Rejestr korespondencji w kancelarii po wyroku NSA: e-US, e-Doręczenia i adres z pełnomocnictwa
NSA w składzie 7 sędziów: pismo w e-Urzędzie Skarbowym jest doręczone dopiero po faktycznym pobraniu, nie po 14 dniach na koncie. Kancelaria liczy terminy od kanału, daty odbioru i adresu z pełnomocnictwa.
26 sierpnia 2026 r. Infor.pl opisał skutki wyroku NSA z 3 sierpnia 2026 r. (sygn. I FSK 1307/25, skład siedmiu sędziów): samo umieszczenie decyzji na koncie pełnomocnika w e-Urzędzie Skarbowym nie wywołuje skutku doręczenia. Fikcja z art. 150 Ordynacji podatkowej — ta sama, którą kancelarie znają z dwukrotnego awiza — nie rozciąga się na ten portal. Doręczenie przez e-US jest skuteczne dopiero z dniem faktycznego pobrania pisma. Ciężar wykazania odbioru spoczywa na organie.
Dla adwokata, radcy i doradcy podatkowego wyrok ma skutek w kalendarzu i w aktach, nie tylko w glosie. Od daty doręczenia liczy się termin na odwołanie, zażalenie, odpowiedź na wezwanie i często na uzupełnienie akt. Jeżeli kancelaria liczy czternaście dni od powiadomienia w portalu, a pismo nikt nie pobrał, organ mógł uznać sprawę za zamkniętą — i NSA właśnie to zakwestionował. Jeżeli ktoś pismo pobrał, data otwarcia może być datą, od której biegnie termin, nawet gdy w pełnomocnictwie wskazano inny adres. Stąd potrzeba rejestru korespondencji w kancelarii, który zapisuje kanał, datę wpływu, datę rzeczywistego odbioru i adres z pełnomocnictwa. Bez tego sekretariat i pełnomocnik liczą od różnych dni.
Wyrok NSA z 3 sierpnia 2026 r. w sprawie I FSK 1307/25
Sprawa, którą 3 sierpnia 2026 r. rozpoznał Naczelny Sąd Administracyjny, zaczęła się od decyzji Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego z 24 czerwca 2024 r. w zakresie VAT spółki za miesiące od sierpnia do grudnia 2013 r. Decyzję wysłano tego samego dnia na konto pełnomocnika — doradcy podatkowego i adwokata — w systemie e-Urząd Skarbowy. Pełnomocnik pisma nie pobrał. Organ uznał, że po czternastu dniach nastąpiło doręczenie zastępcze (z datą 8 lipca 2024 r.). Spółka wniosła odwołanie dopiero w listopadzie 2024 r., wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu, wskazując, że w pełnomocnictwie szczególnym podano adres ePUAP. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej stwierdził uchybienie terminu. WSA w Krakowie (I SA/Kr 189/25 z 24 kwietnia 2025 r.) przyznał rację organowi. NSA uchylił ten wyrok i postanowienie izby.
Sentencja, którą relacjonują Infor i Prawo.pl, da się streścić w trzech punktach. Po pierwsze, zgoda pełnomocnika na doręczanie pism na konto w e-US — składana na podstawie art. 35e ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej — nie kasuje adresu wskazanego w pełnomocnictwie. Organ może skorzystać z e-US, ale to uprawnienie, nie jedyna droga i nie hierarchia nad art. 145 § 2 Ordynacji. Po drugie, art. 150 Ordynacji zawiera zamknięty katalog doręczenia zastępczego. Nie ma w nim fikcji dla pisma jedynie udostępnionego w e-US. Przepisu o fikcji nie wolno interpretować rozszerzająco. Po trzecie, jeżeli pełnomocnik faktycznie pobierze pismo z e-US, doręczenie jest skuteczne z dniem odbioru. Samo powiadomienie i upływ czasu nie wystarczą. Ciężar dowodu leży po stronie organu.
To jest orzeczenie w konkretnej skardze kasacyjnej, wydane w składzie siedmiu sędziów, a nie uchwała o mocy zasady prawnej. Infor zaznacza, że formalnie nie wiąże innych składów tak jak uchwała, ale składy będą się do niego odwoływać. Nie należy więc pisać klientowi, że „ustawa zabrania doręczenia przez e-US”. Ustawa — art. 144 § 1a Ordynacji w związku z art. 35e ustawy o KAS — nadal przewiduje konto w systemie teleinformatycznym organu jako jeden z dopuszczalnych sposobów. NSA nie wyłączył tego kanału. Ograniczył skutek braku odbioru. Sędzia Jan Rudowski, prezes Izby Finansowej, mówił na wokandzie, że liczy na uporządkowanie przepisów nowelizacją Ordynacji uchwaloną przez Sejm 29 maja 2026 r. Ta nowela (Dz.U. 2026 poz. 846) wchodzi w życie 1 października 2026 r.; jej trzon, według komunikatów PAP, dotyczy m.in. krajowych MDR-ów i procedur, a nie zastępuje wyroku w sprawie e-US. Do czasu jednoznacznej zmiany ustawy kancelaria pracuje na brzmieniu Ordynacji oraz na tym orzeczeniu.
