Kary KSeF od 1 stycznia 2027 r. Ewidencja faktur w biurze rachunkowym
Ministerstwo Finansów potwierdziło w odpowiedzi na interpelację, że administracyjne kary za KSeF ruszą 1 stycznia 2027 r. i mogą sięgnąć 100% VAT z faktury. Biuro rachunkowe potrzebuje ewidencji numeru KSeF, trybu offline24 i uprawnień, zanim naczelnik urzędu skarbowego zapyta o konkretny dokument.
23 sierpnia 2026 r. serwis Infor opisał odpowiedź Ministerstwa Finansów na interpelację o kary w Krajowym Systemie e-Faktur: KSeF 2027. MF odpowiada na obawy przedsiębiorców dotyczące wysokich kar. Tekst interpelacji nr 17163 leży w systemie Sejmu: Interpelacja nr 17163. Złożył ją 14 maja 2026 r. poseł Włodzisław Giziński. Odpowiedzi z upoważnienia ministra udzielił Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu i zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Związki pracodawców, na które poseł się powołuje, proszą o ponowną analizę wysokości i konstrukcji sankcji, zanim 1 stycznia 2027 r. wejdą w życie administracyjne kary pieniężne. Górny próg z ustawy o VAT to do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze albo do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy faktura nie wykazuje VAT. Resort odpowiada, że mechanizmy ochronne, miarkowanie i możliwość odstąpienia od kary są już w przepisach. Okres bez kar administracyjnych ma służyć edukacji i wdrożeniu.
Dla biura, które wystawia albo pobiera faktury kilkudziesięciu klientów, ta wymiana zdań nie jest felietonem. Od kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania w KSeF obejmuje już większość podatników. Do końca roku trwa jeszcze zwolnienie dla sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie i zawieszenie kar z art. 106ni. Potem naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę decyzją. Ewidencja faktur KSeF ma wtedy pokazać, czy dokument poszedł do systemu, w jakim trybie, z jakim numerem i czy ktoś w Waszej firmie miał do tego uprawnienie.
GESOFT — Paweł Matusiak, Laravel, Vue, Android — nie zastępuje KSeF, Aplikacji Podatnika ani programu finansowo-księgowego. Budujemy panel obok tego, czego już używacie: lista dokumentów, status sesji, uprawnienia, umowa z klientem, skrzynka e-Doręczeń. Jeśli wystarczy SaaS od integratora, napiszemy to wprost. Jeśli macie własny obieg i gotowiec go nie obejmuje, składamy ofertę w 24 godziny przez kontakt. Na start wystarczy: ile NIP-ów obsługujecie, kto dziś wystawia faktury, jaki program FK, czy macie certyfikaty KSeF 2.0.
Interpelacja nr 17163 i odpowiedź Ministerstwa Finansów
Poseł pisze, że proces przygotowawczy e-fakturowania trwał w Polsce około pięciu lat, a w tym czasie zmieniał się harmonogram i pojawiały się problemy techniczne. Skrócony czas wdrożenia podniósł niepewność i koszty. W porównaniu z innymi krajami UE polski model jest — w ocenie związków pracodawców — istotnie bardziej restrykcyjny. Część naruszeń na starcie może wynikać z błędów technicznych albo organizacyjnych, a nie z celowego działania podatnika.
Pytania do ministra są trzy. Czy resort rozważa obniżenie maksymalnych progów i realne miarkowanie kar. Czy podatnik będzie chroniony, gdy naruszenie wyniknie z przyczyn od niego niezależnych, w tym z problemów systemowych. Czy w początkowym okresie priorytetem ma być edukacja i wsparcie, a nie represja. Infor zrelacjonował odpowiedź 23 sierpnia. MF nie zapowiada nowelizacji progów. Cytat z resortu: sankcje wprowadzono przede wszystkim po to, aby zapewnić skuteczność i powszechność działania systemu. Podstawowy cel to terminowe wystawianie i przesyłanie faktur w KSeF. Drugi — uszczelnienie VAT i ograniczenie nadużyć.
To, czego w odpowiedzi nie ma, też warto odnotować. Nie ma zapowiedzi obniżenia 100% ani 18,7%. Nie ma nowego, osobnego „okresu edukacyjnego” po 1 stycznia 2027 r. Resort mówi, że edukacja i wsparcie już trwają w 2026 r., bo kary administracyjne są odroczone. Art. 106ni ma też wyłączać w 2026 r. odpowiedzialność karnoskarbową za błędne stosowanie KSeF. Tego wyłączenia nie przenosimy na 2027 r. — komunikat tego nie robi.
Dla właściciela biura z 40 spółkami na umowie i 80 JDG-ami ta data jest konkretna. Do grudnia 2026 r. możecie jeszcze łatać uprawnienia, testować offline24 i spinać portal klienta z sesją API. Od stycznia kara idzie na podatnika, ale klient zadzwoni do Was, bo to Wy mieliście „ogarnąć KSeF”. Jeśli w panelu nie widać, kto kliknął Wyślij, o której godzinie i z jakim certyfikatem, zostaje mail i zrzut z Aplikacji Podatnika. Tego naczelnik US nie uzna za ewidencję.
Art. 106ni ustawy o VAT i kalendarz obowiązku
Kary pieniężne, o których mowa w odpowiedzi MF, to art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.). Wejdą 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo cytuje: dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje. Do końca 2026 r. administracja skarbowa ma się skupiać na edukacji.
Sam obowiązek wystawiania nie czeka na 2027 r. Portal KSeF Ministerstwa Finansów podaje terminy na stronie Zakres obowiązkowego KSeF. Od 1 lutego 2026 r. wystawiają podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. — pozostali, chyba że wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza 10 000 zł brutto. Tacy podatnicy do końca 2026 r. nie mają obowiązku wystawiania w KSeF. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich objętych systemem.
Mapa drogowa na Etapy wdrożenia KSeF 2.0 dopowiada, co będzie 1 stycznia 2027 r.: obowiązek dla wcześniej zwolnionych przedsiębiorców z limitem 10 tys. zł miesięcznie. Tego dnia kończy się też okres, w którym ustawodawca świadomie wstrzymał kary z art. 106ni. Harmonogram wystawiania i harmonogram kar to dwa osobne zegary. W biurze łatwo je pomylić, gdy klient mówi „przecież KSeF już działa od kwietnia”. Działa. Kara za brak ustrukturyzowanej faktury jeszcze nie.
