Więcej ludzi, mniej godzin. Agencja nie spina wypłaty z fakturą hali
18 sierpnia 2026 r. Polskie Forum HR podało, że w II kwartale agencje izby miały 82 tys. osób, o 1 proc. więcej niż rok wcześniej, przy 40 tys. FTE, o 2 proc. mniej. Dla agencji to więcej kart i krótsze zlecenia, a godziny nadal wracają z hali w Excelu.
18 sierpnia 2026 r. Prawo.pl opisało wyniki rynku usług HR za II kwartał, które tego samego dnia opublikowało Polskie Forum HR. Obroty 32 grup kapitałowych zrzeszonych w izbie, łącznie 73 spółki, wzrosły o 3 proc. rok do roku, do 1858 mln zł. Praca tymczasowa zostaje trzonem: 62,4 proc. udziału i 1159 mln zł obrotu, o 4 proc. więcej niż rok wcześniej.
W agencjach PFHR pracowało 82 tys. osób, o 1 proc. więcej niż w II kwartale 2025 r. Szacunek dla całego kraju: 272 tys. pracowników tymczasowych. Czas przepracowany w przeliczeniu na pełne etaty wyniósł 40 tys. FTE — o 2 proc. mniej rok do roku, o 1 proc. więcej niż w I kwartale.
W biurze agencji te dwie liczby składają się na jeden tydzień pracy: więcej kart osobowych przy mniejszej liczbie godzin na osobę. Klient nadal płaci za roboczogodziny, które ktoś musi potwierdzić. Wypłata nadal wychodzi z ewidencji czasu. Gdy te dwa rachunki żyją w osobnych plikach, ewidencja godzin pracy tymczasowej przestaje być formalnością i zaczyna decydować o marży.
Co izba i rynek ogłoszeń podały w sierpniu
Struktura obrotów członków PFHR w II kwartale wyglądała tak: praca tymczasowa 62,4 proc. (1159 mln zł), outsourcing 25,1 proc. (467 mln zł, plus 6 proc. r/r), delegowanie 4,6 proc., rekrutacje 4,4 proc., RPO 1,5 proc., pozostałe usługi 1,9 proc., career management 0,1 proc. Szacunek całego rynku pracy tymczasowej w Polsce, łącznie z firmami poza izbą: 2 mld zł w tym jednym kwartale.
Ewelina Glińska-Kołodziej, członkini zarządu PFHR, cytowana przez Prawo.pl, mówiła o dojrzałym, stabilnym ekosystemie i o tym, że biznes reaguje na gospodarkę elastycznością zatrudnienia. W agencjach izby 81 proc. umów z pracownikami tymczasowymi to umowy o pracę. Dominują produkcja (61 proc.) i usługi (38 proc.).
Rekrutacje stałe na rzecz polskich pracodawców dały członkom izby 75 mln zł. To plus 7 proc. rok do roku i plus 6 proc. kwartał do kwartału. Rekrutacje dla pracodawców zagranicznych: 7 mln zł, plus 21 proc. r/r. RPO, czyli przejęcie procesu rekrutacji: 29 mln zł, plus 5 proc. r/r. Szymon Rudnicki, wiceprezes PFHR, wiązał skok rekrutacji krajowych z tym, że firmy odblokowały etaty po ostrożnym początku roku.
25 sierpnia Bankier.pl, za PAP Biznes, podał wyniki Grupy Pracuj za II kwartał. Przychody: 216,1 mln zł, plus 5,7 proc. r/r. W serwisie Pracuj.pl liczba projektów rekrutacyjnych wzrosła o 5,5 proc., do 135 tys. Prezes Przemysław Gacek mówił o ożywieniu we wszystkich kluczowych segmentach, w tym w pracy fizycznej (blue collars) i usługach. Średnia cena projektu w serwisie wzrosła o blisko 5 proc. r/r.