Kanały, którymi pismo wchodzi do kancelarii
Pełnomocnik w 2026 r. nie ma jednej skrzynki. Ma kilka, i każda żyje według innych reguł. Adwokat, radca, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy i notariusz muszą posługiwać się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 r. — tak stanowi harmonogram Ministerstwa Cyfryzacji i art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych. To skrzynka związana z wykonywaniem zawodu, wpisana do Bazy Adresów Elektronicznych. Jeżeli ten sam prawnik prowadzi też spółkę albo JDG, Biznes.gov.pl zastrzega osobną skrzynkę dla firmy. Nie wolno ich spinać. Zawód i przedsiębiorstwo to dwa adresy.
Równolegle działa e-Urząd Skarbowy: konto osoby fizycznej, na które KAS może kierować korespondencję po zgodzie z art. 35e ustawy o KAS. NSA powiedział, że ta zgoda rozszerza kanały, ale nie ustanawia hierarchii. Do tego dochodzi to, co jeszcze zostało z ePUAP — od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym sposobem komunikacji podmiotów publicznych z niepublicznymi, a fikcja doręczenia z ePUAP do podmiotów niepublicznych przestała obowiązywać, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej. Sądy, trybunały, komornicy i prokuratura mają czas na e-Doręczenia do 1 października 2029 r. Do tej daty kancelaria nadal odbiera wezwania z Portalu Informacyjnego, z ePUAP tam, gdzie sąd go używa, i z poczty. Papier nie zniknął. Publiczna usługa hybrydowa drukuje pismo, gdy adresat nie ma skrzynki.
- e-Doręczenia zawodu zaufania publicznego (ADE w BAE, od 1 stycznia 2025 r.)
- e-Doręczenia spółki albo JDG pełnomocnika, jeśli prowadzi działalność gospodarczą osobno od zawodu
- konto w e-Urzędzie Skarbowym — z faktycznym pobraniem, bez fikcji 14 dni
- adres elektroniczny wskazany w pełnomocnictwie (ePUAP albo ADE), wiążący dla organu w tej sprawie
- Portal Informacyjny sądów powszechnych i korespondencja papierowa albo hybrydowa, dopóki sądy nie przejdą na e-Doręczenia
Kancelaria, która „sprawdza pocztę”, a w praktyce otwiera jedną skrzynkę rano, nie wie, czy w drugiej wisi decyzja, od której organ odlicza już drugi tydzień — albo, po wyroku NSA, decyzja, która jeszcze nie została doręczona, bo nikt jej nie pobrał. Oba stany są groźne. W pierwszym ginie termin. W drugim organ może uznać, że doręczył, a kancelaria dowiaduje się o sporze, gdy egzekucja jest w toku. Rejestr nie zastąpi urzędowych systemów. Ma pokazać, który system, kiedy i czy ktoś otworzył.
Kiedy pismo jest doręczone: e-Doręczenia, e-US i papier
Tu leży największa pomyłka operacyjna. Ludzie w kancelarii mówią „elektroniczne, więc czternaście dni jak awizo”. Ustawa o doręczeniach elektronicznych naprawdę zna ten mechanizm — ale tylko dla e-Doręczeń. Art. 41 ust. 1 pkt 3 tej ustawy stanowi, że dowód otrzymania wystawia się po upływie 14 dni od wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat jej nie odebrał. Art. 42 ust. 2: korespondencję uznaje się wtedy za doręczoną w dniu następującym po upływie tych 14 dni, liczonym od dnia wpłynięcia wskazanego w dowodzie otrzymania. Ministerstwo Cyfryzacji w FAQ powtarza to samym językiem: po 14 dniach pismo od urzędu na ADE obywatela albo firmy uznaje się za doręczone, nawet jeśli adresat go nie otworzył. Wpis do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji od podmiotów publicznych na ten adres. Kancelaria, która ma ADE i nie loguje się dwa tygodnie, ma fikcję. To jest obowiązujące prawo, nie interpretacja.