Wyłączenia z obowiązku wystawiania są na tej samej stronie MF. Nie wystawiają w KSeF m.in. podatnicy bez siedziby ani stałego miejsca w Polsce, faktury na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, procedury OSS nieunijna, IOSS, międzynarodowy okazjonalny przewóz osób oraz czynności ze zwolnienia z art. 113a (procedura SME). Do końca 2026 r. zostają też przepisy epizodyczne: faktury elektroniczne lub papierowe przy sprzedaży do 10 000 zł brutto w miesiącu oraz faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP nabywcy uznane za faktury uproszczone (do 450 zł albo 100 euro). Tych wyjątków program biura nie może „zgadnąć”. Muszą wisieć przy NIP-ie klienta jako reguła, którą ktoś świadomie ustawił.
Górny próg kary z art. 106ni ustawa określa jako „do”. W interpelacji i w relacji Inforu te stawki padają jako źródło niepokoju, bo dla faktury z VAT 23 000 zł maksimum to 23 000 zł kary, a dla faktury bez VAT na 50 000 zł — do 18,7% należności ogółem. MF powtarza, że wysokość w konkretnej sprawie będzie miarkowana. Nie podaje wzoru procentowego ani kwoty minimalnej. Ustawa nie każe naczelnikowi zawsze brać stu procent.
W biurze ta abstrakcja zamienia się w trzy liczby na karcie dokumentu. Kwota netto, VAT, brutto. Numer KSeF albo jego brak. Tryb: online, offline24, awaria. Jeśli klient pyta „ile nam grozi za tę jedną fakturę, której nie widać w systemie”, księgowa ma umieć otworzyć kartę i powiedzieć: VAT na dokumencie wynosi X, więc maksymalny próg z art. 106ni to X, a nie „jakaś kara z KSeF”. Bez tych pól rozmowa schodzi na zgadywanie. Zgadywanie w sierpniu 2026 r. jest jeszcze tanie. W styczniu 2027 r. już nie.
Karę nakłada naczelnik urzędu skarbowego decyzją. Nie mandat z PIP i nie automat z API. Zanim decyzja wyjdzie, ktoś z urzędu zapyta o dokument. Jeśli prowadzicie oprogramowanie dla biura rachunkowego z portalem klienta, ten dokument powinien dać się znaleźć po NIP-ie, dacie sprzedaży, numerze własnym i numerze KSeF. Szukanie w skrzynce mailowej księgowej, która akurat jest na urlopie, nie jest procedurą.
Na liście klientów biura zwykle mieszają się spółki z KRS, JDG z CEIDG i podmioty zwolnione z VAT. Próg 18,7% dotyczy faktur bez wykazanego VAT. Jeśli wystawiacie takie dokumenty dla zwolnionych, ewidencja musi trzymać stawkę i podstawę zwolnienia obok kwoty brutto. Inaczej za rok ktoś pomnoży 18,7% przez złą pozycję. Tego błędu nie naprawi Aplikacja Podatnika, bo ona trzyma fakturę, a nie Wasz komentarz „klient na zwolnieniu, paragon do 450 zł, poza KSeF do grudnia”.
Miarkowanie kary według art. 189d Kodeksu postępowania administracyjnego
Resort odsyła do działu IVA KPA (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691). W zakresie nieuregulowanym w ustawie o VAT do nakładania kary pieniężnej stosuje się te przepisy. Wymierzając karę, organ ma brać pod uwagę m.in. art. 189d KPA. Infor przytacza katalog: waga i okoliczności naruszenia, częstotliwość niedopełniania obowiązku w przeszłości, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a przy osobie fizycznej — warunki osobiste.
Ten katalog jest użyteczny tylko wtedy, gdy macie czym go wypełnić. „Częstotliwość” wymaga historii: ile faktur tego NIP-u poszło poza KSeF, ile wróciło z błędem schematu FA(3), ile wisiało w offline24 dłużej niż doba. „Działania dobrowolne” to nie oświadczenie właściciela na pieczątce. To timestamp ponownego przesłania, korekta, zgłoszenie awarii, mail do integratora z numerem sesji. Jeśli panel tego nie zapisuje, w 2027 r. będziecie składać wyjaśnienia z pamięci.
Stopień przyczynienia się strony jest w biurze szczególnie niewdzięczny. Klient twierdzi, że dał Wam login. Wy twierdzicie, że fakturę miał wystawić sam w swoim programie sprzedaży. Umowa milczy. Naczelnik US nie rozstrzyga sporu cywilnego między biurem a spółką. Nakłada karę na podatnika. Potem podatnik przychodzi z tą decyzją do Was. Ewidencja faktur KSeF nie zastąpi umowy, ale pokaże, czy w dniu X uprawnienie do wystawiania było nadane biuru, czy wisiało wyłącznie na profilu klienta.
Warunki osobiste dotyczą osoby fizycznej. W praktyce JDG, której faktury wystawiacie z ramienia biura. Nie wpisujcie tam „trudna sytuacja” bez dokumentu. Wpiszcie: choroba potwierdzona zwolnieniem, awaria łącza zgłoszona do operatora, ticket u integratora API. Organ i tak oceni sprawę sam. Wasza rola jest skromniejsza: nie zgubić papierów, które klient przyniesie, gdy decyzja już będzie w drodze.
Osobno MF podkreśla siłę wyższą: gdy do naruszenia doszło wskutek jej działania, organ podatkowy będzie mógł odstąpić od nałożenia kary. „Będzie mógł” — nie „odstąpi”. Siła wyższa to nie wolny piątek u integratora i nie zapełniony dysk księgowej. To zdarzenie, którego strona nie mogła przewidzieć ani zapobiec przy zachowaniu zwykłej staranności. Ciężar uprawdopodobnienia spoczywa na podatniku.
W codziennej pracy biura najczęściej pojawia się coś słabszego niż siła wyższa: timeout API, komunikat „sesja wygasła”, certyfikat, który skończył się w nocy, brak Internetu w lokalu przy rynku. Na to MF wskazuje tryb offline24, nie klauzulę siły wyższej. Mieszanie tych dwóch ścieżek w mailu do klienta jest błędem. Offline24 jest procedurą ustawową z art. 106nda. Siła wyższa jest przesłanką do odstąpienia od kary, gdy tryb awaryjny nie wystarczył albo zdarzenie leżało poza KSeF.