20 sierpnia ten sam portal opisał dane GUS o płacach za lipiec. Przeciętne wynagrodzenie w dużych przedsiębiorstwach: 9509,02 zł brutto, plus 6,8 proc. rok do roku. Zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw: 6378,9 tys. etatów, pierwszy miesięczny wzrost od listopada 2025 r., nadal o 0,8 proc. poniżej lipca rok wcześniej. Agencja, która obsadza halę, kupuje godziny na rynku, gdzie ogłoszenia drożeją, a średnia płaca w gospodarce rośnie szybciej niż przed miesiącem.
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy określonych umowach cywilnoprawnych 31,40 zł — tak Infor.pl przypomniał 25 sierpnia, za rozporządzeniem Rady Ministrów z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242). Godzina nieobsadzona albo godziny, których klient nie potwierdzi, ma więc twardą dolną granicę kosztu. Izba podaje, że w jej agencjach i tak dominuje umowa o pracę, nie stawka godzinowa ze zlecenia.
Więcej osób, krótsze zlecenia
FTE w raporcie PFHR to godziny przeliczone na pełne etaty. Spadek o 2 proc. przy wzroście liczby osób o 1 proc. nie musi oznaczać, że hale stały. Może oznaczać, że ta sama produkcja i ten sam magazyn biorą ludzi na krótsze okna: jeden tydzień, dwie zmiany, zastępstwo na zwolnienie, dosadzenie na pik.
W I kwartale 2026 r. członkowie izby mieli 86 tys. pracowników tymczasowych, o 14 proc. więcej niż rok wcześniej, przy FTE wyższym tylko o 1 proc. — tak PFHR opisywało otwarcie roku. Wtedy Glińska-Kołodziej wprost wiązała ten rozjazd z elastycznością: więcej ludzi, niekoniecznie więcej pełnych etatów. W II kwartale osób jest mniej niż zimą (82 tys. wobec 86 tys.), ale w ujęciu rocznym nadal plus, a godzin minus.
Każda dodatkowa osoba to teczka, skierowanie, badania, BHP, grafik i rozliczenie. Każda skrócona obsada to kolejny obieg godzin z zakładem. Biuro, które ogarniało kilkanaście stałych osób na jednej hali, nagle liczy dziesiątki kart, które co tydzień wchodzą i schodzą. Excel to wytrzyma, dopóki jeden człowiek pamięta, kto w poniedziałek miał być na drugiej zmianie.
Przykład: dwa zakłady, magazyn i trzy pliki
Wyobraźmy sobie agencję, która obsadza kilkadziesiąt osób w dwóch zakładach produkcyjnych i jednym magazynie. To przykład, nie opis konkretnej firmy. Przy takiej skali jeszcze da się ogarnąć telefonem, a już nie da się ogarnąć bez pomyłki.
W piątek biuro układa obsadę na przyszły tydzień. Imiona idą do brygadzisty mailem albo w komunikatorze. W poniedziałek rano dwóch ludzi nie staje na zmianie. Jeden napisał w nocy, drugi nie odebrał. Magazyn dzwoni po zastępstwo na dziesiątą. Ktoś z rezerwy dojeżdża, ale na inną bramkę niż ta, którą wpisano w skierowaniu.
W środę z zakładu spływa arkusz godzin. Inny układ kolumn niż tydzień wcześniej, bo zestawiał go inny mistrz. Nadgodziny z nocy są w komentarzu, nie w komórce. Kadry liczą wypłaty z własnego pliku, bo tam są absencje, dodatki i stawki z umowy o pracę. Księgowość wystawia fakturę z trzeciego zestawienia, bo klient płaci za potwierdzone godziny, nie za to, co poszło na listę płac.
W piątek wychodzi, że magazyn nie potwierdza czterech godzin z wtorku, a pracownik ma je na liście. Albo odwrotnie: zakład podpisuje zmianę, której nie ma w skierowaniu, bo zastępstwo weszło „na gębę”. Agencja albo dopłaca z marży, albo kłóci się o aneks, albo zostawia dziurę do następnego miesiąca.
W tej historii wystarczyłaby jedna karta zlecenia: kto miał przyjść, kto przyszedł, ile godzin zakład potwierdził, co poszło na wypłatę. Dwa miejsca w obiegu: status obecności w dniu zmiany i lista godzin, którą klient odhacza w portalu albo w tym samym panelu, z którego biuro robi fakturę.