W e-Urzędzie Skarbowym — według NSA — tej fikcji nie ma. Art. 150 Ordynacji nie wymienia udostępnienia na koncie e-US. Sąd odmówił „doczytania” analogii z papierowym awizem. Skutek: pismo, które wisi na koncie i nikt go nie pobrał, pozostaje niedoręczone. Organ powinien sięgnąć po adres z pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnik pismo pobierze, datą doręczenia jest dzień odbioru, nie dzień wrzucenia do portalu i nie czternasty dzień. To rozróżnienie trzeba mieć przy każdej pozycji rejestru, bo od niego zależy, czy liczymy 14 dni od wpływu, 14 dni od otwarcia, czy w ogóle nie zaczynamy biegu.
Papier zostaje przy klasycznej ścieżce: awizo, drugie awizo, fikcja po okresie przechowywania, z katalogu art. 150 Ordynacji albo art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego, zależnie od trybu. Publiczna usługa hybrydowa to nadal list, tylko wydrukowany przez operatora. W postępowaniu sądowym do października 2029 r. e-Doręczenia nie są jeszcze wyłącznym kanałem sądów. Portal Informacyjny, doręczenie komornicze i list polecony żyją obok ADE. Kancelaria, która w kalendarzu ma jedną kolumnę „data wpływu”, bez kolumny „reguła kanału”, będzie liczyć terminy sądowe tak, jak podatkowe, i podatkowe tak, jak e-Doręczenia. Po 3 sierpnia 2026 r. to już nie jest pedantyzm. To różnica między odwołaniem wniesionym w terminie a uchybieniem, które NSA właśnie rozbierał przez kilka godzin na wokandzie.
Od powiadomienia do terminu: obieg w sekretariacie
Proces, który pęka, nie zaczyna się od „systemu IT”. Zaczyna się od rana, w którym ktoś ma sprawdzić więcej niż jedną skrzynkę. W małej kancelarii robi to ten sam radca, który po południu jedzie na rozprawę. W większej — sekretariat, aplikant, czasem księgowa, która „i tak wchodzi do e-US po faktury”. Każda z tych osób może otworzyć pismo. Każde otwarcie w e-US, po linii NSA, może być dniem doręczenia. Rejestr, który nie zapisuje kto pobrał, zostawia lukę w dowodzie na własny użytek: gdy klient zapyta, od kiedy liczyliście czternaście dni, nie będzie komu pokazać logu.
Przykładowo, kancelaria prowadząca kilkanaście spraw podatkowych i kilkadziesiąt sądowych może w jednym tygodniu dostać decyzję w e-US, wezwanie na ADE zawodu, odpis z Portalu Informacyjnego i list z wezwaniem do uzupełnienia pełnomocnictwa. Bez wspólnej listy te cztery rzeczy siedzą w czterech narzędziach. Termin z decyzji podatkowej wpada do prywatnego kalendarza pełnomocnika. Wezwanie sądowe — do zeszytu sekretariatu. ADE ktoś sprawdził w piątek, e-US — w poniedziałek, bo hasło ma inna osoba. Klient słyszy, że „jeszcze nic nie przyszło”, podczas gdy pismo od trzech dni leży na koncie, a po wyroku NSA wciąż nie wiadomo, czy organ uzna je za doręczone.
Obieg, który da się utrzymać bez oprogramowania, wygląda skromnie, ale musi być kompletny. Urzędowego e-US nikt poza KAS nie zastąpi, więc nikt nie pobiera stamtąd pism zamiast logowania. Po ręcznym albo półautomatycznym sprawdzeniu kanału ma powstać jeden wpis przy sprawie.
- Sprawdzenie w ustalonym rytmie: ADE zawodu, ADE firmy, e-US, Portal Informacyjny, poczta papierowa i — dopóki jeszcze coś tam wpada — ePUAP.
- Zapis kanału, nadawcy, sygnatury albo numeru decyzji, daty wpływu (udostępnienia) i daty faktycznego pobrania, z imieniem osoby, która otworzyła plik.
- Powiązanie z pełnomocnictwem w tej sprawie: jaki adres do doręczeń wskazano, czy istnieje osobna zgoda na e-US, czy organ miał prawo wybrać ten kanał.
- Wyliczenie terminu według reguły kanału: e-Doręczenia (14 dni od wpływu, fikcja z art. 41–42 u.d.e.), e-US (dzień pobrania albo brak doręczenia), papier (katalog art. 150 Ordynacji albo KPA), sąd (przepisy procesowe właściwe dla tego postępowania).
- Przypisanie do teczki sprawy, alert do pełnomocnika prowadzącego i — jeżeli pismo nie zostało pobrane z e-US — adnotacja, że organ może jeszcze wysłać je na adres z pełnomocnictwa.
