floty trzymamy nie tylko przebieg i przegląd, ale też powiązanie: pojazd → wypis → ubezpieczenie → leasing → kto jest kierowcą w tym tygodniu. To nie jest księgowość. To jest warstwa, bez której księgowość dostaje dokumenty, których nie da się złożyć w jedną historię kursu.
W firmie z kilkunastoma zestawami teczka „licencje” często żyje u jednej osoby. Urlop, L4, odejście spedytora — i nikt nie wie, który wypis jest w którym aucie. Wtedy kontrola na parkingu nie pyta o Wasz abonament w giełdzie. Pyta o dokument. Dobry program dla przewoźnika pokazuje status uprawnień na zleceniu, zanim dyspozytor kliknie „wyślij do kierowcy”. Zły — ma ładną mapę i martwe PDF-y w katalogu „skany 2024”.
Wypis, auto zastępcze i naczepa, której nie ma w Excelu
Typowy poniedziałek: ciągnik A stoi w warsztacie, bo pompa. Bierzcie zastępczy B z wypożyczalni albo z drugiego zestawu. Zlecenie na wtorek rano już stoi w grupie. Ktoś przepisuje tablice w mailu do załadowcy, ktoś inny zostawia stare w CMR, a wypis z A nadal leży w schowku A. Po kontroli okazuje się, że auto, które wyjechało, nie miało kompletu, choć „przecież to tylko na trzy dni”. System, w którym pojazd na zleceniu jest polem obowiązkowym i ciągnie za sobą status wypisu, nie jest wygodą. Jest tarczą. Nie zastępuje decyzji, czy wolno jechać — pokazuje, że teczka jest pusta.
Pakiet mobilności i czas pracy kierowcy — system nie jest tachografem
Pakiet mobilności to m.in. rozporządzenie 2020/1054 (czas prowadzenia, odpoczynki, tachografy) oraz rozporządzenie 2020/1055 (dostęp do zawodu, kabotaż, powrót pojazdu, delegowanie). Nie cytujemy tu artykułów z pamięci. Tekst jednolity jest na EUR-Lex. Wasz obowiązek wobec czasu prowadzenia, powrotu zestawu i delegowania nie znika, gdy kupicie TMS. Znika tylko złudzenie, że „apka to ogarnie zamiast karty kierowcy”.
Czas pracy kierowcy w tachografie to źródło, którego nie wolno podmienić „statusem w aplikacji”. Aplikacja może zebrać plan zmiany, planowany załadunek, postój u odbiorcy, odczyt z pliku DDD albo z systemu ewidencji, który już macie. Może ostrzec dyspozytora: ten kierowca nie powinien wziąć kolejnego kursu, bo plan koliduje z odpoczynkiem. Nie może udawać urzędowego zapisu. Kto w ofercie pisze „zastępujemy tachograf”, albo nie rozumie przepisów, albo liczy, że nie przeczytacie umowy.
W dyspozytorni ból wygląda inaczej niż w rozporządzeniu. Spedytor widzi wolne auto. Kierowca pisze „mogę jeszcze Skierniewice”. Tachograf mówi coś trzeciego, ale plik ściągniecie jutro. Jeśli zlecenie transportowe nie ma pola „planowany czas jazdy / odpoczynek / czy sprawdzono kartę”, decyzja zapada na czacie. Potem stoi auto, bo skończył się czas, a odbiorca liczy postój. Albo jedziecie dalej i kupujecie ryzyko. Oprogramowanie dla firmy transportowej nie rozstrzyga dylematu za Was. Daje dyspozytorowi tę samą kartę, którą i tak powinniście mieć przed kliknięciem „akceptuj ładunek”.
- Plan zmiany i plan kursu: kolizja z odpoczynkiem ma być widoczna przed wysłaniem do kierowcy.
- Powrót pojazdu i kabotaż: daty i lokalizacje na zleceniu, nie „jakoś wrócimy po trzecim ładunku”.
- Delegowanie: dokumenty i terminy, które już obsługuje Wasz doradca — system trzyma teczkę, nie interpretuje unijnego tekstu.
- Import DDD / status z ewidencji: jeśli macie narzędzie do odczytu, spinamy je. Nie piszemy drugiego tachografu.
- Alert to nie decyzja administracyjna. Decyzję podpisuje spedytor albo właściciel.
Kabotaż i cross-trade bolą wtedy, gdy zlecenie w giełdzie wygląda jak „szybki doskok”, a w teczce nie ma daty wjazdu, liczby operacji i tego, czy zestaw w ogóle powinien być jeszcze w tym kraju. Dyspozytor, który liczy tylko fracht, nie liczy ryzyka postoju na kontroli. TMS — własny albo SaaS — ma pokazać na karcie kursu: skąd, dokąd, czy to kabotaż, czy macie komplet. Interpretacji pakietu mobilności nie bierzcie z bloga dostawcy. Bierzcie z EUR-Lex i od osoby, która u Was odpowiada za compliance.
Czas pracy to też pieniądze, nie tylko kontrola. Premia za wyjeżdżone, ryczałty, diety, nadgodziny, postój u załadowcy — to ląduje w kadrach i w FK. Jeśli jedynym źródłem jest kartka kierowcy i SMS „stałem 6 godzin”, na koniec miesiąca macie spór. Aplikacja, w której kierowca oznacza postój ze zdjęciem bramy i czasem, nie zastępuje ewidencji czasu pracy. Daje księgowej i kadrą ślad, którego nie da się odtworzyć z pamięci po trzech tygodniach na trasie. Ten ślad jest operacyjny. Ustawowy zapis zostaje tam, gdzie każe prawo.
SENT, RMPD i PUESC — daty, które już minęły, i kara jak za jazdę bez zezwolenia
GITD w serwisie SENT opisuje obowiązek zgłoszenia przewozu do rejestru. Od 1 listopada 2024 r. dotyczy to przewoźników spoza UE/EFTA/Szwajcarii. Od 1 stycznia 2025 r. — przewoźników z UE/EFTA/Szwajcarii, którzy na terytorium Polski wykonują przewóz do albo z państwa spoza UE na podstawie zezwolenia wynikającego z umowy międzynarodowej. To nie jest „moduł na przyszłość”. To jest kalendarz, który już działa. Formularze są na PUESC: RMPD100, aktualizacja RMPD, RMPD406. Ustawa SENT jest podstawą. Brak zgłoszenia GITD traktuje jak jazdę bez zezwolenia.
W dyspozytorni SENT najczęściej umiera w jednym z trzech miejsc. Albo nikt nie wie, że ten kurs w ogóle podpada, bo „jedziemy z Niemiec do Polski, to zwykły import”. Albo wie spedytor, ale numer zgłoszenia siedzi w mailu, a kierowca ma inny PDF. Albo zgłoszenie było, ale zmieniła się trasa, naczepa albo data, i nikt nie zrobił aktualizacji. Program dla przewoźnika, który ma pole „czy SENT / numer / status / czy zaktualizowano”, nie załatwia urzędu. Załatwia to, że kurs nie wyjedzie z dziurą w teczce.