Kto miał stanąć na zmianie
Grafik w agencji ustawia obsadę konkretnej zmiany u konkretnego pracodawcy użytkownika: hala A, druga zmiana, stanowisko przy linii, wymagane badania. Gdy 61 proc. pracy tymczasowej w izbie siada w produkcji, ten grafik żyje w rytmie hali, nie w rytmie biura.
Zator zaczyna się, gdy obsada jest w arkuszu, a potwierdzenie przyjścia w telefonie. Koordynator wie, kogo wysłał. Nie wie, kto przekroczył bramkę. No-show o szóstej rano zostaje dziurą do momentu, aż ktoś z zakładu zadzwoni. Do tego czasu linia albo stoi, albo bierze człowieka z innej firmy.
Wspólna lista obsadzenia zmiany z prostym statusem — skierowany, potwierdzony, na miejscu, nie stawił się, zastępstwo — skraca ten telefon. Nie musi to być aplikacja z logowaniem biometrycznym. Wystarczy, że koordynator i brygadzista patrzą na tę samą zmianę, a nie na dwa wątki w komunikatorze.
Jeśli pracownik ma w telefonie tylko swoje skierowanie i przycisk „jestem na miejscu” albo „nie dojadę”, biuro widzi lukę, zanim zakład zdąży się zdenerwować. Przy kilkunastu osobach da się to utrzymać w arkuszu. Przy kilkudziesięciu na trzech lokalizacjach arkusz rozjeżdża się w pierwszą niedzielę, gdy ktoś kopiuje zły tydzień.
Godziny, które zakład musi podpisać
Klient agencji kupuje godziny na swojej hali, nie etat. Dopóki tych godzin nie potwierdzi, faktura jest sporem, a nie dokumentem. W wielu firmach potwierdzenie nadal wygląda tak: wydruk z RCP zakładu, skan, mail, ręcznie wpisane nadgodziny.
Tu psuje się ewidencja godzin pracy tymczasowej. Agencja ma swoją listę z umowy. Zakład ma swoją z bramki albo z zeszytu zmiany. Różnica dwóch godzin na osobie, przy kilkudziesięciu osobach, zjada miesiąc marży szybciej niż puste ogłoszenie.
Portal albo prosty widok dla klienta, w którym odhacza godziny z podziałem na zmianę, dodatek nocny i nadgodziny, zamyka spór w dniu rozliczenia, nie w październiku. Status „do potwierdzenia / potwierdzone / odrzucone z komentarzem” jest ważniejszy niż ładny wykres frekwencji.
Nie każdy zakład wejdzie w obcy program. Wtedy zostaje import z pliku, który zakład i tak eksportuje z własnego RCP, albo integracja, jeśli klient ma stały format. Ważne, żeby po imporcie powstał ten sam rekord godziny, z którego pójdzie i wypłata, i faktura. Dwa importy do dwóch arkuszy wracają do środy z przykładu.
Wypłata z umowy, faktura z potwierdzenia
Skoro 81 proc. umów w agencjach PFHR to umowy o pracę, biuro nie rozlicza wyłącznie stawki za godzinę ze zlecenia. Liczy etat albo część etatu, absencję, chorobowe, urlop, dodatek nocny, nadgodziny. Wypłata ma swój kalendarz: zwykle z dołu, nie później niż do dziesiątego dnia następnego miesiąca. Faktura dla klienta idzie inną ścieżką i często czeka na podpis z hali.
Rozjazd jest więc wbudowany w model. Agencja najpierw płaci człowiekowi, potem czeka, aż zakład potwierdzi, że te godziny naprawdę były. Im więcej krótkich zleceń, tym więcej takich oczekiwających potwierdzeń w jednym miesiącu. Spadek FTE przy wzroście liczby osób właśnie to robi: więcej list płac na mniej godzin.