Jeśli naprawdę padnie Wam serwerownia albo powiat zostanie bez prądu na dwanaście godzin, ewidencja ma zebrać: czas początku i końca, komunikat operatora albo hostingodawcy, listę faktur, które miały wyjść w tym oknie, i to, co zrobiliście po przywróceniu łącza. Jeden PDF „awaria.pdf” wrzucony do folderu klienta po trzech tygodniach nic nie waży. Zapis w karcie dokumentu z godziną jest słabszy od aktu notarialnego, ale jest. Aktu notarialnego naczelnik i tak nie wymaga.
Tryb offline24 przy braku połączenia z systemem
Odpowiadając na ochronę podatnika przy przyczynach od niego niezależnych, MF wskazuje tryb offline24. Można z niego skorzystać m.in. przy trudnościach w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur wynikających z jakości sieci albo braku połączenia z Internetem. Ma też odpowiadać na obawy o wydłużony czas przetwarzania faktur w KSeF. Procedury określa art. 106nda ustawy o VAT.
W panelu ten tryb nie może być ukrytym checkboxem „wyślij później”, który ktoś klika z wygody. Księgowa ma widzieć powód: brak połączenia, timeout, komunikat niedostępności, decyzja operatora o awarii. Przy każdym takim dokumencie: godzina wystawienia poza systemem, godzina próby przesłania, godzina nadania numeru KSeF, kod QR jeśli dokument poszedł do nabywcy przed nadaniem numeru. Klient, który w piątek o 16:40 wystawia fakturę z placu budowy na telefonie, nie poczeka na Wasze biuro w poniedziałek, jeśli tryb offline nie jest w jego aplikacji sprzedaży.
Biuro, które wystawia faktury za klienta, ma inny problem. Operatorzy w terenie wrzucają zdjęcie WZ na komunikator. Księgowa przepisuje i wysyła. Jeśli KSeF nie odpowiada, dokument zostaje w szkicu. Szkic nie jest fakturą. Offline24 jest fakturą wystawioną poza systemem, którą trzeba dosłać. Różnica jest prawna, nie kosmetyczna. Na liście dokumentów status szkic, offline24, wysłana, odrzucona schematem, nadany numer muszą być osobnymi stanami. Jeden zielony ptaszek „OK” po trzech dniach nic nie mówi o tym, co było w piątek.
Do końca 2026 r. opóźnienie w dosłaniu nie jest karane art. 106ni. To zdanie z okresu przejściowego, nie z obietnicy na 2027 r. Jeśli budujecie nawyk „wyślemy w przyszłym tygodniu, bo i tak nie ma kar”, w grudniu będziecie mieć kolejkę. Kolejka 2 stycznia nie zgłosi się do siły wyższej. Zgłosi się do naczelnika.
Kto ponosi odpowiedzialność: podatnik czy biuro
Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur jest podatnik. Biuro — gdy umowa tak stanowi. To rozróżnienie resort finansów powtarzał przy KSeF wielokrotnie; w podręczniku KSeF 2.0 MF rozpisuje warianty współpracy. Wariant pierwszy: klient wystawia sam w programie spiętym z API, biuro tylko księguje. Wariant drugi: klient nadaje biuru dostęp do faktur, biuro pobiera sprzedaż i zakup, nie wystawia. Wariant trzeci: biuro wystawia w KSeF z uprawnieniem nadanym przez podatnika.
W Waszej umowie z klientem te trzy warianty często leżą w jednym akapicie „obsługa księgowa i faktury”. To za mało. Od 2027 r. kara idzie na NIP podatnika. Jeśli wystawialiście bez pisemnego umocowania, spór o zwrot kary będzie cywilny i długi. Jeśli umocowanie jest, a panel nie loguje, kto z biura użył certyfikatu, spór będzie o to, czy dochowaliście staranności. Log z imieniem księgowej, numerem certyfikatu i godziną jest tańszy niż opinia biegłego.
Uprawnienia w KSeF 2.0 nadaje się w systemie, nie w mailu. Podatnik, podmiot wskazany przez podatnika (w tym biuro rachunkowe), osoby z zawiadomienia ZAW-FA — katalog jest na stronie MF o zakresie obowiązku. Przedsiębiorcy z KRS wskazują administratora skrzynki e-Doręczeń osobno; to inna usługa, inny adres, inny login. Mieszanie konta e-Doręczeń z certyfikatem KSeF w jednym „dostępie dla biura” kończy się tym, że po odejściu pracownika nie wiadomo, co odebrać.
Praktyczna checklista przy nowym kliencie jest krótka i nie zastępuje umowy. Kto wystawia faktury sprzedaży. Kto pobiera zakupy. Czy biuro ma uprawnienie do wystawiania, czy tylko do odczytu. Jaki certyfikat, do kiedy ważny. Czy klient ma własny program sprzedaży spięty z API. Czy faktury B2C i paragony idą poza KSeF. Kto odbiera e-Doręczenia. Te siedem odpowiedzi powinny wisieć na karcie NIP-u, zanim weźmiecie pierwszy okres. Rozpisaliśmy to szerzej przy KSeF 2026 w aplikacji firmowej — tu dokładamy warstwę biura: wielu NIP-ów, jeden zespół, jeden certyfikat albo dwadzieścia.
Pola, które naczelnik urzędu skarbowego zapyta o dokument
Gdy przyjdzie wezwanie, nikt nie poprosi o „ładny dashboard”. Poprosi o fakturę. W ewidencji karty dokumentu potrzebujecie pól, które da się wyeksportować do PDF albo CSV bez kombinowania. Poniższa lista jest listą pól, nie ozdobą rozdziału.