Integracja z PUESC ma sens, gdy wolumen zgłoszeń zjada zmianę. Ręczne wklejanie w formularz wystarczy, gdy takich kursów jest kilka w miesiącu i jedna osoba naprawdę to pilnuje. Gdy macie rotację spedytorów i weekendowe załadunki, ręczne wklejanie kończy się tym, że „wyślemy w poniedziałek”. Kontrola nie czeka na poniedziałek. GESOFT nie obiecuje magicznego łącznika z każdym komunikatem PUESC z dnia na dzień. Obiecujemy, że zlecenie transportowe ma miejsce na status SENT i że — jeśli macie wolumen — projektujemy integrację albo półautomat (eksport danych do formularza), zamiast kolejnego skanu w WhatsAppie.
- Kalendarz: 1.11.2024 spoza UE/EFTA/CH; 1.01.2025 przewoźnicy unijni na przewozach do/z państwa trzeciego na podstawie zezwolenia.
- PUESC: RMPD100, aktualizacja, RMPD406 — źródło urzędowe, nie „moduł SENT” z ulotki.
- Brak zgłoszenia = jak jazda bez zezwolenia. To nie jest mandat za literówkę w mailu.
- Zmiana trasy, pojazdu, daty: aktualizacja w rejestrze, nie tylko nowa wiadomość do kierowcy.
- Integracja vs ręka: decyzja po liczbie zgłoszeń i po tym, czy w ogóle wiecie, które kursy podpadają.
SENT „towarowy” (paliwa, odpady, wyroby akcyzowe w geograficznym zakresie ustawy) i RMPD to dwa różne rejestry, które w mowie potocznej zlewają się w jedno słowo. Jeśli woźicie towar objęty ustawą SENT, teczka zlecenia musi wiedzieć, że to nie jest zwykły CMR. Jeśli woźicie kabotaż albo przejazd z/do państwa trzeciego przez PL, teczka musi wiedzieć o RMPD. System, który ma jeden checkbox „SENT TAK”, bez rozróżnienia, produkuje fałszywe poczucie zgodności. Nie interpretujemy za Was, który kurs podpada — pokazujemy, że ktoś to musiał oznaczyć i podpiąć numer.
Kara jak za jazdę bez zezwolenia boli inaczej niż „dopłata za puste kilometry”. Puste kilometry zjadają marżę. Brak zgłoszenia może zjeść kurs, auto i weekend. Dlatego w checklistie wyjazdu — obok paliwa, plomb i CMR — ma być pytanie o SENT/RMPD, jeśli Wasz profil przewozów tego wymaga. Jeśli nie wymaga, nie dokładamy martwego pola, żeby wyglądało na „system compliance”. Martwe pole po miesiącu wszyscy klikają „nie dotyczy”.
Ręczne wklejanie, które działa — aż nie działa
Mała firma: jeden spedytor, trzy kursy RMPD w miesiącu, teczka w PUESC, numer wklejony w kartę zlecenia. To jest uczciwy proces. Psuje się, gdy ten spedytor jest na L4, a zastępstwo nie ma loginu, albo gdy załadunek przesuwa się o dobę w niedzielę wieczorem. Wtedy albo aktualizujecie zgłoszenie z domu, albo jedziecie na starym numerze. Oprogramowanie dla firmy transportowej nie loguje się za Was na PUESC w magiczny sposób bez uzgodnienia. Może: przypomnieć, że data na zleceniu ≠ data na zgłoszeniu; trzymać login procesu (kto zgłasza, kto zastępuje); nie pozwolić oznaczyć kursu jako „w drodze”, gdy status SENT jest pusty na profilu, który tego wymaga.
e-TOLL i opłaty drogowe — nie budujemy własnej bramki, alokujemy koszt na zlecenie
e-TOLL jest systemem opłat, którego GESOFT nie zastępuje i nie odtwarza. Macie urządzenie albo aplikację operatora, konto, doładowania, faktury za przejazd. Nasz TMS może importować zestawienie przejazdów i przypisać je do zlecenia transportowego albo do pojazdu, żebyście widzieli, ile naprawdę zjadł kurs, a nie tylko „stawka z giełdy minus paliwo z czuja”. To jest alokacja kosztu. To nie jest „własny e-TOLL”.
Najczęstszy bałagan: faktura za opłaty spływa zbiorczo, a marżę liczycie per zlecenie. Bez alokacji macie piękny Excel „średni koszt kilometra” i zero wiedzy, które relacje są toksyczne. Import z CSV albo z API operatora — jeśli operator je daje — spinamy. Jeśli nie daje, zostaje ręczny import zbiorówki i klucze (pojazd, data, odcinek). Nie obiecujemy, że „zaciągniemy każdą bramkę na żywo”. Obiecujemy, że koszt opłaty nie będzie żył wyłącznie w teczce księgowej trzy tygodnie po kursie.
To samo dotyczy winiet, opłat zagranicznych i kart flotowych. Flota, która jeździ PL–DE–FR, zbiera trzy reżimy opłat i trzy faktury. Jeśli nie siądą na zleceniu, spedytor sprzedaje kurs, który „się spina”, a po miesiącu wychodzi, że nie. Własny system ma tu przewagę tylko wtedy, gdy Wasze klucze alokacji są nietypowe (np. podział na podwykonawcę, na naczepę, na stałą relację z dopłatą). Przy prostym „wrzuć fakturę e-TOLL do FK” wystarczy księgowość i gotowy TMS.
- Nie budujemy zamiennika e-TOLL, urządzenia OBU ani konta operatora.
- Import przejazdów i alokacja na zlecenie / pojazd — tak, w zakresie, w jakim są dane.
- Zbiorcza faktura bez klucza = fałszywa marża na relacji.
- Karty paliwowe, AdBlue, myjnie: ten sam mechanizm kosztu, inny plik źródłowy.
- FK zostaje miejscem księgowania. TMS jest miejscem, gdzie widać, który kurs to zjadł.
Opłata drogowa jest też argumentem w sporze z klientem o stawkę. Jeśli potraficie pokazać, że relacja X zjada Y zł opłat przy Waszym profilu osi i trasie, rozmowa o frachcie przestaje być „rynkiem z giełdy”. Jeśli nie potraficie, zostaje licytacja w dół. Oprogramowanie dla firmy transportowej nie podniesie stawek za Was. Daje liczbę, której nie wstydzicie się położyć na stole. Bez niej zostaje intuicja właściciela, która przy dwudziestu zestawach już nie ogarnia wszystkich relacji naraz.
Zlecenie transportowe jest sercem TMS — nie ładny tracking na mapie
Tracking sprzedaje się ładnie. Zleceniodawca lubi pinezkę. Pinezka bez karty zlecenia to ozdoba: auto jedzie, a nikt nie wie, jaka jest stawka, kto płaci za postój, ile palet wraca, czy jest SENT, czy CMR jest podpisany i czy wolno fakturować. Zlecenie transportowe to rekord, od którego wisi pojazd, kierowca, dokumenty, status trasy, koszt i przychód. Jeśli tego rekordu nie ma, macie GPS. Nie macie TMS.