Panel, który z potwierdzonych godzin robi jednocześnie pozycję do kadr i pozycję do faktury, nie zastąpi programu płacowego ani KSeF. Może oddać księgowości gotowe pozycje: klient, stawka, liczba godzin, okres, numer zlecenia. Reszta zostaje w systemie, którego agencja już używa.
Gdy umowa jest cywilnoprawna, dochodzi jeszcze osobny obowiązek potwierdzania godzin zlecenia. Ten wątek — i to, jak wygląda kontrola takich umów — jest opisany osobno w tekście o ewidencji umów cywilnoprawnych w agencji. Tu wystarczy jedno zdanie: rodzaj umowy zmienia sposób liczenia, nie zdejmuje potrzeby jednej listy godzin.
Zastępstwo, gdy ktoś nie dojechał
Krótsze zlecenia i no-show żywią się nawzajem. Im więcej osób kręci się na hali przez kilka dni, tym większa szansa, że w poniedziałek kogoś zabraknie. Zakład nie czeka na rekrutację. Chce człowieka na tę samą zmianę, z tymi samymi badaniami.
W agencji zastępstwo często wygląda tak: koordynator przekopuje stary Excel „gotowi do wysłania”, dzwoni do trzech osób, jedna odbiera, skierowanie powstaje w Wordzie, BHP jest „gdzieś w teczce”. Czas od telefonu z hali do wejścia zastępcy liczy się w godzinach, nie w dniach. Marża z tego dnia już uciekła, zanim ktoś wklei nowy wiersz do grafiku.
Lista kandydatów z filtrem: lokalizacja, stanowisko, ważne badania, dostępność na tę zmianę, ostatni klient — skraca ten obieg do kilku kliknięć i telefonu. To nie musi być duży ATS z lejkiem rekrutacji na specjalistów. Wystarczy, że ta sama baza, z której wysyła się ludzi na stałe zlecenie, umie pokazać, kto może wjechać dziś na drugą zmianę.
Rynek ogłoszeń w II kwartale nie stał w miejscu. 135 tys. projektów na Pracuj.pl i drożejące ogłoszenia oznaczają, że agencja konkuruje o tych samych operatorów i magazynierów co zakład, który mógłby ich zatrudnić sam. Czas od luki na zmianie do obsadzenia jest więc kosztem rekrutacji, nie tylko kosztem no-show.
Sezon na hali i w magazynie
Raport izby rozkłada pracę tymczasową głównie na produkcję i usługi. Wrzesień w tych dwóch światach nie wygląda tak samo. Hala po urlopach wraca do pełnej zmiany. Magazyn e-commerce szykował się na jesień już w sierpniu. Agencja, która obsługuje oba, ma w jednym tygodniu schodzące zastępstwa urlopowe i nabór na pik.
Sezon widać też w liczbach z I kwartału: wtedy PFHR tłumaczyło spadek godzin zimą kalendarzem. II kwartał powinien być pełniejszy. FTE jednak rok do roku spadło. Elastyczność, o której mówi izba, w biurze agencji wygląda jak częstsze otwieranie i zamykanie skierowań, nie jak jeden stabilny grafik na kwartał.
Kalendarz zleceń dla każdej lokalizacji — od kiedy do kiedy, ile osób na zmianę, jaki bufor na no-show — pozwala zobaczyć, że magazyn prosi o dwanaście osób od poniedziałku, a w puli „dostępni” jest ośmiu z ważnymi badaniami. Tego nie widać, gdy każde zlecenie żyje w osobnej wiadomości od opiekuna klienta.
Przy takim kalendarzu da się też uczciwie powiedzieć klientowi, ile osób agencja realnie dowiezie, zanim zakład ułoży plan produkcji na papierze, którego nikt nie obsadzi. To zliczenie skierowań i dostępności z tej samej listy, z której rano wychodzi obsada, a nie prognoza GUS.
Arkusz, kadry i księgowość obok siebie
W małej agencji role siadają na dwóch, trzech osobach: rekrutacja, koordynacja, kadry. Pliki mnożą się szybciej niż etaty w biurze. Jeden arkusz to obsada. Drugi — godziny z zakładu. Trzeci — stawki. Czwarty idzie do biura rachunkowego. Po roku nikt nie pamięta, który jest źródłem.