Punkt ostatni jest nowy względem rutyny sprzed wyroku. Kancelaria, która widzi nieotwarte pismo w e-US, stoi przed decyzją: otworzyć i zacząć bieg, albo zostawić i liczyć, że organ pójdzie na ePUAP albo ADE z pełnomocnictwa. To decyzja procesowa, nie informatyczna. Rejestr ma ją utrwalić, nie podejmować za pełnomocnika. Jeżeli ktoś otworzy „żeby zobaczyć, czy to ważne”, data jest już w systemie KAS. Dlatego uprawnienia do e-US nie powinny wisieć na wspólnym haśle kancelarii. Tajemnica zawodowa i RODO i tak tego nie lubią; po 3 sierpnia dochodzi argument terminu.
Adres z pełnomocnictwa, zgoda na e-US i druga skrzynka od 1 października
Art. 145 § 2 Ordynacji: pisma doręcza się pełnomocnikowi na adres wskazany w pełnomocnictwie. NSA uznał ten przepis za gwarancyjny i szczególny. Formularz pełnomocnictwa szczególnego jest oświadczeniem do akt konkretnego postępowania. Jeżeli pełnomocnik wpisał tam ePUAP albo ADE, organ — zdaniem sądu — nie może traktować późniejszej, ogólnej zgody na e-US jako automatycznej zmiany tego adresu. Zgoda dodaje kanał. Nie cofa oświadczenia z akt. W praktyce oznacza to, że kancelaria musi wiedzieć, co stoi w każdym pełnomocnictwie, a nie tylko „mamy zgodę na e-US, więc wszystko idzie tam”. Wpis w Excelu „e-US: tak” przy nazwisku prawnika nie wystarczy, gdy w sprawie Kowalskiego wskazano inny adres niż w sprawie Nowak.
1 października 2026 r. kończy się czas dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. Od tego dnia muszą mieć adres do e-Doręczeń — art. 152 ust. 3 ustawy, harmonogram MC. Kto aktualizował wpis po 30 czerwca 2025 r., obowiązek miał wcześniej. Dla kancelarii to nie tylko własna skrzynka. To skrzynki klientów. Wezwanie, które urząd wyśle na ADE klienta-JDG, może nie trafić do pełnomocnika, jeżeli organ nie został poinformowany o adresie z pełnomocnictwa albo pełnomocnictwo nie obejmuje tego kanału. Klient, który „nie zagląda do e-Doręczeń, bo ma kancelarię”, po czternastu dniach ma fikcję z art. 41 u.d.e. Pełnomocnik, który o tym piśmie nie wie, liczy termin od rozmowy telefonicznej w czwartym tygodniu.
Stąd drugi rejestr obok korespondencji: rejestr pełnomocnictw z adresem do doręczeń, datą udzielenia, zakresem sprawy i informacją, czy klient ma ADE. Od października 2026 r. pytanie „czy JDG-klient ma skrzynkę” przestaje być ciekawostką. Jest elementem kompletności pełnomocnictwa. Kancelaria podatkowa, która prowadzi też księgi, styka się tu z oprogramowaniem dla biura rachunkowego: teczka księgowa i teczka sporu nie powinny dzielić jednej skrzynki tylko dlatego, że NIP jest ten sam. Faktury idą przez KSeF — obowiązek wystawiania dla większości podatników trwa od 1 kwietnia 2026 r., o czym pisaliśmy przy KSeF w aplikacji firmowej. Pisma procesowe nie są fakturami. Mieszanie tych strumieni w jednej skrzynce e-mail to najkrótsza droga do tego, żeby decyzja siedziała między UPO a wezwaniem do zapłaty.
Arkusz, gotowy CRM albo osobny rejestr
Jednoosobowa kancelaria z kilkoma sprawami podatkowymi w roku utrzyma to w arkuszu. Kolumny: sprawa, kanał, data wpływu, data pobrania, kto otworzył, reguła terminu, data końcowa, adres z pełnomocnictwa, link do pliku w teczce. Warunek: arkusz nie żyje na pendrive w szufladzie i nie jest kopiowany mailem. Jedna kopia, kopia zapasowa, dostęp tylko dla osób przy sprawach. Gdy spraw jest kilkadziesiąt i otwiera je więcej niż jedna osoba, arkusz przestaje mówić, czy wiersz jest aktualny. Dwie osoby sprawdzają e-US tego samego ranka, obie dopisują, jedna otwiera pismo „przy okazji”. Data doręczenia jest w portalu, a w arkuszu — dwie sprzeczne adnotacje.