Karta zlecenia w praktyce musi unieść to, co dziś rozjeżdża się po kanałach. Mail z giełdy albo z portalu klienta. Telefon „jedźcie na drugą bramę”. SMS od kierowcy „stoję, nie ma doków”. Zdjęcie CMR. Numer plomby. Waga z wagi załadowcy inna niż w zleceniu. Kaucja palet. Dopłata za ADR albo za temperaturę. Jeśli którekolwiek z tych zdarzeń żyje tylko w czacie, marża na kursie jest fikcją do momentu, aż ktoś ręcznie zbierze historię. Zwykle zbiera ją po fakcie księgowa, która nie była na załadunku.
- Przyjęcie: zleceniodawca, relacja, okno czasowe, ładunek, stawka, waluta, kto akceptuje.
- Plan: pojazd, kierowca, podwykonawca, czy jest wypis, czy jest plan czasu, czy SENT/RMPD.
- Realizacja: status (do załadunku / w drodze / na rozładunku / dostarczone / awaria / pusty powrót).
- Dokumenty: CMR, WZ, zdjęcia, waga, plomby, szkoda, karta parkingowa, postój.
- Koszty: paliwo, e-TOLL, prom, postój, podwykonawca, palety, mandat nie jest kosztem kursu w tym samym sensie — ale musi mieć miejsce.
- Faktura: fracht, dopłaty, korekta, KSeF — z tej samej karty, nie z drugiego Excela.
Status trasy nie jest ozdobą dla zleceniodawcy. Jest narzędziem dyspozytora. „W drodze” bez timestampu i bez źródła (kierowca / GPS / telefon) nic nie znaczy. „Dostarczone” bez zdjęcia dokumentów nic nie znaczy dla faktury. MVP, które GESOFT proponuje na start, to właśnie to: zlecenia, pojazdy, kierowcy, status trasy, dokumenty. Bez silnika giełdy, bez AI, bez „optymalizacji 40 naczep jednym przyciskiem”. Najpierw jedna prawda o kursie. Reszta — gdy ta prawda przestanie przeciekać.
Portal zleceniodawcy pod Waszą domeną ma sens, gdy klient nie chce logować się w Trans.eu, a Wy nie chcecie, żeby Wasza relacja żyła wyłącznie na giełdzie. Widzi swoje zlecenia, status, dokumenty, faktury. Nie widzi cudzych stawek. To jest powód, by budować własne, a nie kolejny argument „bo ładniejsza mapa”. SaaS giełdowy wygrywa, gdy żyjecie z giełdy. Własny portal wygrywa, gdy żyjecie z 15 stałych załadowców, którzy chcą Wasze logo i Wasze numery referencyjne, nie cudzą platformę.
Stawka, waluta, dopłata i to, czego nie ma w mailu z giełdy
Fracht „1200 euro” bez reguły postoju, bez kursu waluty, bez tego, kto płaci za mycie i bez palet, to nie jest stawka. To jest nagłówek. Program dla przewoźnika ma miejsce na taryfę: km, relacja, waga, ADR, temperatura, weekend, drugi kierowca. Własne taryfy są najczęstszym powodem, dla którego gotowy TMS zaczyna przeszkadzać: macie umowę z siecią, która liczy inaczej niż „stawka za km z giełdy”, a SaaS każe wcisnąć to w jedno pole. Wtedy albo oszukujecie system, albo oszukujecie siebie w raporcie marży.
Podwykonawca jest osobnym zleceniem wewnątrz Waszego zlecenia. Kupujecie przewóz, sprzedajecie przewóz, w środku ma być Wasza marża i Wasza odpowiedzialność za dokument. Jeśli podwykonawca jedzie „na słowo”, a CMR wraca po dwóch tygodniach, nie wystawicie czysto, a KSeF nie poczeka, aż Jarek znajdzie skan. Karta podwykonawcy: stawka zakupu, auto, kierowca, dokumenty, termin płatności, kaucja palet. To nie jest CRM. To jest kontrola wycieku pieniędzy.
Kierowca, Android, CMR, szkoda i postój — apka, która działa tam, gdzie nie ma zasięgu
Kierowca nie będzie wypełniał Excela po powrocie na bazę. Nie będzie też czekał, aż „załapie LTE przy bramie”. Aplikacja Android (offline) dostaje zlecenie transportowe, adresy, okna, numery referencyjne, checklistę dokumentów. Na miejscu robi zdjęcie CMR, plomb, szkody, wagi. Oznacza załadunek, postój, rozładunek. Gdy wraca zasięg, rekordy idą do dyspozytorni. To jest ten sam wzorzec, który opisujemy przy aplikacji dla serwisu terenowego: teren nie czeka na Wi-Fi biura.
Szkoda na towarze albo na naczepie bez zdjęcia z miejsca i bez czasu to spór, który przegrywacie. Postój bez oznaczenia i bez zdjęcia bramy to godziny, których klient nie uzna. Palety bez podpisu to kaucja, której nie odzyskacie. Aplikacja nie zrobi z kierowcy prawnika. Zrobi z zdarzenia ślad, którego nie da się odtworzyć z pamięci po tygodniu w kabinie. Dyspozytor widzi status bez dzwonienia „gdzie jesteś” w środku manewru na doku.
- Offline: zlecenie i checklista dostępne bez sieci; synchronizacja, gdy wraca zasięg.
- Dokumenty: CMR, WZ, zdjęcia, podpis, numer plomby — na karcie zlecenia, nie w galerii telefonu.
- Szkoda: zdjęcie, opis, czas, czy można jechać dalej, czy wzywa się likwidatora.
- Postój: start/stop, powód, zdjęcie — podstawa do dopłaty, nie „jakoś się dogadamy”.
- Palety i kaucje: ile weszło, ile wyszło, dokument wymiany — osobna pozycja, nie dopisek na CMR ołówkiem.
- Nawigacja i GPS: mogą być, nie są substytutem karty zlecenia.
GESOFT buduje Androida, bo to umiemy i bo w kabinie i tak jest telefon z Androidem. Nie budujemy „ekosystemu z aplikacją na trzy systemy, bo tak wypada w pitchu”. Kierowca ma dostać jedno zadanie: obsłużyć kurs i nie zgubić dokumentu. Jeśli umie to zrobić na stronie mobilnej w prostych relacjach krajowych — da się zacząć od PWA. Jeśli jeździ po Europie, po magazynach bez zasięgu i ma robić zdjęcia szkód — natywny Android z kolejką offline przestaje być fanaberią.