Program kadrowy i program księgowy zostają. KSeF i zgłoszenia do ZUS zostają tam, gdzie są. Brakuje warstwy, która trzyma zlecenie jako jeden obiekt: klient, lokalizacja, osoba, okres, godziny, status potwierdzenia, status wypłaty. Bez tego każda zmiana na hali wymaga ręcznego poprawiania trzech miejsc.
Na karcie zlecenia, która ma szansę przeżyć miesiąc, zwykle mieszczą się te pola:
- klient, lokalizacja, zmiana i stanowisko
- osoba, rodzaj umowy, stawka dla pracownika i stawka dla klienta
- skierowanie: od–do, wymagane badania, BHP
- obecność w dniu: przyszedł, nie stawił się, zastępstwo
- godziny: plan, przepracowane, potwierdzone przez zakład, odrzucone
- status rozliczenia: do wypłaty, zafakturowane, sporne
Bez tych pól poniedziałkowa dziura i środowy Excel z przykładu wracają co tydzień. Gotowy program dla agencji zatrudnienia część tych pól już ma. Pytanie, czy ma też potwierdzenie godzin po stronie klienta i czy umie oddać pozycje do kadr, których agencja nie chce przepisywać.
Kiedy wystarczy arkusz, a kiedy osobny panel
Kilkanaście osób u jednego klienta, jeden zakład, jeden człowiek w biurze, który zna każdą zmianę z imienia — arkusz wystarczy. Koszt pomyłki jest mały, bo pomyłka wychodzi przy stoliku, nie po trzech lokalizacjach.
Gotowy SaaS do rekrutacji ma sens, gdy agencja żyje z rekrutacji stałych i RPO, a nie z godzin na hali. Rynek rekrutacji w raporcie PFHR rósł szybciej niż FTE pracy tymczasowej. Inny proces, inny program. Wciąganie ATS-a na ewidencję obecności na drugiej zmianie kończy się polami, których nikt nie wypełnia.
Gotowy timesheet ma sens, gdy zakład zgodzi się w nim potwierdzać godziny. Często się nie zgodzi: ma własne RCP, własną ochronę, własny zakaz instalowania czegokolwiek. Wtedy zostaje import, portal tylko do odhaczania albo kartka, której nikt nie lubi, ale która wraca podpisana.
Dedykowany panel zaczyna się opłacać, gdy agencja ma kilku klientów z różnym sposobem potwierdzania godzin, kilkadziesiąt osób w obrocie i eksport do istniejącej kadry. Albo gdy proces jest nietypowy: nocne zmiany, dwie stawki na tym samym stanowisku, rozliczenie od linii zamiast od godziny. Wtedy taniej jest dopasować program do obiegu niż obiegiem udawać, że pasuje do pudełka. Szersze porównanie gotowego programu i oprogramowania na zamówienie zostaje aktualne: najpierw mapa danych, potem decyzja.
Jedna karta zlecenia zamiast trzech plików
GESOFT buduje panele i aplikacje pod konkretny obieg, nie pod katalog branży. W agencji z przykładu oznacza to zwykle trzy rzeczy, które już były w tekście: wspólną obsadę zmiany, potwierdzenie godzin po stronie zakładu i pozycje do wypłaty oraz faktury z tego samego rekordu.
Do tego dochodzi lista osób gotowych na zastępstwo, ze statusem badań, jeśli rekrutacja i koordynacja siedzą w jednym biurze. Nie trzeba od razu ruszać kadr ani księgowości. Wystarczy, że te dwa działy dostają plik albo API, którego nie trzeba sklejać ręcznie w niedzielę.
Raport PFHR nie każe nikomu kupować oprogramowania. Pokazuje, że w II kwartale 2026 r. agencje rozliczały więcej ludzi przy mniejszej liczbie godzin. Kto ten rozjazd ogarnia trzema arkuszami, ten w sezonie produkcyjnym i magazynowym będzie liczył no-show i sporne godziny dłużej, niż trwa sama zmiana.
Opisz projekt