- NIP sprzedawcy i NIP nabywcy, nazwa, numer własny faktury
- data sprzedaży, data wystawienia podana przez podatnika, data przesłania do KSeF
- tryb: online, offline24, awaria / niedostępność
- numer KSeF po nadaniu albo jawny brak numeru
- status: szkic, wysłana, odrzucona (kod błędu schematu FA(3)), przyjęta
- kwota netto, VAT, brutto; stawka; informacja, czy faktura bez VAT
- identyfikator sesji API albo komunikat Aplikacji Podatnika
- kto zatwierdził wysyłkę: użytkownik biura albo użytkownik klienta
- certyfikat albo token użyty przy wysyłce i data jego ważności
- załącznik: czy zgłoszono funkcjonalność w e-US, czy załącznik poszedł z fakturą
- korekta: numer dokumentu korygowanego i jego numer KSeF
- czy dokument jest wyłączony z KSeF (B2C, OSS, SME, kasa, limit 10 000 zł) i na jakiej podstawie
Data wystawienia i data przesłania to dwa różne znaczniki. MF tłumaczyło to m.in. w odpowiedziach na wcześniejsze interpelacje: obowiązek podatkowy nie zależy od daty kliknięcia „wyślij”, tylko od czynności. Dla kary z art. 106ni liczy się jednak, czy ustrukturyzowana faktura w ogóle powstała w terminie i czy została dosłana po offline. Panel, który trzyma jedną datę „dokumentu”, zgubi Wam argument w 2027 r.
Kod błędu schematu FA(3) zasługuje na osobne pole, nie na treść komentarza. Integratorzy zwracają numery walidacji. Księgowa nie musi znać XSD na pamięć. Ma wiedzieć, że faktura wróciła, bo brakuje NIP-u nabywcy albo zła stawka, i kto to ma poprawić: klient w programie sprzedaży czy biuro. Jeśli błąd wisi trzy dni jako „do wyjaśnienia”, w styczniu 2027 r. trzy dni mogą być różnicą między dosłaniem a karą.
Załącznik do faktury jest od 1 lutego 2026 r. funkcją dobrowolną, po zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym. MF przeznaczyło ją głównie dla mediów, telekomów i paliw, gdzie na fakturze nie mieszczą się miary i ilości. W biurze, które obsługuje spółkę energetyczną albo dostawcę gazu, brak znacznika „załącznik zgłoszony / niezgłoszony” kończy się tym, że ktoś wysyła sam FA(3) bez załącznika, a kontrahent dzwoni po specyfikację. Załącznik jest częścią faktury. Informacji marketingowych w nim być nie może — tak stoi na stronie zakresu obowiązku.
Uprawnienia, certyfikaty i tokeny KSeF 2.0
Uwierzytelnienie w KSeF: profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana — katalog metod jest w przepisach wykonawczych i na portalu podatki.gov.pl. Biuro, które loguje się na konto właściciela spółki „bo tak wygodniej”, łamie model uprawnień. Po kontroli albo po odejściu pracownika nie odwołasz tego, czego nie nadałeś. Nadajecie uprawnienie podmiotowi (biuru) i osobom fizycznym w biurze. Odwołujecie je w dniu, w którym umowa się kończy albo księgowa odchodzi.
Tokeny i certyfikaty mogą współistnieć do końca 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. celem pozostają certyfikaty. Tego nie wymyślamy na potrzeby artykułu — tak opisują harmonogram integratorzy i materiały wokół KSeF 2.0. W panelu biura każde NIP ma mieć: typ uwierzytelnienia, datę wydania, datę końca ważności, kto wnioskował, numer seryjny albo identyfikator, alert 30 i 7 dni przed wygaśnięciem. Certyfikat, który pada w nocy z 31 grudnia na 1 stycznia, jest gorszym żartem niż brak faktury.
ZAW-FA zostaje dla uprawnień podstawowych, gdy system nie przyjmuje wniosku elektronicznie. W styczniu 2026 r. przy przerwie technicznej KSeF 1.0 MF sam kierował na formularz. W 2027 r. nie planujcie ZAW-FA jako codziennej ścieżki. Planujcie go jako awaryjny. W ewidencji uprawnień: data złożenia, data potwierdzenia, skan albo UPO, kogo dotyczy. Pusty wiersz „zrobimy później” przy nowym kliencie oznacza, że przez dwa tygodnie nikt legalnie nie wystawi jego faktur z Waszego biura.
Dostęp do zakupów to osobne uprawnienie. Od 1 lutego 2026 r. otrzymywanie faktur przez KSeF jest obowiązkowe. Biuro, które księguje zakupy z maila PDF „bo klient tak przysyła”, od kwietnia 2026 r. pracuje na kopii, nie na dokumencie z systemu. Kopia może być zgodna. Może też być stara. Pobieranie z KSeF listy zakupów raz dziennie i porównywanie z tym, co klient wrzucił do folderu, jest nudne. Jest też jedynym sposobem, żeby nie zaksięgować faktury, której nie ma w KSeF, albo pominąć taką, która tam jest.
Portal klienta, KSeF i e-Doręczenia w jednym obiegu
Faktura ustrukturyzowana nie kończy spraw biura. Obok KSeF stoi skrzynka e-Doręczeń. Terminy są na biznes.gov.pl — e-Doręczenia dla przedsiębiorców i na stronie MRiT. Firmy z CEIDG zarejestrowane do 31 grudnia 2024 r. mają mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 r. Podmioty z KRS sprzed 2025 r. — od 1 kwietnia 2025 r. Zawody zaufania publicznego, w tym doradcy podatkowi, od 1 stycznia 2025 r. Jeśli po 30 czerwca 2025 r. klient z CEIDG aktualizował wpis, adres musiał mieć już przy wniosku.
Decyzja o karze z art. 106ni przyjdzie skrzynką, nie faksem. Biuro, które „patrzy klientowi na e-mail”, przegapi termin odwołania. W portalu klienta potrzebujecie nie drugiej skrzynki e-Doręczeń — tej nie wolno Wam zastępować — tylko statusu: czy NIP ma ADE, kto jest administratorem skrzynki, czy korespondencja z US i KAS ma wpadać do wiadomości biura na podstawie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo UPL-1 to nie login do skrzynki. Login nadaje posiadacz ADE.
Trzy systemy, trzy loginy, jeden człowiek w biurze, który to spina. KSeF — faktury. e-Doręczenia — pisma. FK — księgi. Panel, który pokazuje przy NIP-ie: ostatnia faktura (numer KSeF, status), ostatnie pismo z urzędu (data doręczenia), czy JPK za okres wyszedł, oszczędza pół godziny dziennie. Nie dlatego, że jest „cyfrowy”. Dlatego, że księgowa nie otwiera trzech zakładek, żeby odpowiedzieć klientowi na pytanie „czy ta faktura już jest i czy US coś przysłał”.