CMR w 2026 r. nadal jest papierem albo skanem, nie „e-CMR u każdego załadowcy”. System ma miejsce na oba światy: zdjęcie papieru i — gdy klient tego wymaga — numer e-dokumentu. Nie obiecujemy, że „wdrożymy e-CMR w Polsce ustawą”. Obiecujemy, że dokument, jaki macie, wisi na zleceniu i jest dostępny dla spedytora, księgowej i — w okrojonej wersji — dla zleceniodawcy. Bez tego faktura KSeF wychodzi, a teczka kursu jest pusta, gdy klient kwestionuje wagę.
Kaucja palet, która zjada marżę ciszej niż paliwo
Palety są klasycznym wyciekiem, którego nie widać na giełdzie. Wchodzi 33, wychodzi 30, kwit wymiany nieczytelny, kaucja siedzi w Excelu „palety 2024”. Po kwartale macie spór z klientem i z podwykonawcą, a nikt nie złoży łańcucha. Karta zlecenia z pozycją palet (typ, liczba in, liczba out, dokument, kaucja, kto odpowiada) jest nudna. Jest też jedną z rzeczy, których standardowy TMS albo nie ma, albo ma „po swojemu”, a Wasza sieć liczy inaczej. To jest dokładny moment, w którym własne oprogramowanie przestaje być fanaberią, a Excel przestaje być „wystarczający na razie”.
To samo dotyczy nadwozi wymiennych, wieszaków, stojaków na szkło, pojemników na mięso, rolek. Jeśli Wasz model zarabia na tym, że sprzęt wraca, a nie tylko na km, rekord „zlecenie” bez rekordu „nośnik” kłamie. SaaS wygrywa, gdy nośnik jest wyjątkiem. Własny system wygrywa, gdy nośnik jest produktem.
KSeF i faktura frachtowa w 2026 r. — nie wystawiajcie poza systemem, gdy już Was dotyczy
Harmonogram z ksef.podatki.gov.pl (terminy) i zakres obowiązku: obowiązek wystawiania od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż 2024 r. (brutto) przekroczyła 200 mln zł; od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje też odbiór faktur w KSeF. B2C jest fakultatywne. Jest tryb Offline24. Do końca 2026 r. próg 10 tys. zł miesięcznie faktur poza KSeF dla tzw. wykluczonych cyfrowo. Numer KSeF w płatnościach jest odroczony. Ustawa z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203. Szerszy opis wdrożenia w aplikacji: KSeF obowiązkowy w aplikacji firmowej.
Faktura frachtowa nie bierze się z „wystaw PDF”. Bierze się z karty zlecenia: stawka, dopłaty, korekta postoju, waluta, NIP, numer referencyjny klienta. Jeśli te dane są w WhatsAppie, a faktura w innym programie, KSeF tylko przyspieszy wychodzenie błędów. Nie wystawiaj faktury poza KSeF gdy już Cię dotyczy. GESOFT nie jest biurem rachunkowym. Budujemy most: zlecenie → dokument sprzedaży → KSeF albo do Waszego FK, które KSeF już umie. Księgowość zostaje.
W transporcie typowe są korekty, faktury zaliczkowe rzadziej niż w handlu, za to częste noty i spory o wagę. KSeF nie lubi „wyślemy jeszcze jedną wersję mailem”. Lubi jeden dokument i korektę. Dlatego obieg ma być: najpierw zamknięcie zlecenia (dokumenty, status dostarczone, akceptacja dopłat), potem faktura. Odwrócenie tej kolejności — faktura z pamięci, CMR potem — kończy się korektą, nerwami i klientem, który „już zapłacił za tamtą wersję”.
- Wystawianie: 1.02.2026 powyżej 200 mln zł sprzedaży brutto za 2024; 1.04.2026 reszta.
- Odbiór faktur: od 1.02.2026 — też te, które dostajecie od warsztatu, paliwa, opon, podwykonawcy.
- B2C fakultatywnie; Offline24 według zasad MF, nie według „wyślemy, jak wróci internet w kabinie”.
- Do końca 2026: próg 10 tys. zł/mies. poza KSeF dla wykluczonych cyfrowo — to nie jest furtka dla floty z FK.
- Most zlecenie → FK / KSeF. Nie drugi program księgowy w dyspozytorni.
Podwykonawca wystawi Wam fakturę, którą od 1 lutego 2026 r. i tak musicie umieć odebrać w KSeF, niezależnie od tego, czy sami wchodzicie w obowiązek wystawiania 1 lutego czy 1 kwietnia. To jest argument, żeby skrzynka odbiorcza nie żyła w mailu księgowej „jak znajdzie czas”. Jeśli faktury kosztowe (paliwo, serwis, opony, mycie, prom) nie siądą na zleceniu, marża dalej będzie liczona z czuja, tylko że teraz w obiegu ustrukturyzowanym. TMS bez mostu do faktur kosztowych zostaje giełdą statusów.
Waluta frachtu (EUR) i faktura w złotych albo w euro, kurs, data kursu, czy doliczacie opłatę drogową jako pozycję, czy w stawce — to są decyzje księgowego i umowy z klientem. System ma umieć je zapisać. Nie ma ich wymyślać. Kto wdraża KSeF „przy okazji nowego TMS” bez księgowego przy stole, dostanie ładny przycisk i błędne faktury. Kto wdraża KSeF w FK, a TMS zostawia w Excelu, dostanie poprawne faktury do niczego niepasujące. Spinamy te dwa światy. Nie zastępujemy żadnego.
e-Doręczenia i korespondencja z ITD oraz KAS
Biznes.gov.pl (004495) opisuje obowiązek e-Doręczeń: nowe podmioty CEIDG/KRS przy rejestracji od 1 stycznia 2025 r.; podmioty KRS sprzed 2025 r. od 1 kwietnia 2025 r.; CEIDG sprzed 2025 r. od 1 października 2026 r. To jest skrzynka korespondencji urzędowej, nie „moduł w TMS”. Wezwanie z ITD, pismo z KAS, decyzja, która biegnie z terminem, nie mogą czekać, aż ktoś sprawdzi prywatnego maila właściciela po powrocie z trasy.
Oprogramowanie dla firmy transportowej może trzymać link do procesu: kto jest administratorem skrzynki, kto zastępuje na urlopie, czy pismo związane ze zleceniem (kontrola, kara, wezwanie) zostało spięte z kartą kursu. Nie może udawać operatora e-Doręczeń. Najczęstszy błąd: jedno hasło, jeden telefon, urlop. Drugi: skrzynka założona, nikt nie czyta, terminy lecą. To nie jest problem IT. To jest problem odpowiedzialności, który wychodzi przy karze, nie przy demo.
Kontrola ITD na drodze i pismo, które przychodzi później, to dwa momenty tej samej historii. Jeśli teczka zlecenia ma tachograf (odczyt, nie zamiennik), SENT, CMR i kierowcę, odpowiadacie z faktów. Jeśli teczka to grupa WhatsApp z nazwą „ITD wrzesień”, odpowiadacie z pamięci. System nie wygra kontroli za Was. Skraca czas, w którym znajdujecie dokument, którego kontrola i tak zażąda.