Gotowy CRM dla kancelarii załatwia sprawę, sygnaturę, czas pracy i kalendarz rozpraw. Wiele z tych programów umie trzymać dokumenty przy teczce i przypomnieć o terminie. Rzadziej umieją rozróżnić regułę terminu w zależności od kanału doręczenia i zapisać, że pismo w e-US nie zostało pobrane, więc bieg jeszcze nie wystartował. Jeżeli Wasz CRM pozwala dodać pole „kanał” i „data pobrania” oraz nie wysyła akt stażyście „bo tak wyszło z uprawnień”, dociążenie istniejącego narzędzia jest tańsze niż nowy system. Pytanie, które warto zadać dostawcy: czy da się podpiąć dowód otrzymania z e-Doręczeń (to osobny dokument urzędowy) i czy log otwarcia da się eksportować, gdy klient albo sąd zapyta o datę. Jeżeli nie — zostaje albo ręczna adnotacja, albo integracja.
Integracja z e-Doręczeniami bywa dostępna u kwalifikowanych dostawców; publiczna skrzynka na Biznes.gov.pl ma własny interfejs. e-US i Portal Informacyjny sądów to narzędzia urzędowe. Nie „wpinamy się w KAS” zamiast logowania. Dedykowany rejestr ma sens, gdy kancelaria ma kilka ról (zawód, spółka, biuro), wielu pełnomocników, różne adresy w pełnomocnictwach i potrzebuje śladu, kto otworzył pismo. Nie ma sensu, gdy problemem jest to, że nikt nie sprawdza skrzynek — tego nie naprawi żadna aplikacja. Najpierw rytm: kto, które kanały, o której godzinie. Potem narzędzie, które ten rytm utrwala. Rozróżnienie gotowego programu i oprogramowania na zamówienie jest tu zwyczajnie ekonomiczne: nie buduje się silnika spraw od zera, jeżeli CRM już stoi, a brakuje jednego rejestru doręczeń.
Rejestr korespondencji, który da się spiąć ze sprawą
GESOFT buduje panele i CRM pod konkretny obieg, nie pod katalog funkcji. W kancelarii, która po wyroku I FSK 1307/25 nie jest w stanie powiedzieć, od którego dnia liczy termin, logicznym kawałkiem nie jest „nowy portal dla klienta”, tylko warstwa na istniejących teczkach: wpływ, kanał, odbiór, pełnomocnictwo, alert. Urzędowych skrzynek się nie zastępuje. Zastępuje się kartkę, na której ktoś napisał „przyszło coś z US” bez daty pobrania.
Jeżeli taki rejestr ma powstać obok działającego CRM albo jako jego moduł, wystarczy kilka rzeczy wynikających wprost z opisanego procesu. Nie lista marzeń. Lista, bez której znowu będą dwa kalendarze.
- Wpływ: kanał (ADE zawodu, ADE firmy, e-US, ePUAP, Portal Informacyjny, papier/hybryda), nadawca, sygnatura, data udostępnienia, data pobrania, osoba, która otworzyła.
- Reguła terminu wybrana z kanału, z jawnym wskazaniem, czy zastosowano fikcję z ustawy o doręczeniach elektronicznych, dzień faktycznego odbioru z e-US, czy katalog Ordynacji / KPA.
- Pełnomocnictwo przy sprawie: adres do doręczeń, zakres, data, adnotacja o zgodzie na e-US — bez nadpisywania adresu z akt jedną „zgoda: tak” przy koncie prawnika.
- Uprawnienia do wglądu w pismo ograniczone do zespołu sprawy; wspólne hasło do e-US nie wchodzi w rachubę, jeśli data otwarcia ma skutek procesowy.
- Eksport dowodu: kto, kiedy, z którego kanału — na potrzeby klienta, odwołania albo sporu o uchybienie terminu.
Portal klienta, jeżeli kancelaria go chce, pokazuje status sprawy i prośbę o dokumenty, nie skrzynkę e-Doręczeń klienta. Klient i tak musi mieć własny ADE, gdy przepisy go do tego zmuszą. Kancelaria może przypominać o terminie sprawdzenia skrzynki; nie może jej prowadzić zamiast klienta, jeżeli ustawa wiąże skutek z wpisem w BAE. RODO i tajemnica zawodowa rozstrzygają, kto w zespole widzi treść decyzji, a kto tylko to, że „wpłynęło pismo, termin 14 dni od 12 września”. To ten sam podział ról, którego wymaga ochrona danych w aplikacji webowej, tylko z ostrzejszym skutkiem: data w logu może być datą doręczenia.
Opisz projekt