Not korygujących od 1 lutego 2026 r. nie wystawia się ani w KSeF, ani poza nim — przepisy uchylono, MF pisze o tym przy zakresie obowiązku. Proform, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i obciążeniowych do KSeF się nie wysyła. Jeśli Wasz portal klienta ma przycisk „wystaw proformę”, nie może on wołać API KSeF. Pomieszanie proformy z FA(3) to klasyczny błąd wdrożenia. Klient myśli, że zapłacił. System myśli, że wystawił. Urząd nie widzi nic.
Poranek w biurze: dwanaście NIP-ów, jedna kolejka
Wtorek, 7:50. Księgowa otwiera listę z nocy. Cztery faktury spółki budowlanej poszły online, numery KSeF są. Dwie faktury sklepu internetowego wróciły z błędem FA(3) — brak NIP-u nabywcy na zamówieniu z marketplace. Jedna faktura warsztatu wisi w offline24 od wczoraj 22:10, bo łącze w hali padło po burzy; zdjęcie paragonu serwisowego leży na komunikatorze. Klient z limitem 10 000 zł przysłał maila: „wystawcie papier, bo KSeF nas nie dotyczy”. Papier do końca 2026 r. przy tym limicie jest jeszcze możliwy. W styczniu 2027 r. ten sam mail będzie kosztem.
Księgowa nie rozstrzyga limitu z pamięci. Otwiera kartę NIP-u: suma faktur miesiąca, próg 10 000 zł, znacznik „epizodyczne zwolnienie do 31.12.2026”. Jeśli znacznika nie ma, dzwoni. Jeśli jest, wystawia poza KSeF i oznacza dokument jako wyłączony z obowiązku, z podstawą prawną z przepisów epizodycznych. Za rok ktoś z US zapyta, czemu tej faktury nie ma w systemie. Odpowiedź „bo klient tak chciał” jest gorsza niż „bo w sierpniu 2026 r. miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami wynosiła 7 400 zł brutto, poniżej progu”.
Marketplace bez NIP-u nabywcy to osobny tor. Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności jest wyłączona z obowiązku. Dobrowolnie można ją wystawić w KSeF. Jeśli sklep wystawia wszystkie B2C w KSeF, ewidencja ma to oznaczyć jako wybór, nie jako obowiązek. Jeśli wystawia poza, też. Mieszanka „czasem tak, czasem nie”, bez reguły na karcie, kończy się tym, że w grudniu nikt nie umie powiedzieć, który kanał jest prawdziwy.
Offline24 z hali warsztatu: księgowa nie czeka na „jak będzie Internet”. Widzi godzinę wystawienia, widzi brak numeru, ustawia alert na 10:00. Jeśli do 10:00 numer nie wpadnie, dzwoni do właściciela warsztatu i do integratora. W 2026 r. ten telefon jest przysługą. W 2027 r. jest elementem „działań podjętych dobrowolnie”, które art. 189d KPA każe organowi wziąć pod uwagę. Bez alertu nikt nie zadzwoni, bo lista ma 200 pozycji i czerwone widać dopiero po południu.
Po południu wpada korekta. Dokument korygowany ma numer KSeF. Korekta musi się do niego odwołać. Jeśli wystawiacie korektę z numerem własnym „KOR/8/2026”, a w polu powiązania jest pusto, nabywca w swoim KSeF nie złapie pary. Biuro, które koryguje „na oko”, bo w FK stary numer się zmieścił, zostawia dziurę. Dziura wychodzi przy JPK, gdzie od 1 lutego 2026 r. w strukturach JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) ma być numer KSeF tam, gdzie dotyczy. Tu nie cytujemy kwot kar z JPK — Infor o nich w tym tekście nie pisał. Cytujemy obowiązek pola.
Pytania do dostawcy programu i do integratora API
Zanim przedłużycie abonament albo zamówicie wtyczkę „KSeF 2.0”, usiądźcie z dostawcą na godzinę. Nie na prezentację. Na konkretne odpowiedzi, które da się wpisać do notatki ze spotkania. Jeśli dostawca mówi „jesteśmy zgodni z przepisami”, poproście o numer środowiska, wersję FA(3) i datę ostatniego testu offline24. Zgodność bez daty jest slajdem.
Poniższe pytania są listą kontrolną wdrożenia, nie ozdobą. Zadajcie je integratorowi API i osobno dostawcy FK. Często to dwie firmy.
- Czy wystawianie idzie przez API KSeF 2.0, czy przez bramkę pośrednią? Kto jest administratorem certyfikatu?
- Jak system oznacza tryb offline24 i awarię ogłoszoną przez MF? Czy to dwa różne statusy?
- Ile trwa ponowienie wysyłki po błędzie 4xx i 5xx? Czy jest limit prób, czy kolejka rośnie w nieskończoność?
- Czy odrzucenie schematem FA(3) wraca do księgowej z kodem, czy tylko z komunikatem „błąd”?
- Gdzie leży lista uprawnień: w Waszym panelu, w Aplikacji Podatnika, czy w obu? Kto odwołuje dostęp w dniu rozwiązania umowy z klientem?
- Czy pobieranie faktur zakupowych jest wsadowe (raz dziennie) czy przyrostowe? Co z fakturą, która wpadła o 23:50?
- Czy załącznik do faktury jest obsługiwany i czy pamiętacie o zgłoszeniu w e-US?
- Jak eksportujecie kartę dokumentu do PDF na wezwanie US: które pola, jaki podpis czasowy?
- Co się stanie 1 stycznia 2027 r. z tokenami, jeśli klient nie zdąży z certyfikatem?
- Kto płaci za przestój API: integrator, hosting, biuro, klient?
Ostatnie pytanie jest niemile widziane na spotkaniu sprzedażowym i dlatego warto je zadać. Umowa SLA z czasem reakcji „w dni robocze” nic nie daje w sylwestra, jeśli certyfikat pada 31 grudnia. Biuro, które obsługuje sklepy i gastronomię, wystawia faktury też w weekend. Integrator, który nie odbiera telefonu w sobotę, nie jest partnerem do 2027 r. To da się zapisać w umowie. Nie da się tego „domyślić później”.