- ADE: administrator, zastępstwo, nie hasło w zeszycie dyspozytora.
- Pismo urzędowe → karta podmiotu albo karta zlecenia, jeśli da się powiązać.
- Terminy: kalendarz, nie „jakoś odpiszemy po weekendzie”.
- e-Doręczenia to nie KSeF i nie PUESC. Trzy skrzynki, trzy obowiązki, jeden bałagan, gdy wszystko leci na maila właściciela.
RODO, GPS i monitoring — administrator to Wy, nie dostawca mapy
Dane kierowców, odczyty tachografu, lokalizacja GPS, zdjęcia dokumentów, numery praw jazdy — to są dane osobowe albo dane, które da się do osoby przypisać. Administratorem jesteście Wy. Jeśli TMS jest SaaS, potrzebujecie umowy powierzenia, listy podprocesorów i odpowiedzi, gdzie są serwery. Jeśli budujecie własne na Waszym serwerze albo w Waszej chmurze — nadal jesteście administratorem, tylko łańcuch jest krótszy. GESOFT podpisuje powierzenie, gdy przetwarzamy. Nie „załatwia RODO przyciskiem zgody w apce kierowcy”.
Monitoring GPS nie jest legalny „bo flota”. Jest legalny, gdy macie podstawę, informację wobec kierowcy, retencję i cel (ochrona mienia, rozliczenie zlecenia, bezpieczeństwo), a nie podgląd 24/7 „czy na pewno śpi”. Aplikacja, która zbiera lokalizację co kilka sekund „na wszelki wypadek”, produkuje zbędne dane i zbędne ryzyko. Zbieramy to, czego potrzebuje status trasy i rozliczenie. Nie budujemy wywiadu.
Zdjęcie CMR i twarzy kierowcy w tle, skan prawa jazdy w katalogu „skany”, grupa WhatsApp z 40 osobami i numerami PESEL w nicku — to jest wyciek, który dzieje się sam. Własny system z rolami (kierowca widzi swoje zlecenie, spedytor swoją zmianę, księgowa dokumenty, właściciel raport) jest nudny. Jest też jedynym sposobem, żeby nie tłumaczyć Prezesowi UODO, czemu były kierowca po roku nadal ma dostęp do lokalizacji całej floty.
- Administrator: firma przewozowa. Powierzenie: SaaS albo GESOFT, na piśmie.
- GPS: cel, retencja, informacja wobec kierowcy — nie „śledzimy, bo tak”.
- Role i odebranie dostępu w dniu zakończenia współpracy, nie „jakoś wyłączymy konto”.
- Tachograf i karta kierowcy: dane wrażliwe operacyjnie; dostęp na zasadzie potrzeby, nie ciekawości.
- Zleceniodawca w portalu widzi swoje kursy, nie Waszą mapę wszystkich aut.
Lokalizacja jest też argumentem w sporze o postój i o kradzież. Bez polityki, kiedy wolno jej użyć wobec osoby, zostaje narzędzie, które albo wyłączacie ze strachu, albo używacie wbrew zasadom. Ani jedno, ani drugie nie broni firmy. Polityka + system z logiem dostępu („kto otworzył track kierowcy i po co”) jest minimum. Nie jesteśmy kancelarią RODO. Nie puszczamy projektu, w którym GPS jest włączony „bo ładnie wygląda na demo”.
Gdzie Excel i grupa WhatsApp zabijają marżę
Excel jest świetny, dopóki jedna osoba go kocha i nie choruje. WhatsApp jest świetny, dopóki jest jeden kierowca i jeden spedytor. Przy trzecim spece i dziesiątym aucie macie trzy wersje stawki, dwa VIN-y na tym samym kursie i CMR, którego nikt nie znajdzie, gdy klient nie płaci. To nie jest wada charakteru zespołu. To jest wada nośnika. Czat nie ma rekordu. Arkusz nie ma statusu ani uprawnień.
Marża umiera w konkretnych dziurach. Puste kilometry, bo nikt nie zestawił powrotu z ładunkiem, który siedział w innej grupie. Stawka „jak zawsze”, choć paliwo i e-TOLL już nie są jak zawsze. Podwykonawca, któremu zapłaciliście z maila, a klient Wam nie zapłacił, bo dokument był zły. Palety. Postój nieudokumentowany. Faktura wystawiona z pamięci, korekta po CMR. Kara SENT, bo kurs „nie wyglądał na SENT”. Każda z tych dziur jest tania, gdy zdarzy się raz. Przy skali z raportu TLP — spowolnienie, więcej upadłości w branży — nie macie bufora na „jakoś to będzie”.
- Trzy wersje frachtu: giełda, Excel, to, co usłyszał kierowca.
- Puste przebiegi niewidoczne, bo powrót nie jest zleceniem, tylko „wracamy na bazę”.
- CMR w galerii telefonu, który rozładował się na parkingu.
- Podwykonawca bez karty zakupu — marża ujemna wychodzi po przelewie.
- KSeF i faktura z innego pliku niż zlecenie — korekta jako stały tryb pracy.
- Urlop jedynej osoby, która „zna ten arkusz”.
Jest jeszcze koszt, którego nie widać w P&L wprost: czas dyspozytora. Godzina dziennie na szukanie, „które auto jest wolne” i „czy Jarek wziął plombę”, przy dziesięciu zestawach to etat w skali roku, tylko pocięty na kawałki. TMS nie zwalnia spedytora. Oddaje mu godzinę na sprzedaż relacji i na pilnowanie stałych klientów, zamiast na archeologię czatu. W rynku, w którym TLP opisuje spadek przychodów u ponad połowy badanych, ta godzina nie jest „efektywnością IT”. Jest tym, czy utrzymacie stałego załadowcę, który nie chce czekać na odpowiedź do jutra.
Excel kłamie też przy paletach, przy szkodach i przy kabotażu, bo nie ma historii zdarzeń, tylko komórki. Ktoś nadpisuje wiersz. Ktoś filtruje i wysyła zły zakres do klienta. Ktoś kopiuje arkusz „na wszelki wypadek” i od tej pory żyją dwa pliki. WhatsApp kłamie inaczej: wszystko jest, tylko nie da się tego znaleźć i nie da się tego złożyć do kontroli. Oprogramowanie dla firmy transportowej jest nudnym rekordem z logiem. Ta nuda jest wartością.
Puste przebiegi, które nie istnieją, bo nie mają numeru
Jeśli powrót na bazę albo dojazd pod załadunek nie jest zleceniem (choćby wewnętrznym, bez frachtu), nie policzycie pustych kilometrów. Nie alokujecie paliwa i e-TOLL. Nie zobaczycie, że relacja „świetna stawka” zjada 280 km na pusto z każdej strony. Dyspozytor, który nie widzi pustych jako rekordów, optymalizuje z pamięci. Pamięć przy dwudziestu autach wybiera to, co głośne, nie to, co drogie. MVP ze statusem trasy ma umieć oznaczyć pusty przebieg. Bez tego mapa GPS pokaże, że auto jechało. Nie pokaże, że to była dziura w kasie.