Jeśli dostawca FK mówi, że KSeF „jest w module dodatkowym płatnym osobno”, doliczcie ten moduł do kosztu roku, zanim porównacie z własnym panelem. Cena wtyczki nie obejmuje mapowania uprawnień dla 80 NIP-ów i portalu, w którym klient sam zatwierdza szkic. To są dwie różne usługi. Piszemy o tym uczciwie przy wyborze gotowego programu albo oprogramowania na zamówienie: SaaS, gdy model jest standardowy; własne, gdy nie mieści się w pudełku.
Kiedy wystarczy SaaS, a kiedy własne oprogramowanie
Standardowe biuro: do kilkudziesięciu klientów, jeden program FK, faktury wystawia klient albo biuro w tym samym programie, brak własnego sklepu i brak terenowych ekip z telefonami. Gotowy integrator KSeF plus portal, który już macie, często wystarczy. Nie palimy tego na zasadzie „napiszemy lepiej”. GESOFT wtedy mówi: zostańcie przy dostawcy, dograjcie pola z listy powyżej, dajcie nam znać, gdy padnie uprawnienie albo załącznik.
Własny panel zaczyna mieć sens, gdy NIP-ów są setki, gdy część klientów wystawia z Androidu na budowie, gdy inni mają B2B z indywidualnymi kursami i załącznikiem, gdy uprawnienia rotują co miesiąc przy umowach sezonowych, gdy e-Doręczenia, KSeF i zgody RODO mają wisieć na jednej karcie osoby. Wtedy sklejanie trzech SaaS-ów kończy się ręcznym Excelami. Excel nie przeżyje wezwania z stycznia 2027 r., bo nie ma logu, kto zmienił wiersz.
Stos, którego używamy, jest znany: Laravel, Vue, Android. Opisaliśmy go przy panelach CRM. Nie jest magiczny. Jest nasz, więc da się dopisać pole „tryb offline24” bez czekania na roadmapę amerykańskiego vendora. Wycena zależy od liczby NIP-ów, od tego, czy spiacie się z istniejącym FK, od tego, czy aplikacja terenowa ma wystawiać, czy tylko fotografować WZ. Widełki i składniki ceny są w tekście ile kosztuje aplikacja w Laravelu. Tu nie powtarzamy kwot z palca.
Nie zastępujemy programu finansowo-księgowego, KSeF ani skrzynki e-Doręczeń na biznes.gov.pl. Robimy warstwę, której urząd nie da: ewidencję pracy biura na wielu NIP-ach, z umową, uprawnieniem i śladem wysyłki. Jeśli Wasz FK już to ma i przeżyło kwiecień 2026 r. bez ręcznego dopisywania numerów, zostańcie. Jeśli numer KSeF księgowa wkleja z notatnika, nie zostańcie.
Co zrobić w biurze do końca 2026 r.
Sierpień 2026 r. zostawia Wam cztery miesiące bez kar z art. 106ni. W tym oknie jeszcze można pomylić tryb i poprawić procedurę, zanim pomyłka stanie się decyzją. Poniższy porządek jest roboczy. Możecie go rozpisać na tygodnie w kalendarzu zespołu.
Wrzesień: przegląd uprawnień. Dla każdego NIP-u — kto ma wystawianie, kto odczyt, data końca certyfikatu. Odwołajcie konta osób, których nie ma w firmie. Nadajcie biuru uprawnienie tam, gdzie umowa każe wystawiać, i zdejmijcie je tam, gdzie klient wystawia sam. Zróbcie zrzut albo eksport z Aplikacji Podatnika i włóżcie go do teczki klienta. Papierowy zrzut jest gorszy od panelu, ale lepszy niż nic.
Październik: test offline24 na środowisku, na którym wolno testować, i jeden kontrolowany test na produkcji u klienta, który się zgodzi. Zapisujcie czasy. Sprawdźcie, czy kod QR na fakturze offline jest tam, gdzie nabywca go potrzebuje, zanim numer KSeF wpadnie. Przy CEIDG-ach z 2024 r. i starszych — adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 r. Nie mieszajcie tej aktywacji z certyfikatem KSeF. To dwa wnioski, dwa loginy.
Listopad: mapowanie wyjątków. B2C, kasy, limit 10 000 zł, OSS, SME, VAT RR od kwietnia 2026 r. (fakultatywnie, z osobną strukturą FA_RR(1), obowiązek tylko gdy rolnik wskaże nabywcę w KSeF). Każdy wyjątek na karcie NIP-u z datą, od kiedy obowiązuje. Grudzień: certyfikaty zamiast tokenów, alerty ważności, jeden suchy przebieg eksportu karty dokumentu na wzór wezwania US. 2 stycznia 2027 r. jest za późno na pierwszy eksport.
W umowach z klientami dopiszcie do aneksu trzy zdania, jeśli ich tam nie ma. Kto wystawia faktury w KSeF. Kto odpowiada za certyfikat. W jakim terminie klient zgłasza Wam awarię swojego programu sprzedaży. Aneks nie zdejmie kary z podatnika. Zdejmie z Was pretensję „przecież biuro miało pilnować”, gdy klient przez miesiąc wystawiał poza systemem i milczał.
Relacja Inforu z 23 sierpnia nie opisuje kontroli KSeF. Mamy przepis o decyzji naczelnika i katalog z art. 189d KPA. Scenariusz roboczy: pismo przychodzi na ADE klienta, pełnomocnik w biurze je widzi, prosi o dokumenty z okresu.
Pismo wymienia trzy faktury. Dwie mają numer KSeF, jedna nie. Otwieracie karty. Pierwsza: tryb online, numer, sesja, księgowa Anna K., certyfikat ważny. Druga: offline24, wystawiona w czwartek 21:14, dosłana w piątek 8:02, numer nadany, screenshot komunikatu „brak połączenia” z telefonu kierowcy. Trzecia: status odrzucona, kod błędu FA(3), trzy próby, ostatnia w sobotę; klient nie poprawił NIP-u nabywcy; w komentarzu mail z poniedziałku „wyślemy jak wrócę z urlopu”. Urlop trwał do środy. W 2026 r. ten opis jest niezręczny. W 2027 r. jest materiałem do miarkowania albo do kary.
Do odpowiedzi dokładacie eksport, nie opowieść. PDF z kart, log sesji, kopię maila do klienta z datą. Jeśli organ pyta o częstotliwość, eksportujecie z ewidencji liczbę odrzuceń tego NIP-u w ostatnich trzech miesiącach. Jeśli pyta o korzyść, nie zgadujecie. Albo jej nie było, i tak napiszecie, albo była zwłoka w VAT i to widać w deklaracji. Zmyślona korzyść „zero, bo nie chcieliśmy” jest gorsza niż milczenie.
Pełnomocnictwo do reprezentacji przed US nie jest uprawnieniem w KSeF. Możecie mieć UPL-1 i nie mieć prawa wystawić faktury. Możecie mieć prawo wystawić i nie mieć UPL-1. W teczce klienta te dwa dokumenty leżą obok siebie i wciąż ktoś je myli. W styczniu 2027 r. pomyłka wyjdzie w pierwszej rozmowie z urzędnikiem, który poprosi o pełnomocnictwo do wyjaśnień, a dostanie wydruk uprawnień KSeF.
Odpowiedź MF z sierpnia nie przesuwa 1 stycznia 2027 r. Nie obniża 100% i 18,7%. Nie dodaje nowego trybu obok offline24. Nie przenosi odpowiedzialności z podatnika na biuro. Nie każe wymieniać FK. Potwierdza, że KPA będzie służył do miarkowania, że siła wyższa pozwala odstąpić, że 2026 r. ma być okresem bez kar administracyjnych z art. 106ni i bez karnoskarbówki za błędne stosowanie KSeF.
W codziennej fakturze nadal liczy się NIP, data czynności, stawka, termin 15. dnia miesiąca następnego z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, schemat FA(3), numer KSeF po przyjęciu. Biuro, które czeka na „złagodzenie sankcji, bo poseł pytał”, czeka na coś, czego resort w tej odpowiedzi nie zapowiedział. Związki pracodawców mogą wrócić z kolejnym pismem. Wy musicie wystawiać w październiku, listopadzie i grudniu.
Ewidencja faktur KSeF w Waszej firmie jest na te trzy miesiące i na styczeń. Jeśli dziś numer wklejacie ręcznie, zacznijcie od automatycznego pobrania statusu. Jeśli uprawnienia są na kartce, przenieście je na kartę NIP-u. Jeśli umowa z klientem milczy, kto wystawia, dopiszcie aneks. To są trzy ruchy, które nie wymagają nowego systemu. Czwarty — panel, który spina KSeF, e-Doręczenia i portal — zamawiacie, gdy te trzy nie wystarczą. Na kontakt opiszcie, który z nich już macie.
Tekst stoi na relacji Inforu z 23 sierpnia 2026 r., na interpelacji nr 17163 z 14 maja 2026 r., na stronie zakresu obowiązku i mapie drogowej KSeF 2.0 oraz na harmonogramie e-Doręczeń z biznes.gov.pl. Kwot kar innych niż 100% VAT i 18,7% należności ogółem tu nie ma, bo resort ich w tej odpowiedzi nie podał. Limitów „ile faktur wolno pomylić” też nie ma. Nie dopisujemy ich od siebie.
Numer KSeF w przelewie i uzgadnianie wpłat od 2027 r.
Izba Administracji Skarbowej we Wrocławiu, relacjonując plan wdrożenia KSeF, zestawiła trzy ulgi do końca 2026 r.: faktury z kas rejestrujących zostają, nie ma kar za błędy fakturowania przez KSeF, nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także w mechanizmie podzielonej płatności. Komunikat: Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia. Te trzy punkty kończą się 31 grudnia. Od 1 stycznia 2027 r. numer w tytule przelewu przestaje być opcją, którą biuro „dopisze, jak się przyzwyczaimy”.
W praktyce uzgadniania wpłat wygląda to tak. Klient — hurtownia z 40 przelewami dziennie — wkleja dziś w tytule numer własny faktury albo „za towar wg WZ”. Księgowa paruje po kwocie i dacie. Gdy dwa przelewy mają tę samą kwotę, dzwoni. Od 2027 r. po stronie VAT-owca dochodzi numer KSeF albo identyfikator zbiorczy, tam gdzie ustawa każe go podać. Jeśli Wasz FK paruje wyłącznie po numerze własnym, a numeru KSeF nie ma w tytule ani w kartotece wpłaty, powstanie kolejka „nierozksięgowanych”. Kolejka nie jest karą z art. 106ni. Jest kosztem dwóch dni księgowej przed JPK.
Ewidencja, która ma to przeżyć, trzyma przy fakturze sprzedaży numer KSeF w polu, które da się skopiować do przelewu. Przy fakturze zakupu — numer z KSeF, nie z PDF-a, który klient przysłał mailem. Przy wpłacie — surowy tytuł z banku, bez ręcznego „poprawiania” przez księgową, bo to ten tytuł US zobaczy. MPP zostaje MPP. Numer KSeF nie zastępuje rachunku VAT. Leży obok.
Biuro, które prowadzi 80 JDG na ryczałcie i 20 spółek na księgach, ma dwa tempa. Ryczałtowiec mniej boli się JPK_V7. Spółka boli się pary: faktura w KSeF, przelew bez numeru, zakup z numerem, którego nie ma w wyciągu. Na karcie klienta znacznik: „od 2027 r. wymagamy numeru KSeF w tytule / klient przelewa z bankowości, która ucina tytuł do 20 znaków”. Drugi przypadek jest częsty w bankowości mobilnej. Jeśli bank ucina 35-znakowy numer, potrzebujecie identyfikatora zbiorczego albo innego pola, które ustawa przewidzi — i testu z konkretnym bankiem klienta, nie slajdu integratora.
Do końca 2026 r. warto zrobić suchy przebieg: przez miesiąc dopisywać numer KSeF do przelewów u trzech klientów, którzy się zgodzą, i zmierzyć, ile wpłat księgowa sparuje bez telefonu. Jeśli wynik jest słaby, problem leży w banku albo w FK, nie w „niskiej świadomości KSeF”. Świadomość nie wydłuży pola tytułu. Integracja z wyciągiem — tak.
Faktura z 15. dnia miesiąca, kasa i rolnik ryczałtowy
Termin wystawienia faktury z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT — co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy albo wykonania usługi — nie zniknął przez KSeF. 15 września w biurze, które zamyka sierpień, jest tłok niezależnie od kar. KSeF dodaje do tłoku kolejkę API. Jeśli 80 faktur wychodzi 15. o 21:40, a sesja pada, offline24 jest od tego. Szkic w FK nie jest od tego. Szkic nie jest wystawieniem.