SaaS TMS kontra własne — uczciwie: FireTMS, Trans.eu, Spedycyjne.pl
Gotowy TMS wygrywa, gdy Wasz model jest standardowy: zlecenie z giełdy albo z maila, auto, kierowca, fracht, faktura, tracking. Trans.eu, FireTMS, Spedycyjne.pl i pokrewne narzędzia żyją z tego, że tysiące firm robią wariant tej samej rzeczy. Abonament, wdrożenie z szablonu, społeczność, łączniki, których nie opłaca się pisać dla jednej floty. Jeśli to Wam wystarcza — zostańcie. GESOFT nie ma interesu w paleniu działającego SaaS, żeby „mieć projekt”.
Własne oprogramowanie dla firmy transportowej zaczyna mieć sens, gdy SaaS zaczyna Was okłamywać albo spowalniać. Własne taryfy, których nie da się wcisnąć w pole „stawka”. Portal pod Waszą domeną dla sieci, która nie wejdzie na giełdę. Android offline z checklistą szkód i palet. Integracja PUESC/SENT/KSeF/FK po Waszemu, nie po roadmapie dostawcy. Magazyn nośników. Dwóch zleceniodawców ze sprzecznymi statusami, których nie obsłuży jeden workflow. Albo regulamin SaaS, który podnosi cenę albo wyłącza API, na którym stoi Wasz dzień.
Jest trzecia droga, którą lubimy bardziej niż „wyrzućcie wszystko”: warstwa na tym, co działa. Giełda zostaje giełdą. FireTMS albo inny TMS zostaje tam, gdzie spedycja jest standardowa. Obok budujemy portal klienta, apkę kierowcy, most KSeF albo ewidencję nośników. Dane spływają przez API albo przez import, którego nie wstydzicie się w audycie. To jest droższe w myśleniu, tańsze w ryzyku niż wielki wyłącznik w niedzielę.
- SaaS wygrywa: standardowy fracht, giełda, mała rotacja wyjątków, chcecie być na rynku jutro.
- Własne wygrywa: taryfy, domena, offline, integracje, nośniki, model, którego szablon nie zna.
- Warstwa wygrywa: nie palicie giełdy ani FK; dokładacie to, czego szablon nie umie.
- Pytanie kontrolne: czy po trzech latach odzyskacie bazę zleceń i dokumentów bez okupu za eksport?
- Drugie pytanie: czy Wasz dzień padnie, gdy dostawca wyłączy API albo podniesie stawkę za pojazd?
Cena abonamentu za pojazd wygląda nisko, aż pomnożycie przez zestawy, przez dodatki (SMS, API, dodatkowy użytkownik, biała etykieta) i przez czas, który i tak spędzacie w Excelu „bo tego się nie da”. Własne wygląda drogo, aż policzycie, że płacicie za kod, który jest Wasz, i za wdrożenie procesu, a nie za wieczny haracz od każdego VIN-u. Nie ma jednej odpowiedzi. Jest uczciwe porównanie na Waszych liczbach. Na gotowy program czy oprogramowanie na zamówienie rozpisujemy ten dylemat ogólnie. Tu dodajemy tylko tyle: w TSL dylemat jest ostrzejszy, bo giełda i TMS SaaS są dojrzałe. Próg „budować własne” leży wyżej niż w niszowym warsztacie.
Jeśli dziś płacicie za FireTMS albo za pakiet przy Trans.eu i zespół to umie — nie ruszamy tego w pierwszym sprintcie. Pytamy, który proces wystaje: kierowca bez offline, klient bez portalu, KSeF bez mostu, palety, podwykonawca, SENT. Budujemy ten wystający kawałek. Po pół roku wiecie, czy reszta szablonu nadal trzyma, czy pora składać własne serce zlecenia. To jest odwrotność sprzedaży „rip and replace”, którą lubi część software house’ów. Nie lubimy zostawiać Was bez narzędzia w sezonie.
Co GESOFT buduje — i czego świadomie nie obiecujemy
GESOFT to software house: Laravel po stronie serwera, Vue w panelu dyspozytora, Android w kabinie. Paweł Matusiak nie sprzedaje pudełka „TMS 360”. Po opisie floty (ile zestawów, jaki profil: kraj / międzynarodówka / chłodnia / ładunki częściowe, czy giełda, czy stałe relacje, jakie FK, czy SENT Was dotyczy) wracamy z ofertą w 24 godziny na kontakt. Jeśli standardowy SaaS jest lepszą odpowiedzią, napiszemy to wprost.
MVP, od którego zaczynamy, jest celowo wąskie: zlecenie transportowe + pojazdy + kierowcy + status trasy + dokumenty. Na tym da się jechać. Nie da się na tym udawać, że zastąpiliśmy giełdę, tachograf i księgowość. Rozszerzenia, które dochodzą, gdy serce działa: apka Android offline, portal zleceniodawcy, alokacja e-TOLL i paliwa, most KSeF/FK, status SENT, palety, podwykonawca, alerty czasu pracy kierowcy (alerty, nie ewidencja ustawowa).
- Budujemy: panel dyspozytora, kartę zlecenia, kartotekę floty i kierowców, status, dokumenty, Androida, portal pod Waszą domeną, mosty do FK/KSeF/PUESC w uzgodnionym zakresie.
- Nie budujemy: tachografu, GITD, silnika e-TOLL, ustawowej księgowości, zastępstwa kontroli ITD.
- Nie obiecujemy: „AI zoptymalizuje 40 naczep w weekend”, „gwarantowana zgodność z pakietem mobilności przyciskiem”.
- Księgowość zostaje u księgowego. Compliance zostaje u osoby, która u Was za to odpowiada.
- SaaS, który działa, zostaje, dopóki nie udowodnimy, że dany proces musi być własny.
Integracja z FK (Optima, Symfonia, Enova, Insert albo to, co macie) oznacza: słownik kontrahentów, dokumenty sprzedaży, czasem dekrety kosztów na zlecenie. Nie oznacza, że dyspozytor księguje. Most, który podwójnie wystawia fakturę — w TMS i w FK — jest gorszy niż brak mostu. Ustalamy jedno źródło wystawienia. W 2026 r. to źródło musi umieć KSeF. Jeśli umie je FK, TMS oddaje dane. Jeśli umie je TMS, FK odbiera. Trzeciej prawdy o fakturze nie wprowadzamy.
Nie jesteśmy giełdą ładunków. Nie mamy sieci tysięcy załadowców. Jeśli żyjecie z Trans.eu, łącznik albo zostawienie giełdy obok jest uczciwsze niż „przeniesiemy Wam rynek do naszej apki”. Własny portal jest dla Waszych klientów. Giełda jest dla rynku. Mieszanie tych dwóch w jednym pitchu to częsty błąd, którego nie powtarzamy.
Rozliczenie podwykonawcy, którego nie ma w szablonie
Spedycja własna plus work plus stały podwykonawca na jednej relacji to trzy obiegi płatności i trzy obiegi dokumentów. Szablon SaaS często umie „pojazd obcy” jako checkbox. Nie umie Waszej kaucji, Waszego terminu „zapłata po wpływie od klienta minus trzy dni”, Waszego podziału szkody. Jeśli to jest Wasz chleb, karta zakupu przewozu jest częścią MVP albo pierwszym rozszerzeniem, nie „fajnym dodatkiem w fazie 4”. Inaczej TMS pokazuje sprzedaż, a kasa pokazuje coś innego.
Podwykonawca w RODO i w uprawnieniach to też nie jest „wpisz NIP”. Jedzie na Waszym zleceniu, w kabinie może być Wasz CMR, Wasza plomba, Wasz klient. Teczka: licencja, ubezpieczenie OCP, dane kierowcy na ten kurs, dokumenty. Gdy ITD zatrzyma jego auto na Waszym ładunku, szukacie tej teczki w nocy. Lepsze miejsce niż Messenger.
Checklista dla właściciela — zanim kupicie cokolwiek, w tym od nas
Poniższa lista nie jest scoringiem marketingowym. Jest testem, czy w ogóle wiecie, co boli. Jeśli na więcej niż kilka pozycji pada „nie wiadomo”, problemem nie jest brak aplikacji. Problemami są proces i odpowiedzialność. Oprogramowanie dla firmy transportowej to spinacz. Nie proteza za brak decyzji, kto pilnuje wypisów i kto zamyka zlecenie do faktury.
- Ile zestawów jedzie w typowym tygodniu, a ile stoi — i czy to widać bez dzwonienia?
- Ile prawd o stawce macie dziś wieczorem (giełda, Excel, czat, głowa spedytora)?
- Czy powrót i pusty przebieg mają numer, czy znikają?
- Czy wypis, badanie i polisa są na karcie pojazdu, czy w teczce u jednej osoby?
- Czy wiecie, które kursy wymagają SENT/RMPD, i kto zgłasza w PUESC po 16:00?
- Czy czas pracy kierowcy jest sprawdzany przed przyjęciem ładunku, czy po kontroli?
- Czy faktura frachtowa wychodzi z karty zlecenia, i od kiedy KSeF Was dotyczy (1 lutego czy 1 kwietnia 2026)?
- Czy od 1.02.2026 potraficie odbierać faktury kosztowe w KSeF, nie tylko wystawiać?
- Czy skrzynka e-Doręczeń ma administratora i zastępstwo?
- Czy GPS i apka mają podstawę RODO, retencję i umowę powierzenia, jeśli to SaaS?
- Czy podwykonawca ma kartę zakupu, dokumenty i palety, czy tylko przelew?
- Czy gotowy TMS (FireTMS, Trans.eu, Spedycyjne.pl) już macie — i który proces w nim wystaje?
- Czy potraficie wyeksportować zlecenia i dokumenty bez zgody dostawcy w piątek po 17:00?
- Czy decyzja brzmi: zostajemy przy SaaS / warstwa / własne serce zlecenia — z datą, nie „kiedyś”?
Jeśli macie działający FireTMS i jedyny ból to apka kierowcy albo KSeF — nie piszcie w briefie „chcemy nowy TMS”. Napiszcie: „mamy X, boli Y”. Oszczędzicie kwartał. Jeśli nie macie nic oprócz Trans.eu i Excela, a flota przekroczyła punkt, w którym czat kłamie, piszcie o MVP zleceń. Jeśli nie wiecie, który z tych dwóch opisów jest Wasz, też piszcie — to jest normalny stan, tylko trzeba go nazwać na rozmowie, nie w umowie wdrożeniowej.
Koszt braku decyzji: puste kilometry, kara SENT, zły fracht
Brak decyzji to też decyzja: zostajecie przy nośniku, który kłamie. Koszt nie jest „abonamentem, którego nie zapłaciliście”. Jest kursem, który wyjechał bez zgłoszenia, relacją, która wygląda na zyskowną, bo puste nie mają numeru, i fakturą, której KSeF nie przyjmie w kształcie, w jakim przywykliście ją wysyłać mailem. W otoczeniu z raportu TLP — spowolnienie od połowy 2023, więcej firm transportowych w upadłościach i restrukturyzacjach, spadek liczby licencji — ten koszt nie czeka, aż „wdrożycie po Nowym Roku”.
Puste kilometry są najuczciwszym przykładem, bo nie potrzebują urzędu. Auto wraca. Paliwo spala się tak samo. e-TOLL liczy się tak samo. Frachtu nie ma. Jeśli tego nie widzicie jako zlecenia wewnętrznego, nie zarządzacie flotą. Zarządzacie nadzieją, że „następny ładunek będzie po drodze”. Czasem jest. Statystyka Waszych 12 miesięcy, nie giełdy, powie, jak często nie jest. Bez rekordu nie ma statystyki. Bez statystyki jest intuicja. Intuicja przy kurczącym się rynku z 43 924 licencjami na koniec 2025 r. (zestawienie wtórne BTM/GITD) jest droga.
Kara jak za jazdę bez zezwolenia przy braku SENT/RMPD jest przykładem urzędowym. Nie podajemy tu kwot z pamięci ani z forów. Podajemy mechanizm: kurs, który „nie wyglądał na zgłoszenie”, jest traktowany jak kurs bez uprawnienia. System, który wymusza pytanie na karcie zlecenia, jest tańszy niż pierwsza taka wpadka. Nie jest gwarancją. Gwarancji nie ma, gdy ktoś kliknie „nie dotyczy” z przyzwyczajenia. Proces i rola (kto odpowiada za PUESC) są ważniejsze niż checkbox.
Zły fracht to trzeci koszt: sprzedaliście za stawkę z czatu, bez postoju, bez palet, bez opłaty drogowej, w walucie bez kursu. Klient zapłaci to, co było w mailu. Resztę dowieziecie za darmo. TMS z taryfą i z zamknięciem zlecenia przed fakturą nie podniesie stawek rynku. Zatrzyma Was przed podpisaniem głupoty, którą w ferworze giełdy widać dopiero w FK. W 2026 r. FK dodatkowo przepuści to przez KSeF, więc głupota dostanie urzędowy numer.
Szkoda bez zdjęcia jest czwartym kosztem, często większym niż jeden pusty przebieg. Klient zgłasza zniszczenie. Kierowca „nie pamięta, czy to już było przy załadunku”. Ubezpieczyciel prosi o dokument z miejsca. Galeria telefonu ma 400 zdjęć parkingu. Likwidacja trwa, auto stoi albo jedzie z reklamacją w tle, relacja z klientem stygnie. Checklist załadunku ze zdjęciem narożników i plomb nie jest „kombinowaniem pod odszkodowanie”. Jest higieną, której Excel nie wymusi, a aplikacja w kabinie — tak.