Kasy rejestrujące: do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy kasie oraz paragony z NIP nabywcy uznane za faktury uproszczone (do 450 zł albo 100 euro). Tak stoi na stronie zakresu obowiązku. W ewidencji każda taka sprzedaż potrzebuje znacznika „kasa / paragon z NIP / poza KSeF do 31.12.2026”. 2 stycznia 2027 r. ten znacznik ma się wypalić albo przejść w inny tryb, jeśli przepisy epizodyczne się skończą. Nie zostawiajcie go jako wiecznego wyjątku, bo księgowa w marcu 2027 r. wystawi paragon z NIP i uzna, że „tak było wolno”.
VAT RR i VAT RR KOREKTA: od 1 kwietnia 2026 r. można je wystawiać w KSeF, nie trzeba. Struktura FA_RR(1) jest osobna. Obowiązek pojawia się, gdy rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę jako uprawnionego — do czasu odwołania wskazania. Biuro, które obsługuje skup, musi na karcie dostawcy rolnika trzymać: czy wskazał, od kiedy, czy odwołał. Bez tego nabywca wystawi RR poza KSeF, a rolnik będzie czekał w systemie. Spór o dwadzieścia złotych dopłaty na fakturze RR potrafi zająć więcej czasu niż wystawienie FA(3) dla spółki z o.o.
Data wystawienia w treści faktury i data przesłania do KSeF przy offline24 — IAS Wrocław przy planie wdrożenia podkreślała ujednolicenie: data wystawienia ma być zgodna z tą wskazaną w treści przez wystawcę, niezależnie od trybu online czy offline24. W panelu te dwie daty i tak zapisujcie osobno. Ujednolicenie skutku prawnego nie znaczy, że log techniczny ma jedną kolumnę. Log techniczny jest od kary i od miarkowania. Skutek prawny jest od VAT.
Aplikacja mobilna KSeF Ministerstwa Finansów zostaje bezpłatnym narzędziem podatnika. Biuro może polecić ją JDG, które wystawia trzy faktury w miesiącu i nie chce Waszego Androida. Nie może jej „wchłonąć” w portal klienta. To aplikacja MF. Wasza aplikacja terenowa — jeśli ją budujemy — jest od WZ, zdjęcia i szkicu, który potem idzie do API. Pomylenie tych dwóch ikon na telefonie właściciela warsztatu kończy się podwójnym dokumentem albo żadnym.
Certyfikat wystawcy faktury, o który od 1 listopada 2025 r. można występować, MF opisało jako narzędzie uwierzytelnienia potrzebne m.in. przy awarii i w offline24. W biurze certyfikat klienta i certyfikat biura (gdy wystawiacie w czyimś imieniu) nie mogą leżeć w jednym katalogu „certyfikaty” bez etykiety NIP. Podmiana pliku przy wysyłce to błąd, którego API nie wytłumaczy ludzkim językiem. Etykieta NIP, data końca, hasło w sejfie a nie w mailu — to procedura, nie feature.
Najczęściej zadawane pytania
- Od kiedy grożą administracyjne kary za KSeF?
- Od 1 stycznia 2027 r., na podstawie art. 106ni ustawy o VAT. Do końca 2026 r. tych kar nie ma. MF w odpowiedzi na interpelację nr 17163 dodało, że w 2026 r. art. 106ni wyłącza też odpowiedzialność karnoskarbową za błędne stosowanie KSeF.
- Ile wynosi kara za fakturę poza KSeF?
- Ustawa przewiduje karę do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze albo do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy faktura nie wykazuje VAT. To stawki maksymalne. Wysokość w sprawie ustala naczelnik US, miarkując według m.in. art. 189d KPA.
- Czy Ministerstwo Finansów obniży te progi przed 2027 r.?
- W odpowiedzi zrelacjonowanej przez Infor 23 sierpnia 2026 r. resort stwierdził, że postulaty obniżenia progów, miarkowania, ochrony przy przyczynach niezależnych i priorytetu edukacji są już uwzględnione w ustawie. Zapowiedzi nowelizacji 100% i 18,7% w tym tekście nie ma.
- Kto płaci karę: biuro rachunkowe czy klient?
- Podatnik. Biuro ponosi odpowiedzialność umowną, jeśli umowa każe wystawiać albo przesyłać faktury. KSeF nie przenosi kary na biuro z urzędu. Umowa i log uprawnień są do rozliczeń między Wami a klientem.
- Czym jest tryb offline24?
- Trybem z art. 106nda ustawy o VAT. Służy m.in. wtedy, gdy jakość sieci albo brak Internetu utrudnia wystawienie i przesłanie e-faktury. MF wskazuje go jako ochronę przy przyczynach niezależnych od podatnika. To nie jest to samo co siła wyższa.
- Czy ewidencja faktur KSeF zastępuje Aplikację Podatnika?
- Nie. Aplikacja Podatnika i API KSeF 2.0 zostają urzędowym kanałem. Panel biura trzyma ślad: numer, tryb, kto wysłał, jaki certyfikat, czy dokument jest wyłączony z obowiązku. Nie wystawia „zamiast” systemu MF.
- Kogo dotyczy obowiązek wystawiania w 2026 r.?
- Od 1 lutego 2026 r. podatników z wartością sprzedaży za 2024 r. powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych, z wyjątkiem tych, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie — oni do końca 2026 r. nie muszą wystawiać w KSeF. Odbiór faktur przez KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.
- Jak e-Doręczenia łączą się z karami KSeF?
- Decyzja naczelnika US przyjdzie na adres do e-Doręczeń, jeśli klient go ma. JDG z CEIDG sprzed 2025 r. mają obowiązek ADE od 1 października 2026 r. Skrzynki e-Doręczeń nie zastępuje panel biura ani KSeF.
- Czy GESOFT zastąpi program finansowo-księgowy?
- Nie. Budujemy panel ewidencji, uprawnień i portalu klienta obok FK i obok KSeF. Jeśli gotowy integrator wystarczy, napiszemy to w ofercie. Własne (Laravel, Vue, Android) wtedy, gdy model biura nie mieści się w wtyczce.
- Jak zamówić ofertę?
- Przez formularz na /kontakt. Napiszcie liczbę NIP-ów, kto wystawia faktury, jaki program FK, czy są certyfikaty KSeF 2.0. Odpowiedź z ofertą wraca w 24 godziny.
Opisz projekt