Jest wreszcie koszt rekrutacji i odejścia spedytora. Gdy wiedza o stałych relacjach, o „jak liczymy palety u tego klienta” i o loginie PUESC siedzi w jednej głowie, odejście tej głowy jest awarią operacyjną. System z kartą klienta, taryfą i checklistą nie zastąpi człowieka. Sprawia, że następny człowiek nie zaczyna od zera w najgorszym tygodniu sezonu. Przy spadającej liczbie licencjonowanych przewoźników konkurencja o dobrego dyspozytora nie maleje. Narzędzie, które nie wymaga geniuszu arkuszowego, jest argumentem, żeby ten dyspozytor u Was został.
Jak rozmawiać z dostawcą — i jak zacząć z GESOFT
Dostawca, który na pierwszej rozmowie obiecuje tachograf, GITD, „pełny compliance pakietu mobilności” i „własny e-TOLL”, nie rozumie Waszej branży albo liczy, że nie dopytacie. Dostawca, który od razu każe wyrzucić FireTMS, też. Pytania, które warto zadać każdemu, w tym nam: gdzie jest źródło faktury w 2026 r.? Co się dzieje, gdy nie ma zasięgu? Kto jest administratorem danych GPS? Czy SENT jest checkboxem, czy procesem z PUESC? Czy po trzech latach wyjdziecie z danymi? Czy ofertę da się zestawić z MVP (zlecenia, pojazdy, kierowcy, status, dokumenty), a nie z roadmapą na 40 slajdach?
Na rozmowę z nami przygotujcie nie RFP na 80 stron, tylko opis floty: liczba zestawów, kraj / międzynarodówka, czy chłodnia/ADR/paczki, ile zleceń tygodniowo, czy giełda, czy stałe relacje, jakie FK, czy ktoś już pilnuje PUESC i KSeF, czy macie dziś TMS, co w nim boli. W 24 godziny od tego opisu wracamy przez kontakt. Jeśli odpowiedzą SaaS, usłyszycie SaaS. Jeśli warstwa, usłyszycie warstwa. Jeśli własne serce zlecenia, usłyszycie zakres MVP i czego nie ruszamy (tachograf, GITD, księgowość ustawowa, e-TOLL).
Nie potrzebujecie „strategii digitalizacji TSL”. Potrzebujecie jednej prawdy o kursie, zanim kolejny pusty przebieg, kolejna korekta KSeF albo kolejny kurs bez RMPD zrobi to, czego Excel nie pokaże: ubytek marży w roku, w którym branża i tak jedzie pod wiatr. To jest cała teza tego tekstu. Reszta jest checklistą i źródłami, żebyście nie kupili slajdu.
Jeśli po tej stronie zostaje jedno zdanie do walnego albo do wspólnika, niech brzmi tak: nie kupujemy mapy. Kupujemy rekord zlecenia transportowego, który uniesie pojazd, kierowcę, dokument, SENT, koszt i fakturę KSeF. Wszystko inne — giełda, tachograf, urząd, opłata drogowa — zostaje tam, gdzie prawo i rynek je położyły. Program dla przewoźnika, który to rozumie, jest narzędziem. Program dla przewoźnika, który tego nie rozumie, jest kosztem.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy oprogramowanie dla firmy transportowej zastąpi tachograf i GITD?
- Nie. Tachograf, ewidencja czasu pracy, licencja i kontrola GITD zostają tam, gdzie każe prawo. System może planować zmianę, trzymać wypisy i stawiać alerty. Nie może być zamiennikiem urządzenia ani urzędu.
- Czy GESOFT każe wyrzucić FireTMS albo Trans.eu?
- Nie. SaaS TMS wygrywa przy standardowym modelu. Budujemy własne albo warstwę (apka kierowcy, portal, KSeF, SENT), gdy szablon nie mieści taryf, offline albo integracji. Działającego TMS nie palimy dla zasady.
- Od kiedy SENT/RMPD dotyczy przewozów przez Polskę?
- GITD: od 1 listopada 2024 r. przewoźnicy spoza UE/EFTA/Szwajcarii; od 1 stycznia 2025 r. przewoźnicy z UE/EFTA/CH na przewozie do/z państwa spoza UE na podstawie zezwolenia z umowy międzynarodowej. Formularze PUESC (RMPD100, aktualizacja, RMPD406). Brak zgłoszenia jak jazda bez zezwolenia.
- Od kiedy KSeF obejmuje fakturę frachtową?
- Wystawianie: 1 lutego 2026 r. przy sprzedaży 2024 brutto powyżej 200 mln zł, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Odbiór faktur od 1 lutego 2026 r. B2C fakultatywnie. Źródło: ksef.podatki.gov.pl, ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Nie wystawiaj poza KSeF, gdy już Cię dotyczy.
- Czy budujecie własny e-TOLL?
- Nie. Importujemy zestawienia przejazdów i alokujemy koszt na zlecenie albo pojazd. Konta, OBU i opłaty zostają u operatora. To samo dotyczy winiet zagranicznych: koszt na kursie, nie zamiennik systemu opłat.
- Co wchodzi w MVP?
- Zlecenia, pojazdy, kierowcy, status trasy, dokumenty. Potem — według bólu — Android offline, portal zleceniodawcy, most KSeF/FK, SENT, palety, podwykonawca, alokacja e-TOLL. Bez AI, bez obietnicy giełdy ładunków.
- Czy aplikacja liczy czas pracy kierowcy zamiast tachografu?
- Nie. Może pokazać plan zmiany i ostrzec o kolizji z odpoczynkiem, ewentualnie importować status z ewidencji, którą już macie. Urzędowy zapis zostaje w tachografie i w ewidencji wymaganej przepisami.
- Ile jest w Polsce licencjonowanych przewoźników międzynarodowych?
- Zestawienie wtórne Webfleet (7.04.2026) i Trans.info (6.02.2026), powołujące się na BTM/GITD: 43 924 na koniec 2025 r., −2,5% r/r. To ewidencja licencji, nie spis aut w ruchu. TLP: w 2024 r. po raz pierwszy spadła liczba firm z licencją wspólnotową.
- Czy przy pięciu autach potrzebujemy własnego TMS?
- Rzadko. Przy małej flocie i standardowym frachcie wygrywa Excel albo SaaS. Własne ma sens, gdy model wystaje (taryfy, portal, offline, SENT, nośniki) albo gdy czat i arkusz już kłamią. Na rozmowie mówimy to wprost.
- Jak zacząć — co wysłać na kontakt?
- Opis floty: liczba zestawów, profil (kraj/międzynarodówka, ładunek), czy giełda, jakie FK, czy jest TMS, co boli, czy SENT i KSeF Was dotyczą. Oferta w 24 h. Nie potrzebujemy RFP na 80 stron, żeby powiedzieć, czy budować, czy zostać przy SaaS.
Opisz projekt